Інструкція
Головна / Інструкція / Робочий час
найчастіші запитання
1. Виробничий календар: для чого потрібний, структура.

"Виробничий календар" у сервісі SmartFin - це меню, в якому налаштовуються норми тривалості робочого часу.

У Виробничому календарі необхідно створити графіки роботи, які передбачені Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації. Для зручності 5-ти денний та 6-ти денний графіки із 40-ка годинним робочим тижнем налаштовані автоматично. Інші види графіків можна створити за допомогою Конструктора графіків. Після того, як графіки створені у Виробничому календарі, їх можна буде застосовувати до конкретних працівників в налаштуваннях Картки працівника. За замовченням працівникам присвоюється 5-ти денний графік роботи.



Виробничий календар має наступну структуру:

- календар: представляє собою таблицю, в якій за місяцями року відображено заплановані норми робочого часу за відповідним графіком роботи. Відредагувати норми робочого часу можна, натиснувши на кнопку "Редагувати місяць";

- фільтр, за яким обирається рік;

- вертикальне меню переходу між графіками (за замовченням налаштовано 5-ти денний та 6-ти денний графіки роботи із 40-ка годинним робочим тижнем), після створення графіків у Конструкторі вони додаватимуться у меню;

- кнопка "створити графік", за допомогою якою відкривається Конструктор графіків роботи.

2. Конструктор графіків: налаштування "враховувати святкові дні", "облік вечірніх, нічних годин", "неповний робочий час"

"Конструктор графіків роботи" - це інструмент, за допомогою якого можна створювати різні графіки роботи: роботу змінами, із ковзаючими вихідними, з неповним робочим часом і т.д.

Контсруктор графіків є частиною меню "Виробничий календар" і відкривається за допомогою кнопки "Створити графік". Після того, як графік створено за допомогою Конструктора, він з'являється у вертикальному меню із переліком графіків.


Налаштування у "Конструкторі графіків"

Вікно Конструктора графіків має наступний вигляд:


Назва графіку

Назву довільно вказує користувач. Зручніше, якщо вона відображає суть режиму роботи, наприклад:


Налаштування "враховувати святкові дні"

При побудові графіку роботи будуть враховані вимоги КЗпП щодо:

  • надання вихідного дня у святкові дні;
  • перенесення вихідного дня на перший робочий, якщо святковий день припав на вихідний день за графіком;
  • скорочення робочого часу на 1 годину перед святковими днями. Відповідно, якщо налаштування не встановлено, графік буде будуватися без врахування цих вимог.

Наприклад, при побудові двозмінного графіка з 01.01.2017 р. із циклом: 5 днів перша зміна - 2 вихідні дні - 5 днів друга зміна - два вихідні дні, графік може мати наступний вигляд.

1. Якщо налаштування "враховувати святкові дні" включене:

2. Якщо налаштування "враховувати святкові дні" виключене:


Налаштування "вести облік вечірніх годин", "вести облік нічних годин"

Налаштування дозволяє визначати кількість вечірніх, нічних годин, які припадають на відповідний день при роботі змінами. Також для цього в Конструкторі встановлено початок денних, вечірніх і нічних годин (за необхідності ці години можна відредагувати):


У графіку роботи це матиме наступний вигляд:


Налаштування необхідно встановлювати для обліку тих видів годин, за які в організації передбачено доплату.

Налаштування "Неповний робочий час"

Налаштування не впливає на побудову графіку, режим роботи із зазначенням відповідної кількості робочих днів / годин користувач налаштовує самостійно. Налаштування необхідне для:

  1. заповнення Табеля обліку робочого часу із позначкою "РС" для таких працівників:

2. розрахунку індексації пропорційно відпрацьованому часу у документі "Нарахування заробітної плати".

Детальніше про неповний робочий час читайте у статтях: Работа на условиях неполного рабочего времени, Неповний робочий час: як налаштувати в SmatFin.

3. Конструктор графіків: налаштування "підсумований облік робочого часу"

У законодавстві визначено два види обліку робочого часу: поденний і підсумований.

Якщо галочка "підсумований облік робочого часу" не встановлена, то за замовченням у сервіві ведеться поденний облік робочого часу. Відповідно, при встановленні "галочки", - підсумований облік.

При підсумованому обліку необхідно:

1. Обрати обліковий період (місяць, квартал, півріччя, рік):


2. Вказати, за яким графіком (5-ти денним або 6-ти денним) визначати норму робочих годин за обліковий період:


3. Вказати норми (за нормою цьго графіка, 5-ти денного, 6-ти денного графіка), за якими буде розраховуватися доплата за надурочні години та заробітна плата праівникам, яким встановлено місячні оклади (в т.ч. доплата за роботу у святкові дні, за вечірні і нічні години):


Для чого потрібні різні налаштування норм робочого часу?
По-перше.

Для визначеня кількості надурочних годин при підсумованому обліку робочого часу. Особливістю цього виду робочого часу є те, що норма тривалості робочого дня або тижня (40-к годин) може не виконуватися, але її потрібно дотриматися в обліковому періоді. Години роботи, які перевищать нормальну кількість годин за обліковий період, вважаються надурочними. Тому кількість надурочних годин при підсумованому обліку, на відміну від поденного, розраховується в кінці облікового періоду.

Поденний облік робочого часу передбачає розроблення графіків роботи таким чином, щоб виконувалася тижнева 40-ка годиннна норма робочого часу. При поденному обліку надурочною буде робота понад встановлену кількість робочих годин на день. Надурочна робота, як правило, не допускається, а перелік випадків, які дозволяють залучити працівників до надурочних робіт, дуже обмежений. Тому "планування" надурочної роботи при поденному обліку суперечить вимогам законодавства.

По-друге.

При розрахунку доплати за роботу у надурочний час працівникам, яким встановлено місячні оклади і денні тарифні ставки (а ці види нарахувань передбачені у сервісі), є необхідність розраховувати середньогодинну заробітну плату. Для цього також необхідно визначити, за якою нормою робити такий розрахунок.

Примітка!

"Норма для визначення надурочних годин" та "Норма часу для доплати за надурочні години" - це по суті одна й та сама норма часу, яка має бути визначена у локальних документах роботодавця. Тому не логічно проставляти, наприклад, одну норму "за 5-ти денним графіком", а іншу "за 6-ти денним". Але на практиці можливі різні випадки, тому норми "рознесені" у різні налаштування, щоб надати сервісу більшої гнучкості при розрахунках.

Щоб краще зрозуміти, як налаштування норм пов'язані із розрахунками, читайте:

Розрахунок доплати за роботу в надурочний час при підсумованому обліку: формули

По-третє.

Необхідно визначити норми, які беруться для розрахунку заробітної плати (в тому числі доплат за роботу у вечірні та нічні години, святкові дні) працівникам, яким встанолено місячні оклади. Законодавством визначено, що працівнику, який відпрацював повну норму часу за встановленим йому графіком, повинен бути нарахований повний оклад. Щоб дотримуватися цієї логіки, необхідно встановити налаштування "за цим графіком". В цьому випадку для рзрахунку середньоденної/середньогодинної заробітної плати норма часу буде братися за затвердженим графіком працівника. Якщо для розрахунку заробітної плати вибрати "норму за 5-ти денним або 6-ти денним графіком", розмір нарахування заробітної плати за окладами в різних місяцях буде коливатися в залежності від норми днів та кількості робочих днів за графіком працівника. Вибір налаштування залежить від того, який порядок розрахунків визначений локальними нормативними документами роботодавця (Колективним договором, Положенням про оплату праці та ін.).

4. Побудова графіку змінами (при багатозмінній роботі)

Графіки роботи можна будувати:

- змінами (при багатозмінному режимі роботи);

- днями тижня (при роботі в одну зміну).


Багатозмінний графік роботи

Щоб побудувати змінний графік роботи необхдіно:

1. вибрати налаштування "будувати графік змінами";

2. вказати необхідну кількість змін (1, 2, 3....);

3. у таблиці "тривалість зміни": зазначити час початку і закінчення роботи, тривалість перерви на обід; при цьому кількість годин в зміні визначиться автоматично.


Робота змінами - це циклічний процес, який передбачає порядок чергування змін та днів відпочинку, і має дату відліку.

Тому наступним кроком після визначення кількості змін та їх тривалість, буде визначення порядку чергування змін (1,2,3 або 3,2,1 і т.д.) та днів відпочинку в межах повного циклу. Для цього необхідно у налаштуванні "Будувати розклад роботи" вибрати "циклом". У таблиці необхідно вказати, як чергуються зміни та вихідні дні, та їх тривалість. Також важливим параметром для побудови графіку є дата його початку ("Почати з" на картинці). Саме від неї буде будуватися цикл графіка. Зверніть увагу: присвоїти графік працівнику раніше дати початку дії графіку неможливо.

Якщо повний цикл роботи становить один тиждень і є необхідність "прив'язати" зміни до днів тижня, то будувати розклад роботи можна днями тижня, обравши відповідний варіант у налаштуванні:


5. Побудова графіку "днями тижня"

Налаштування "будувати графіки днями тижня" дає можливість побудувати однозмінні графіки з різним розкладом роботи, наприклад:

- звичайні 5-ти денні та 6-ти денні графіки (з різною кількістю робочих годин);

- графіки роботи із неповним робочим часом;

- графіки із ковзаючими вихідними і т.д.

Для цього необхідно заповнити таблицю із розкладом роботи та вказати дату початку дії графіку.

6. Періоди у Конструкторі графіків: для чого потрібні?

Конструкторі графіків є один важливий параметр, який по-перше, є необхідною умовою побудови графіку, по-друге, дозволяє вносити зміни в існуючий графік роботи. Цей параметр - період відліку побудови графіка.

Що це означає і для чого потрібно?

Для того, щоб побудувати графік, особливо якщо небхідно задати цикл (при змінних графіках роботи), потрібно знати дату відліку, від якої буде будуватися графік.


За допомгою кнопки "Додати період" є можливість задати нову дату відліку побудови графіку, за необхідності змінюючи і інші параметри. Щоб зрозуміти, як це можна використати і для чого, розглянемо такий приклад.

Припустимо, є двозмінний графік роботи із таким циклом: 1 зміна - 5 днів, 2 вихідних дні, 2 зміна - 5 днів, 2 вихідних дні. Дата початку відліку циклу 01 січня 2017 р. Припустимо, що у 2018 р. необхідно почати цикл знову з 1 січня (а не продовжувати відлік змін з 1 січня 2017 р.) Для цього необхідно зайти у відповідний графік в режимі конструктора і додати новий період відліку. Це дає можливість не створювати новий графік роботи і, відповідно, не переназначати нові графіки роботи працівникам, які за ними працюють.

Послідовність внесення нової дати відліку.

Крок 1. У меню "Виробничий календар" заходимо у відповідний графік в режимі конструктора:

Крок 2. Натискаємо кнопку "Додати період" і вносимо необхідні зміни у параметри графіку.

Крок 3. Змінюємо параметри графіка (за необхідності), вибираємо нову дату відліку і зберігаємо зміни.


7. Норма робочого часу: для визначення надурочних годин, для розрахунку заробітної плати

Норма робочого часу - це показник, який впливає на:

- визначення надурочних годин при підсумованому обліку робочого часу;

- розрахунок середньогодинної заробітної плати для оплати роботи за місяць, доплат за роботу у вечірній та нічний час, за надурочну роботу працівникам, яким встановлено місячні оклади.

При цьому норми робочого часу в різних випадках можуть братися різні і залежать від умов, визначених локальними нормативними документами роботодавця (Колективним договором, Положенням про оплату праці та ін.)

В даному питанні описано, як саме можна налаштувати норми робочого часу для розрахунків у сервісі. Розібратися із цим дуже важливо, тому що від цього будуть залежити відповідні розрахунки.

Норми робочого часу, закладені у розрахунках

Норми за графіками меню "Виробничий календар"

Графік роботи (як автоматично налаштований 5-ти денний і 6-ти денний, так і створений користувачерм за допомогою "Конструктора графіків" ), є нормою робочого часу, яку заклав роботодавець для працівника. Якщо працівник відпрацював всі дні за своїм графіком (він не був прийнятий або звільнений в розрахунковому місяці, не хворів, не перебував у відпусці) - йому має бути нарахований повний оклад.

В сервісі передбачено два варіанти розрахунку заробітної плати за окладами (оклад по дням, оклад по годинам) за наступними формулами:

Заробітна плата = Оклад (по дням) * Кількість ставок / Норму днів * Кількість відпрацьованих днів

Заробітна плата = Оклад (по годинам) / Норму годин * Кількість відпрацьованих годин


При роботі за стандартними (5-ти денним, 6-ти денним) графіками питань щодо розрахунку заробітної плати за окладами не виникає. А як бути у випадках, коли за індивідуальними графіками працівників (змінними, із ковзаючими вихідними і т.д.) є відхилення від норми. Наприклад, за графіком є перевищення над нормою годин або "недобір" норми. Як бути в цих випадках? Якщо графіком заплановано робочих годин менше норми, то це не є провиною працівника, роботодавець повинен заплатити йому повний оклад. Позиція Держпраці в цьому питанні є однозначною: "планувати робочий час менше норми роботодавець немає права". Так само, перевищення робочих годин в деяких місяцях може розцінюватися як надурочна робота.

Щоб зробити розрахунок заробітної плати більш гнучким, у сервісі закладено 3 варіанти норми для розрахунку заробітної плати за окладами. Налаштування знаходиться у Конструкторі графіків (так як варіант розрахунку заробітної плати залежить від виду робочого часу):

Налаштування норми у Конструкторі графіків (меню "Профіль організації" - "Виробничий календар"):


Норма робочого часу у Графіку роботи працівника

Для зручності норма робочого часу, визначена графіком "Виробничого календаря", дублюється у Графіку роботи працівника (меню "Працівники" - натискаємо на ПІБ - потрапляємо у Картку працівника - меню Графік роботи).


Як відкоригувати норми робочого часу і фактично відпрацьований час окремого працівника?

У вкладці "Графік роботи" в Картці працівника налаштовується вид графіку, за яким працює працівник. Також за допомогою календаря (на цій же вкладці) є можливість вручну відредагувати фактично відпрацьований час за відповідний місяць.

У цій же вкладці "Графік роботи" (над календарем) дублюється норма тривалості робочого часу за відповідний місяць для встановленого працівнику виду графіку.

Тому, норму робочого часу за відповідний місяць можна відкоригувати для окремого працівника! Дана можливість передбачена для того, щоб надати більшої гнучкості в управлінні розрахунками, якщо у користувача виникне така необхідність.

При коригуванні норм робочого часу на рівні працівника їм надається пріоритет при розрахунку заробітної плати.

Норма робочого часу для визначення надурочних годин у "Конструкторі графіків"

"Конструктор графіків" містить наступне налаштування:

Ця норма обов'язкова для підсумованого обліку робочого часу для визначення кількості надурочних годин. Як правило, за норму береться 6-ти денний графік роботи. Це повинно будти визначено у локальних документах роботодавця (Колдоговрі, Положенні про оплату праці).

Важливо! Норма, встановлена у цьому налаштуванні, не впливає на розрахунок заробітної плати працівників, які працюють за таким графіком, і яким встановлено місячні оклади. Для нарахування заробітної плати буде братися норма, описана у попередньому пункті.

Кількість надурочних годин визначається за наступним принципом: від кількості робочих годин за обліковий період (місяць, квартал, півріччя, рік) за графіком віднімається кількість годин за графіком, який вибраний за норму робочого часу. Різниця показників (її позитивне значення), є кількістю надурочних годин.


Визначення кількості надурочних годин для місячного облікового періоду

Визначення кількості надурочних годин для квартального облікового періоду


Що брати за норму для змінних графік із поденним обліком робочого часу?

Поденний графік обліку робочого часу передбачає, що роботодавець повинен запланувати таку норму робочого часу намісяць, яка відповідатиме усім вимогам КЗпП щодо тривалості робочого тижня, перенесення святкових днів і т.д. Крім того, при поденному обліку надурочною вважається робота, що перевищує тривалість робочих годин на день і можлива у виключних випадкаї. Тому для поденного обліку, якщо графік складено правильно, норму часу не потрібно визначати за якимось іншим графіком. Для тих графіків необхідно встановити налаштування "за цим графіком", щоб уникнути виникнення надурочних годин. Проте на практиці є різні випадки того, як саме роботодавці нормують робочий час, здійснюють доплату за надурочні години (за принципом підсумованого обліку). Тому налаштування, яке визначає норму часу доступне для всіх видів обліку і залишається на розсуд користувача.

Норма робочого часу для розрахунку заробітної плати

Норма робочого часу впливає на нарахування заробітної плати за місячиними окладами. В сервісі передбачено два варіанти розрахунку заробітної плати за окладами: оклад по дням, оклад по годинам. Норма днів / годин у формулах береться із графіків Виробничого календаря.

Оклад по дням.
Розрахунок заробітної плати здійснюється виходячи з встановленого місячного окладу пропорційно відпрацьованому часу. Для цього кількість відпрацьованих днів за графіком працівника порівнюється із встановленою у Виробничому календарі (у меню "Профіль організації") нормою робочого часу для даного виду графіку. Особливість даного нарахування в тому, що навіть якщо працівник знаходиться на робочому місці 1 годину, йому це буде зараховано за повний день. Тому, для коректного розрахунку заробітної плати працівникам, які працюють на умовах неповного робочого часу, враховується також кількість ставок, за якою працює працівник.

Заробітна плата = Оклад * Кількість ставок / Норму днів * Кількість відпрацьованих днів

Оклад по годинам.
Розрахунок заробітної плати також здійснюється виходячи з встановленого місячного окладу пропорційно відпрацьованому часу в годинах. Для цього кількість відпрацьованих годин порівнюється із встановленою у Виробничому календарі (у меню "Профіль організації") нормою годин для виду графіку, за яким працює робітник. Відповідно, у формулі для розрахунку заробітної плати за даним видом, кількість ставок не враховується.

Заробітна плата = Оклад / Норму годин * Кількість відпрацьованих годин

При необхідності, норму робочого часу на відповідний місяць можна відкоригувати у Картці працівника. Як саме, описано вище.