Інструкція
Головна / Інструкція / Звіт з ЄСВ
найчастіші запитання
1. Налаштування, які необхідно зробити для коректного формування Додатку 4

Для коректного формування Звіту з ЄСВ перед його створенням необхідно зробити декілька кроків по заповненню налаштувань у меню "Профіль організації" та в Картці працівника.

Крок 1. Налаштування у меню "Профіль організації".

На вкладці "Підприємство" потрібно вказати:

  1. Тип платника (юридична особа, фізична особа-підприємець, бюджетна установа, організація УТОГ/УТОС, організація інвалідів);
  2. Код виду діяльності (вибрати з Довідника);
  3. Організаційно-правова форма (вибрати з Довідника). Для ФОП код організаційно-правової форми 910.

Примітка! Ці дані необхідні для заповнення Таблиці 1 Додатку 4.

На вкладці "Фіскальна служба" обов'язково потрібно вказати назву фіскальної служби, без цьго налаштування звіти неможливо буде створювати звіти:


Крок 2. Налаштування у Картці працівника

У "Картку працівника" (вкладка "Особові дані") додано поля, необхідні для заповнення Таблиці 5 Додатку 4, а саме:

  1. Код класифікації професії (потрібно вибрати із Довідника, при цьому решта полів заповнюється автоматично);
  2. Код ЗКППТР;
  3. Професійна назва роботи.
  4. Також потрібно привести у відповідність із класифікатором поле "Посада".
  5. При звільненні необхідно вказати "Підставу звільнення" (поле з'являється після внесення дати звільнення).

6. У вкладці "Дані для розрахунку" необхідно вказати "Ознаку наявності трудової книжки" та "Ознака наявності спецстажу" (за необхідності).



2. Інструкція "Формування Додатку 4 у SmartFin.ua"

Додаток 4 формується на основі даних у документі "Нарахування зп" відповідного місяця (вкладка "Нараховано на ФЗП"):

Логіка розрахунку ЄСВ в цоьму документі описана у наступному питанні.

Для створення Звіту необхідно:

  1. зайти у меню "Звітність" - кнопка "Створити звіт";
  2. вказати перелік таблиць та період Звіту (період стане "активним" після обрання таблиць);
  3. натиснути кнопку "Продовжити":

Додавати та видаляти таблиці можна безпосередньо у самому Звіті.


Як вже було зазначено, Звіт автозаповниться на основі документу "Нарахування зп" за відповідний місяць. За необхідності дані у Звіті можна відредагувати. Дані у Таблиці 1 автоматично перераховуються після редагування даних у Таблиці 6.

Після збереження Звіту, його можна буде:

  1. роздрукувати (кнопки "Друк" та "PDF");
  2. завантажити у форматі XML, який можна імпортувати в інші програми (Електронний кабінет, Приват 24 і т.д.) для підпису та відправки (кнопка "Завантажити").


Завантаження файлів xml

Для того, щоб імпортувати Додаток 4 в інші програми, небхідно послідовно завантажити усі таблиці Звіту.

Для завантаження потрібно:

  1. Натиснути кнопку "Завантажити", після чого почнеться скачування файла. Зверніть увагу, що кожну таблицю необхідно завантажувати ОКРЕМО. Завантажується та таблиця, які відкрита на сторінці.
  2. Папка, в яку завантажуються файли, залежить від налаштувань браузера, в якому ви працюєте. Вам необхідно знати, куди на Вашому комп'ютері завантажуються файли, щоб Ви її вказали під час імпорту файлів в іншу програму.

Наприклад, у браузері Google Chrome, це виглядає так:



Далі відкриється папка, в яку завантажено файл. Зверніть увагу, що дуже часто це папка Загрузки (Downloads), в якій зазвичай багато інших файлів. Тому, щоб не "загубити" потрібний файл, його краще одразу скопіювати в іншу папку, щоб потіб було легко вказати шлях до файлів, коли Ви будете завантажувати їх в іншу програму.



3. ​Розрахунок ЄСВ у документі "Нарахування заробітної плати": умови формування доплати до мінімального ЄСВ, розрахунок ЄСВ при перехідних відпускних та перехідних лікарняних

Для того, щоб врахувати усі вимоги нарахування ЄСВ, зокрема умови доплати до його мінімального розміру при перехідних відпускних, лікарняних та декретних, було внесено наступні зміни у документ "Нарахування зп".

Зміни у вкладці "Нараховано":

  1. перехідні відпускні, які включені у розрахункову відомість одного місяця, тепер відображаються у ній за місяцями нарахування (раніше така сума відпускних відображалася загальною сумою):

2. суми допомоги по листку непрацездатності тепер розподіляються на кошти "за рахунок роботодавця" і "за рахунок фонду" (раніше лікарняні можна було включити у документ тільки загальною сумою):

Зміни у вкладці "Нараховано на ФЗП":

Розрахунок ЄСВ у документі "Нарахування зп" тепер відбувається за тими ж правилами, за якими заповнюється звіт з єдиного соціального внеску (Додаток 4).

Тобто, для одного працівника може формуватися така кількість рядків, яка буде необхідна для заповнення Додатку 4, а саме:

  1. оплата праці (основна та додаткова заробітна плата, інші компенсаційні і заохочувальні виплати);
  2. доплата до мінімального ЄСВ (умови, при яких формується доплата, будуть описані далі);
  3. суми, нараховані за дні щорічних відпусток (розподілені по місяцям нарахування);
  4. суми допомоги по тимчасовій непрацездатності;
  5. суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.

Зверніть увагу! Для вашої зручності у документі зроблені:

  1. "поля-підказки" (синє поле на картинці вище), які формуються тільки в тих випадках, коли розраховується доплата до мінімального розміру ЄСВ; вони зроблені для того, щоб наочно було видно, які саме суми взято для розрахунку і чи виконується умова "мініального розміру ЄСВ";
  2. кнопки "Пояснення", в яких описані відповіді на запитання, які можуть виникнути при розрахункає ЄСВ у випадках перехідних відпускних та лікарняних.

Розглянемо кожний із цих випадків окремо.

Умови формування рядка "Доплата до мінімального розміру ЄСВ"

Доплата нараховується працівникам, дохід яких за звітний місяць складає менше МЗП, у таких випадках:

  1. якщо працівника прийнято з першого робочого дня та звільнено останнім робочим днем звітного місяця;
  2. якщо працівник (за основним місцем роботи) працює на умовах неповного робочого часу;
  3. якщо працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати;
  4. для працівника (за основним місцем роботи), який відпрацював частину місяця, а іншу частину перебував на лікарняному (про особливості формування доплати до мінімального розміру ЄСВ у місяці початку перехідних лікарняних буде описано далі);
  5. якщо після розподілу лікарняного (суми допомоги по тимчасовій непрацездатності відносяться до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру;
  6. для працівників, які перебували у щорічних відпустках, у разі якщо фактична база нарахування ЄСВ менше мінімальної зарплати.
  7. якщо сума допомоги по вагітності та пологах (відноситься до місяців за який її нараховано) у якомусь місяці менше мінімальної зарплати.

Доплата не нараховується у таких випадках:

  1. до заробітної плати зовнішньому суміснику (не основне місце роботи);
  2. до заробітної плати працівника з інвалідністю;
  3. до заробітної плати працівників всеукраїнських громадських організацій інвалідів, зокрема товариств УТОГ та УТОС, де застосовується ставка 5,3 %;
  4. до заробітної плати працівників з інвалідністю на в громадських організаціях інвалідів, де застосовується ставка 5,5 %;
  5. якщо працівника прийнято не з першого робочого дня та звільнено не останнім робочим днем звітного місяця;
  6. якщо працівник повний місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати (база нарахування ЄСВ відсутня).


Формування доплати до мінімального розміру ЄСВ при перехідних відпускних

Під час нарахування перехідних відпускних зверніть увагу на такі моменти.

В бухгалтерській практиці є два варіанти включення перехідних відпускних в розрахункову відомість:

  1. вся сума відпускних включається в один місяць;
  2. сума відпускних розподіляється по місяцям нарахування.

Питання включення суми перехідних відпускних у відомість одного місяця або розподілення сум по місяцях нарахування визначається обліковою політикою підприємства (або ФОП-роботодавця). У сервісі це регулюється через налаштування, яке знаходиться на Кроці 3 Калькулятору відпускних:

Залежно від обраного налаштування суму відпускних у вкладку "Нараховано" документу "Нарахування зп" буде включено наступним чином:

  1. Вся сума перехідних відпускних включена в відомість одного місяця (на картинці документ "Нарахування зп" за лютий 2019 р.):

2. Сума перехідних відпускних розподілена по місяцям нарахування (на картинці документ "Нарахування зп" за лютий 2019 р.):

Незалежно від того, як нараховані суми будуть включені у розрахункову відомість, зобов'язання по ЄСВ, відповідно до норм законодавства, виникають у місяці виплати доходу, і відповідно, їх потрібно відобразити у Додатку 4 того місяця, в якому відпускні виплачені.

Тобто, незалежно від того, як самі суми перехідних відпускних будуть включені у документ "Нарахування зп" (у вкладці "Нараховано"):

  • вони повністю будуть включені у фонд заробітної плати для нарахування ЄСВ у вкладці "Нараховано на ФЗП" цього ж документу;
  • сервіс буде автоматично здійснювати перевірку на мінімальний розмір ЄСВ у місяцях, на які припадає відпустка.

Приклад.

Відпустка припадає на січень - лютий 2019 р. Нараховані суми відпускних включені у документи відповідних місяців. Сума ЄСВ нарахована на всю суму відпускних, так як це вимагає законодавство. При цьому:

  1. у документі за лютий 2019 р. відбувається перевірка на мінімальний розмір ЄСВ за лютий 2019 р. (без врахування суми відпускних за березень 2019 р.);
  2. у березні буде здійснена перевірка на мінімальний розмір ЄСВ за березень 2019 р. із врахуванням суми відпускних за березень 2019 р., включеної у документ за лютий 2019 р.

Документ "Нарахування зп" за лютий 2019 р.

Документ "Нарахування зп" за березень 2019 р.

Формування доплати до мінімального розміру ЄСВ при перехідних лікарняних

У ситуації, коли початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, перед бухгалтером постає питання: чи потрібно робити доплату до мінімального розміру ЄСВ у місяці, в якому розпочався лікарняний?

Є два варіанти, як можна діяти в такій ситуації.

Перший варіант: не робити доплату у поточному місяці, так як загальна сума доходу ще невідома; за необхідності провести таку доплату і відобразити її у Додатку 4 за місяць, в якому буде проведено нарахування лікарняного.

Таке роз'яснення надає ДФС у листі від 02.02.2017 N 1925/6/99-99-13-02-01-15:

Для працівника (за основним місцем роботи), у якого початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний внесок, у місяці початку лікарняного, нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності).

Якщо після надання листка непрацездатності після розподілу лікарняного (суми допомоги з тимчасової непрацездатності відносяться до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, питання необхідності донарахування сум єдиного внеску має розглядатись одночасно з нарахуванням сум допомоги з тимчасової втрати працездатності.

Зазначені донарахування необхідно відобразити у Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів згідно з додатком 4 (далі - Звіт).

Отже, нарахування лікарняних відображаються у Звіті за місяць, у якому проведено таке нарахування.

Суму різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) у випадку перехідних лікарняних зазначаємо в реквізиті "19" окремим рядком, код категорії застрахованої особи - "29", код типу нарахувань - "13".

Другий варіант: зробити доплату у поточному місяці, щоб убезпечити себе від можливої недоплати єдиного внеску у випадку, якщо з будь-яких причин неможливо буде здійснити нарахування по листку непрацездатності.

В цьому випадку, зайво нараховані зобов'язання можна буде "сторнувати" у Додатку 4 за місяць, в якому буде проведено нарахування лікарняного.

У сервісі реалізовані обидва варіанти розрахунку ЄСВ в такій ситуації.

Якщо ви вирішили не робити доплату до мінімального ЄСВ за поточний місяць: на вкладці "Нараховано на ФЗП" для строки із доплатою потрібно натиснути кнопку, так щоб її статус був "Ні".

Якщо Ви вирішили робити доплату до мінімального ЄСВ за поточний місяць: на вкладці "Нараховано на ФЗП" для строки із доплатою потрібно натиснути кнопку, так щоб її статус був "Так".

Додаток 4 у поточному місяці та місяці нарахування лікарняного буде заповнений автоматично відповідно до цих налаштувать.

В залежності від обраного варіанту у місяці, в який буде включено лікарняний, буде:

  1. або донарахована доплата до мінімального ЄСВ за попередні періоди;
  2. або сторновані зайво нараховані суми ЄСВ.

Відповідно до цього буде заповнений Додаток 4.