Інструкція

Для коректного формування Звіту з ЄСВ перед його створенням необхідно зробити декілька кроків по заповненню налаштувань у меню "Профіль організації" та в Картці працівника.

Крок 1. Налаштування у меню "Профіль організації".

На вкладці "Підприємство" потрібно вказати:

  1. Тип платника (юридична особа, фізична особа-підприємець, бюджетна установа, організація УТОГ/УТОС, організація інвалідів);
  2. Код виду діяльності (вибрати з Довідника);
  3. Організаційно-правова форма (вибрати з Довідника). Для ФОП код організаційно-правової форми 910.

Примітка! Ці дані необхідні для заповнення Таблиці 1 Додатку 4.

На вкладці "Фіскальна служба" обов'язково потрібно вказати назву фіскальної служби, без цьго налаштування звіти неможливо буде створювати звіти:


Крок 2. Налаштування у Картці працівника

У "Картку працівника" (вкладка "Особові дані") додано поля, необхідні для заповнення Таблиці 5 Додатку 4, а саме:

  1. Код класифікації професії (потрібно вибрати із Довідника, при цьому решта полів заповнюється автоматично);
  2. Код ЗКППТР;
  3. Професійна назва роботи.
  4. Також потрібно привести у відповідність із класифікатором поле "Посада".
  5. При звільненні необхідно вказати "Підставу звільнення" (поле з'являється після внесення дати звільнення).

6. У вкладці "Дані для розрахунку" необхідно вказати "Ознаку наявності трудової книжки" та "Ознака наявності спецстажу" (за необхідності).



Додаток 4 формується на основі даних у документі "Нарахування зп" відповідного місяця (вкладка "Нараховано на ФЗП"):

Логіка розрахунку ЄСВ в цоьму документі описана у наступному питанні.

Для створення Звіту необхідно:

  1. зайти у меню "Звітність" - кнопка "Створити звіт";
  2. вказати перелік таблиць та період Звіту (період стане "активним" після обрання таблиць);
  3. натиснути кнопку "Продовжити":

Додавати та видаляти таблиці можна безпосередньо у самому Звіті.


Як вже було зазначено, Звіт автозаповниться на основі документу "Нарахування зп" за відповідний місяць. За необхідності дані у Звіті можна відредагувати. Дані у Таблиці 1 автоматично перераховуються після редагування даних у Таблиці 6.

Після збереження Звіту, його можна буде:

  1. роздрукувати (кнопки "Друк" та "PDF");
  2. завантажити у форматі XML, який можна імпортувати в інші програми (Електронний кабінет, Приват 24 і т.д.) для підпису та відправки (кнопка "Завантажити").


Завантаження файлів xml

Для того, щоб імпортувати Додаток 4 в інші програми, небхідно послідовно завантажити усі таблиці Звіту.

Для завантаження потрібно:

  1. Натиснути кнопку "Завантажити", після чого почнеться скачування файла. Зверніть увагу, що кожну таблицю необхідно завантажувати ОКРЕМО. Завантажується та таблиця, які відкрита на сторінці.
  2. Папка, в яку завантажуються файли, залежить від налаштувань браузера, в якому ви працюєте. Вам необхідно знати, куди на Вашому комп'ютері завантажуються файли, щоб Ви її вказали під час імпорту файлів в іншу програму.

Наприклад, у браузері Google Chrome, це виглядає так:



Далі відкриється папка, в яку завантажено файл. Зверніть увагу, що дуже часто це папка Загрузки (Downloads), в якій зазвичай багато інших файлів. Тому, щоб не "загубити" потрібний файл, його краще одразу скопіювати в іншу папку, щоб потіб було легко вказати шлях до файлів, коли Ви будете завантажувати їх в іншу програму.



Для того, щоб врахувати усі вимоги нарахування ЄСВ, зокрема умови доплати до його мінімального розміру при перехідних відпускних, лікарняних та декретних, було внесено наступні зміни у документ "Нарахування зп".

Зміни у вкладці "Нараховано":

  1. перехідні відпускні, які включені у розрахункову відомість одного місяця, тепер відображаються у ній за місяцями нарахування (раніше така сума відпускних відображалася загальною сумою):

2. суми допомоги по листку непрацездатності тепер розподіляються на кошти "за рахунок роботодавця" і "за рахунок фонду" (раніше лікарняні можна було включити у документ тільки загальною сумою):

Зміни у вкладці "Нараховано на ФЗП":

Розрахунок ЄСВ у документі "Нарахування зп" тепер відбувається за тими ж правилами, за якими заповнюється звіт з єдиного соціального внеску (Додаток 4).

Тобто, для одного працівника може формуватися така кількість рядків, яка буде необхідна для заповнення Додатку 4, а саме:

  1. оплата праці (основна та додаткова заробітна плата, інші компенсаційні і заохочувальні виплати);
  2. доплата до мінімального ЄСВ (умови, при яких формується доплата, будуть описані далі);
  3. суми, нараховані за дні щорічних відпусток (розподілені по місяцям нарахування);
  4. суми допомоги по тимчасовій непрацездатності;
  5. суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.

Зверніть увагу! Для вашої зручності у документі зроблені:

  1. "поля-підказки" (синє поле на картинці вище), які формуються тільки в тих випадках, коли розраховується доплата до мінімального розміру ЄСВ; вони зроблені для того, щоб наочно було видно, які саме суми взято для розрахунку і чи виконується умова "мініального розміру ЄСВ";
  2. кнопки "Пояснення", в яких описані відповіді на запитання, які можуть виникнути при розрахункає ЄСВ у випадках перехідних відпускних та лікарняних.

Розглянемо кожний із цих випадків окремо.

Умови формування рядка "Доплата до мінімального розміру ЄСВ"

Доплата нараховується працівникам, дохід яких за звітний місяць складає менше МЗП, у таких випадках:

  1. якщо працівника прийнято з першого робочого дня та звільнено останнім робочим днем звітного місяця;
  2. якщо працівник (за основним місцем роботи) працює на умовах неповного робочого часу;
  3. якщо працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати;
  4. для працівника (за основним місцем роботи), який відпрацював частину місяця, а іншу частину перебував на лікарняному (про особливості формування доплати до мінімального розміру ЄСВ у місяці початку перехідних лікарняних буде описано далі);
  5. якщо після розподілу лікарняного (суми допомоги по тимчасовій непрацездатності відносяться до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру;
  6. для працівників, які перебували у щорічних відпустках, у разі якщо фактична база нарахування ЄСВ менше мінімальної зарплати.
  7. якщо сума допомоги по вагітності та пологах (відноситься до місяців за який її нараховано) у якомусь місяці менше мінімальної зарплати.

Доплата не нараховується у таких випадках:

  1. до заробітної плати зовнішньому суміснику (не основне місце роботи);
  2. до заробітної плати працівника з інвалідністю;
  3. до заробітної плати працівників всеукраїнських громадських організацій інвалідів, зокрема товариств УТОГ та УТОС, де застосовується ставка 5,3 %;
  4. до заробітної плати працівників з інвалідністю на в громадських організаціях інвалідів, де застосовується ставка 5,5 %;
  5. якщо працівника прийнято не з першого робочого дня та звільнено не останнім робочим днем звітного місяця;
  6. якщо працівник повний місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати (база нарахування ЄСВ відсутня).


Формування доплати до мінімального розміру ЄСВ при перехідних відпускних

Під час нарахування перехідних відпускних зверніть увагу на такі моменти.

В бухгалтерській практиці є два варіанти включення перехідних відпускних в розрахункову відомість:

  1. вся сума відпускних включається в один місяць;
  2. сума відпускних розподіляється по місяцям нарахування.

Питання включення суми перехідних відпускних у відомість одного місяця або розподілення сум по місяцях нарахування визначається обліковою політикою підприємства (або ФОП-роботодавця). У сервісі це регулюється через налаштування, яке знаходиться на Кроці 3 Калькулятору відпускних:

Залежно від обраного налаштування суму відпускних у вкладку "Нараховано" документу "Нарахування зп" буде включено наступним чином:

  1. Вся сума перехідних відпускних включена в відомість одного місяця (на картинці документ "Нарахування зп" за лютий 2019 р.):

2. Сума перехідних відпускних розподілена по місяцям нарахування (на картинці документ "Нарахування зп" за лютий 2019 р.):

Незалежно від того, як нараховані суми будуть включені у розрахункову відомість, зобов'язання по ЄСВ, відповідно до норм законодавства, виникають у місяці виплати доходу, і відповідно, їх потрібно відобразити у Додатку 4 того місяця, в якому відпускні виплачені.

Тобто, незалежно від того, як самі суми перехідних відпускних будуть включені у документ "Нарахування зп" (у вкладці "Нараховано"):

  • вони повністю будуть включені у фонд заробітної плати для нарахування ЄСВ у вкладці "Нараховано на ФЗП" цього ж документу;
  • сервіс буде автоматично здійснювати перевірку на мінімальний розмір ЄСВ у місяцях, на які припадає відпустка.

Приклад.

Відпустка припадає на січень - лютий 2019 р. Нараховані суми відпускних включені у документи відповідних місяців. Сума ЄСВ нарахована на всю суму відпускних, так як це вимагає законодавство. При цьому:

  1. у документі за лютий 2019 р. відбувається перевірка на мінімальний розмір ЄСВ за лютий 2019 р. (без врахування суми відпускних за березень 2019 р.);
  2. у березні буде здійснена перевірка на мінімальний розмір ЄСВ за березень 2019 р. із врахуванням суми відпускних за березень 2019 р., включеної у документ за лютий 2019 р.

Документ "Нарахування зп" за лютий 2019 р.

Документ "Нарахування зп" за березень 2019 р.

Формування доплати до мінімального розміру ЄСВ при перехідних лікарняних

У ситуації, коли початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, перед бухгалтером постає питання: чи потрібно робити доплату до мінімального розміру ЄСВ у місяці, в якому розпочався лікарняний?

Є два варіанти, як можна діяти в такій ситуації.

Перший варіант: не робити доплату у поточному місяці, так як загальна сума доходу ще невідома; за необхідності провести таку доплату і відобразити її у Додатку 4 за місяць, в якому буде проведено нарахування лікарняного.

Таке роз'яснення надає ДФС у листі від 02.02.2017 N 1925/6/99-99-13-02-01-15:

Для працівника (за основним місцем роботи), у якого початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний внесок, у місяці початку лікарняного, нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності).

Якщо після надання листка непрацездатності після розподілу лікарняного (суми допомоги з тимчасової непрацездатності відносяться до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, питання необхідності донарахування сум єдиного внеску має розглядатись одночасно з нарахуванням сум допомоги з тимчасової втрати працездатності.

Зазначені донарахування необхідно відобразити у Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів згідно з додатком 4 (далі - Звіт).

Отже, нарахування лікарняних відображаються у Звіті за місяць, у якому проведено таке нарахування.

Суму різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) у випадку перехідних лікарняних зазначаємо в реквізиті "19" окремим рядком, код категорії застрахованої особи - "29", код типу нарахувань - "13".

Другий варіант: зробити доплату у поточному місяці, щоб убезпечити себе від можливої недоплати єдиного внеску у випадку, якщо з будь-яких причин неможливо буде здійснити нарахування по листку непрацездатності.

В цьому випадку, зайво нараховані зобов'язання можна буде "сторнувати" у Додатку 4 за місяць, в якому буде проведено нарахування лікарняного.

У сервісі реалізовані обидва варіанти розрахунку ЄСВ в такій ситуації.

Якщо ви вирішили не робити доплату до мінімального ЄСВ за поточний місяць: на вкладці "Нараховано на ФЗП" для строки із доплатою потрібно натиснути кнопку, так щоб її статус був "Ні".

Якщо Ви вирішили робити доплату до мінімального ЄСВ за поточний місяць: на вкладці "Нараховано на ФЗП" для строки із доплатою потрібно натиснути кнопку, так щоб її статус був "Так".

Додаток 4 у поточному місяці та місяці нарахування лікарняного буде заповнений автоматично відповідно до цих налаштувать.

В залежності від обраного варіанту у місяці, в який буде включено лікарняний, буде:

  1. або донарахована доплата до мінімального ЄСВ за попередні періоди;
  2. або сторновані зайво нараховані суми ЄСВ.

Відповідно до цього буде заповнений Додаток 4.

© 2013 - 2019 SmartFin.ua, Всі права захищені.

реєстрація

Навігація

Рекомендувати SmartFin