Оновлена структура карток організацій та контрагентів в SMARTFIN.UA

Нагадаємо, що Картка організації знаходиться у меню "Мої організації" - Поточна, а картка контрагента у меню "Довідники" - Контрагенти. Дані у картках тепер згруповані за однаковим принципом, а також мають однакові меню, розташовані справа:

• Дані
• Адреси
• Контактні особи
• Системи оподаткування

Картка організації:

Картка контрагента:

Оскільки структура карток ідентична, більш детально зміни розглянемо на прикладі картки організації.

Оновлення в Картці організації

Найбільшим оновленням для наших постійних користувачів буде розташування меню у Картці організації. Воно мало горизонтальне розташування, а тепер буде мати вертикальне і включати наступні пункти:

• Дані
• Адреси
• Контактні особи
• Системи оподаткування

Вкладка "Дані"

У вкладці "Дані" міститься основна інформація про організацію, такая як:

• організаційно-правова форма;
• найменування (коротке і повне);
• код ЄДРПОУ;
• реєстраційні дані;
• районна інспекція (для подання звітності);
• КОАТУУ;
• КВЕД;
• та інші.

Найменування організації - зверніть увагу на автозаповнення у документах!

Найменування організації містить два поля:

• коротке найменування (або ПІБ для ФОП та самозайнятих осіб)
• повне найменування

Для заповнення найменування організації в усіх документах (кадрових, зарплатних, в накладних, рахунках, актах, звітності тощо) будуть братися дані з поля "Повне найменування". Поле доступне для редагування.

Реєстраційні дані - для чого?

В деяких документах, таких як трудовий договір або акт наданих послуг є необхідність заповнювати дані про реєстрацію. Це дані, які часто вказуються після слів: "Діє на підставі…":

Коди видів економічної діяльності

Тепер таблиця КВЕДів має наступний вигляд: першим, із відповідним статусом, відображається головний КВЕД, далі - всі інші. Також крім кодів тепер відображається назва виду діяльності.

Вкладка "Адреси"

Додано різні типи адрес: юридична, фактична, поштова.

Додано можливість вказувати необхідно кількість телефонів та електронних адрес організації.

Кожний тип адреси має два типи даних:

• поелементне введення;
• заповнення одним рядком.

Із даних, введених по елементам, автоматично формується адреса в полі "Адреса одним рядком". За необхідності її можна відредагувати. Адреса із цього поля буде братися для автозаповневнення реквізитів у документах і звітності.

Вкладка "Контактні особи"

Для чого необхідні ці дані.

У вкладку "Контактні особи" додаються дані про керівництво організації. Також її можна використовувати як довідник для внесення інформації про інших контактних осіб.

Створення контактних осіб

При створенні контактної особи обов'язково повинні бути заповнені реквізити "Прізвище", "Ім'я" та "Роль". Крім того потрібно заповнити поле "ІПН" і "Посада" (вказана посада буде використовуватися при автозаповненні документів), номер телефону та адреса електронної пошти вказується необхідністю.

У полі "Роль" встановлені наступні системні ролі:

• Керівник - може бути лише один
• Головний бухгалтер - може бути лише один
• Касир - може бути лише один
• Підписант - може бути більше одного

Тобто, в систему можна додати лише одного керівника, головного бухгалтера і касира. Дані осіб із цими ролями будуть використовуватись для автозаповнення документів. Також є можливість створювати інші ролі контактних осіб на свій розсуд.

Контактна особа "Керівник" - обов'язкова для юридичних осіб і ФОП

Для кожної організації, незалежно від організаційно правової форми (юридична особа чи ФОП), обов'язково повинен бути доданий керівник. Для цього обирається роль "Керівник - системна роль" та вказується назва посади:

• для юридичних осіб посада, зазначена в установчих документах:

• для фізичних осіб - підприємців в назві посади вказується "Фізична особа - підприємець":

Вкладка "Системи оподаткування"

"Системи оподаткування" - це історичний регістр, в якому вказується система оподаткування, на якій перебуває організація. При зміні системи оподаткування необхідно додати новий рядок і внести актуальні дані.