Інструкція
Головна / Інструкція / Працівники
найчастіші запитання
1. Як прийняти/звільнити працівника (Профі-, Лайт-версія)

Як прийняти працівника?

Щоб прийняти працівника, потрібно у меню "Працівники" натиснути на кнопку "Додати працівника".


З'явиться "Картка працівника", у якій потрібно заповнити необхідні дані та натиснути кнопку "Збарегти".

Після збереження даних стає доступна решта налаштувань для:

  1. розрахунків (вкладки "Дані для розрахунку", "Нарахування", "Утримання");
  2. обліку робочого часу (вкладка "Графік роботи");
  3. документів (вкладки "Зарплата", "Лікарняні", "Відпускні").

Для подальших коректних розрахунків обов' язково потрібно заповнити усі необхідні налаштування. Зберігайте дані після заповнення на кожній вкладці.

Зверніть увагу!

Поле "Дата прийняття" у вкладці "Дані для розрахунку" обов'язково повинно бути заповнено. Без нього розрахунки будуть некоректними.

Як звільнити працівника?

Для того, щоб звільнити працівника, потрібно у Картці працівника на вкладці "Дані для розрахунку" заповнити дату звільнення та натиснути на кнопку «Зберегти». У Картку працівника заходимо через меню "Працівники", натиснувши на прізвище працівника.

Відображення працівників у таблиці

У таблиці усі працівники відображаються у трьох вкладках:

  1. працюючі
  2. звільнені
  3. всі

У вкладці "Працюючі" відображаються працівники, які на поточну дату перебувають у трудових відносинах. Відповідно, після звільнення (коли дата звільнення буде меншою від поточної дати) працівник автоматично "переміститься" у вкладку "Звільнені".

У вкладці "Всі" знаходиться перелік усіх працівникі, які перебували та перебувають у трудових відносинах з даним роботодавцем.




2. Які налаштування потрібно зробити перед початком розрахунків (Профі-, Лайт-версія)

Всесь процес розрахунку заробітної плати складається із трьох кроків:

  1. нарахування у розрахунковій відомості;
  2. утримання;
  3. розрахунок податків, які необхідно перерахувати до бюджету.

Тому, перед початком формування документів необхідно у Картці працівника (меню "Працівники") зробити налаштування для кожного кроку розрахунків.

Для першого кроку

У вкладці "Нарахування" передбачені наступні налаштування для виплат працівнику:

  1. таблиця "Оклад", у яку в хронологічному порядку вноситься розмір заробітної плати за відповідний період;
  2. калькулятор для нарахування індексації;
  3. кнопка "Додаткові виплати" для створення виплат, які не входять до фонду основної заробітної плати (премії, винагорода за вислугу років і т.д.)

Оклад, як оснвний вид нарахування, є обов'язковим для заповнення. Інші види нарахувань встановлюються користувачем за потребою.

Для другого кроку

У вкладці "Утримання" передбачені налаштування для утримання виплат, на які зменшується дохід працівника за виконавчими документами чи заявою, а саме:

  1. аліментів;
  2. профвнесків.


Для третього кроку

Обов'язкові утримання у вигляді податків (податок на доходи фізичних осіб та військовий збір) розраховуються автоматично при формуванні документів, тому для них окремих налаштувань у сервісі немає.

У вкладці "Дані для розрахунку" знаходяться налаштування, які впливають на розрахунки:

  1. дата прийняття (обов'язково!) / звільнення;
  2. стаж при прийнятті на роботу (враховується при визначенні коефіцієнта для оплати лікарняного); якщо стаж не вказано, коефіцієнт оплати можна буде обрати вручну при формуванні лікарняного;
  3. тип договору: трудовий, цивільно-правовий;
  4. категорію працівника: на загальних підставах, сумісник, працюючий інвалід;
  5. розмір податкової соціальної пільги для розрахунку податку на доходи фізичних осіб (якщо таке право є);
  6. посада (на розрахунки не впливає, але підставляється у документи для друку).

3. Як заповнюється таблиця "Оклад" (Профі-, Лайт-версія)

Система оплати праці, закладена у сервісі

Першим і основним видом нарахувань працівнику є винагорода, встановлена у вигляді окладу чи тарифної ставки. Вони використовуються при почасовій системі оплати праці. Це така система, при якій заробіток працівника напряму залежить від відпрацьованого часу. При цьому одиницею часу може бути:

  1. повінстю відпрацьований місяць (в цьому випадку нараховується оклад за місяць);
  2. відпрацьована зміна або година (тоді за зміну або годину встановлюється тарифна ставка).

Документом з обліку відпрацьованого часу робітниками з почасовою заробітною платою є табель робочого часу.

На даний момент у сервісі закладена можливість проводити оплату праці фактично відпрацьованого часу за посадовими окладами. При цьому одиницею часу є повністю відпрацьований місяць, облік якого автоматично ведеться у вкладці "Графік роботи".

Розрахунок заробітної плати за годинними (денними) тарифними ставками буде допрацьовано.

Управління таблицею "Оклад"

Таблиця "Оклад" знаходиться у вкладці "Нарахування" картки працівника. Заповнювати таблицю можна у хронологічному порядку, задаючи розмір окладу для кожного періоду.

Вносити дані у таблицю щомісяця, якщо розмір окладу не змінюється, не потрібно. Встановлений розмір окладу буде "підставлятися" у розрахунки за періоди, які віпдповідають періодам, встановленим у таблиці "Оклад".

Для того, щоб додати / видалити період дії окладу, потрібно натиснути на кнопки "+" / "-" відповідно.

4. Як налаштувати "Калькулятор індексації заробітної плати" (Профі, Лайт-версія)

Для автоматичного нарахування інедксації при формуванні розрахункових документів необхідно у вкладці "Нарахування" картки працівника поставити "галочку" та вказати базовий місяць. Додавати та видаляти "базовий місяць" можна за допомогою кнопок "+" та "-".

Зверніть увагу!

За допомогою калькулятора індексації в атоматичному режимі відбувається розрахунок:

  1. коефіцієнта індексації;
  2. суми індексації;
  3. суми нарахованої заробітної плати з індексацією.

Відповідальним за правильність визначення базового місяця є користувач, який самостійно встановлює його у налаштуваннях при зміні окладу.

Як визначити базовий місяць

Базовим вважається місяць останнього підвищення окладу по посаді працівника або, якщо такого не було, - місяць прийому працівника на роботу. Відповідно до діючого законодавста базовим може бути вибрано місяць починаючи із лютого 2003 року, але не раніше.

Місяць підвищення заробітної плати вважається базовим лише в тому випадку, коли таке підвищення більше, ніж сума індексації. В іншому випадку індексація продовжує нараховуватися з урахуванням раніше обраного базового місяця.

Поняття "базового місяця" у період до 01 грудня 2015 року.

В період з 21 червня 2012 р. по 30 листопада 2015 р. кожен місяць, в якому відбулось підвищення заробітної плати, вважається базовим. До цієї дати лише місяць, коли сума підвищення перевищила суму можливої індексації в даному місяці, вважається базовим.

Якщо працівник прийнятий на роботу в період з 21 червня 2012 р. по 30 листопада 2015 р., і з того часу його базовий місяць не змінювався, то в полі "базовий місяць" потрібно вказувати попередній до місяця прийняття на роботу.


5. Додаткові виплати працівникам (Профі-, Лайт-версія)

Кнопка "Додаткові виплати" у вклдадці "Нарахування" картки працівника дозволяє створити такі види нарахувань, як премія, матеріальна допомога, доплата за роботу у святкові дні та ін., які можуть носити як разовий, так і постійний характер.

У вспливаючому вікні потрібно налаштувати та зберегти за допомогою кнопки "Додати":

  1. вид виплати
  2. періодичність
  3. спосіб розрахунку

Вид виплати

Обирається із випадаючого списку. Якщо потрібного виду виплат у списку немає, потрібно обрати "Свій варіант", при цьому з'явиться додаткове поле, у яке потрібно внести назву виплати.


Періодичність

В залежності від характеру виплати, вона може виплачуватися:

- разово (для цього потрібно вибрати "Врахувати в" та вказати місяць, в який буде включено дану виплату при розрахунку зарплати);

- протягом певного періоду:

  1. якщо період, протягом якого дана виплата буде включатися у розрахунок зарплати, не має завершення (або він не відомий), то потрібно вказати лише дату початку, вибравши "Кожного місяця починаючи з";
  2. коли дата завершення відома, вона вноситься у календар за допомогою галочки "Має період завершення". При цьому користувач повинен повернутия до списку "Додаткових виплат" та внести відповідні зміни у режимі редагування.


Спосіб розрахунку

Даним налаштуванням визначається, як саме буде розраховуватися вказаний вид виплати при формуванні документів:

  1. як конкретна вказана сума (наприклад 1000 грн.);
  2. як відсоток від встановленого для даного преріоду розрахунку окладу.

Спосіб розрахунку обирається за допомогою "радіокнопки" і відповідно до цього вказується сума чи відсоток виплати.

Після збереження за допомогою кнопки "Додати" усі створені види додаткових нарахувань відображаються у таблиці, в якій їх можна відредагувати / видалити.

Переглянути таблицю можна натиснувши кнопку "Дадаткові виплати" (вкладка "Нарахування" картки працівника).


6. Графік робочого часу (Профі-, Лайт-версія)

Як ведеться облік робочого часу

Облік робочого часу працівника ведеться у вкладці "Графік роботи" картки працівника (меню "Працівники").

Відповідно до закладеної у сервісі почасової системи оплати праці одиницею часу для нарахування заробітної плати працівнику є повністю відпрацьований місяць. Тобто, розмір нарахованої заробітної плати залежить від того, чи відпрацював робітник усі дні відповідно до свого робочого графіка. Якщо місяць відпрацьовано повністю, то заробітна плата нараховується у повному обсязі, якщо ні, - відповідно до відпрацьованого часу.

Причинами, з яких працівник не повністю відпрацює місяць, можуть бути:

  1. прийняття / звільнення працівника;
  2. тимчасова непрацездатність;
  3. відпустка.

Як "працює" графік

Вкладка "Графік роботи" дозволяє налаштувати будь-який вид графіку роботи працівників, на основі якого після ствоврення розрахункових документів формується "Табель обліку робочого часу" для друку.

Вкладка "Графік роботи" містить два елементи:

  1. перелік графіків роботи, які можна вести у хронологічногму порядку (при зміні графіку роботу для працівника);
  2. календар.

Перелік графіків

Дає можливість додавати / видаляти графіки роботи працівника за необхідністю.

Для того, щоб додати новий графік, необхідно:

  1. вказати період завершення попереднього графіка;
  2. натиснути кнопку "v", здійснити необхідні налаштування та зберегти зміни.

Видалення графіку здійснюється кнопкою "x" .

Для чого потрібний календар

Перш за все, "Календрар" додано для зручності. Але крім цього, він дає деякі додатові можливості для редагування діючих графіків роботи. Тобто, за необхідністю, користувач може вручну змінити та зберегти порядок робочих та вихідних днів у місяці, при цьому подальший порядок визначення робочих та вихідних днів зберігається.

Наприклад, працівнику, який працює за 5-денним графіком роботи потрібно перенести робочий день з понеділка на суботу. Календар надає можливість зробити це вручну, без подальшого порушення порядку роботи.

Після редагування "Календаря" обов'язково потрібно збегти зміни для даного місяця за допомогою кнопки під календарем.

Чому у "Календарі" немає лікарняних та відпускних днів

Дні непрацездатності та відпустки вносяться у календар автоматично після створення даних виплат у меню "Розрахунки". Відповідно, при редагуванні чи видаленні цих видів нарахувань автоматично редагуються дані у календарі.

5-денний графік роботи

За замовченням для працівника закладено 5-денний графік роботи (40-годинний робочий тиждень) відповідно до всановлених законом Норм тривалості робочого часу. Він починає діяти із дати прийняття працівника на роботу і спеціально налаштовувати і зберігати його не потрібно. В даному виді графіку можливо змінити два параметра:

  1. кількість робочих годин (наприклад, встановити 4 години змість 8) за день;
  2. необхідність переносити святкові дні, які припадаються на вихідні (якщо враховувати святкові дні з усіма переносами не потрібно, просто "зніміть" відповідну галочку).

Змінний графік роботи

Якщо є необхідність в налаштуванні індивідуального графіку роботи, його можна створити, обравши відповідний тип у таблиці. При цьому, користувач самостійно визначає:

  1. періодничність робочих/вихідних днів;
  2. кількість робочих годин в день;
  3. перенесення святкових та неробочих днів, які припадають на вихідні.

Налаштовуючи "змінний" графік також необхідно пам'ятати про вимоги трудового законодавства до норм тривалості робочого часу.


Зверніть увагу!

Система не розраховує заробітну плату в залежності від кількості відпрацьованих годин. Тому, якщо наприклад, працівник працює на умовах неповного робочого часу (4 години на день), то вважається, що працівник відпрацював повний місяць за своїм графіком і заробітна плата йому нараховується відповідно до розміру вказаного у налаштуваннях розміну окладу.