Ведомость начисления заработной платы: форма для печати в SMARTFIN.UA

Для документального оформления начислений работникам используется такой документ как ведомость начисления заработной платы.

Это основной первичный документ, в котором содержатся обобщающие сведения по:

• начислению заработной платы (оклады, премии, дополнительная зарплата, отпускные, больничные и др.)
• удержанием из заработной платы: обязательным - НДФЛ и ВЗ, и другим - профвзносы, удержания по исполнительным листам и т.п.;
• начислением ЕСВ на фонд заработной платы.

Требования законодательства к форме ведомости начисления заработной платы

Официально утвержденной формы ведомости начисления зарплаты нет, поэтому работодатель может разработать ее самостоятельно. Это вытекает из нормы ст. 8 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996:

В идеале, для использования разработанной ведомости, следует утвердить ее форму как приложение к приказу об организации бухгалтерского учета. Физические лица - предприниматели, поскольку они не ведут бухгалтерский учет, могут утвердить такую ведомость приложением к Положення про оплату праці.

В онлайн бухгалтерии SMARTFIN.UA форма ведомости разработана с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 относительно обязательных реквизитов:

• название («Ведомость по начислению заработной платы»);
• название предприятия, от имени которого составляется ведомость;
• дата составления и период (месяц), которого касается ведомость;
• содержание хозяйственных операций (составляющие начисленной зарплаты, совершенные удержания из нее);
• единица измерения хозяйственных операций (гривна с копейками);
• должности лиц, ответственные за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (как правило, это бухгалтер, главный бухгалтер, руководитель; ФЛП указывает себя, а также может указать лицо, ведущее для него учет);
• личные подписи и другие данные лиц, принимавших участие в осуществлении хозяйственной операции.

Графа данным работника содержит:

• ФИО работника;
• табельный номер, позволяющий показать связь этого документа с табелем учета рабочего времени, и делающий невозможным совпадение через одинаковые ФИО сотрудников, которое иногда случается на практике. На картинке ниже табельный номер совпадает с ИНН работника, что является распространенной практикой.
• должность работника.

Средняя часть сведения содержит графы, раскрывающие содержание хозяйственных операций: справа содержатся начисления, а слева - содержание.

К начислениям относятся:

• оплата по окладу (тарифной ставки);
• выплаты, начисляемые на основе средней зарплаты в случаях их сохранения, например, оплата дней командировки;
• индексация заработной платы;
• начислены больничные и другие выплаты за счет ФСС;
• начисленные отпускные;
• другие начисления, куда вносятся премии, доплаты, надбавки и т.д..

Поскольку Ведомость начисления зарплаты - это сводный документ, в него могут добавляться различные сведения-расчеты по начислению отпускных, больничных, оплаты дней командировки, доплат (за работу в ночное время, сверхурочную работу и т.д.). Печатные формы соответствующих расчетов в нашей онлайн бухгалтерии.

К удержаниям отдельными графами относятся:

• налог на доходы физических лиц (НДФЛ) отдельной графой выделена сумма ПСП;
• военный сбор;
• графа «Другое», в которой отражаются содержания, осуществляются на основе решений суда (алименты), профвзносы.

Отдельным разделом выделена выплата заработной платы:

• отдельной колонкой отображается выплата зарплаты за первую половину месяца;
• в колонке «Другие» указываются разные межрасчетные выплаты (отпускные, больничные, расчеты при увольнении и т.д.).

Перехідні залишки по розрахункам з працівниками

Ведомость содержит поле «Остаток на начало месяца», в котором отражаются:

• задолженность за работником - отрицательным числом (со знаком "-");
• задолженность за предприятием - положительным числом.

Остаток на начало месяца учитывается в расчете заработной платы к выплате за вторую половину месяца.

Графу «К выплате за вторую половину месяца» мы разбили на две колонки:

• Рассчитано - в которой отражается сумма, которая подлежит выплате в соответствии с расчетом;
• К выплате наличными - в которой указывается сумма, которая будет выплачена работнику наличными по документу «Зарплата за вторую половину месяца». Начисленная к выплате и выплачена сумма таким образом могут отличаться в связи с невозможностью выплатить копейки. Таким образом, в печатной форме ведомости видно суммы переходящих остатков и понятно, откуда они берутся.

Единый социальный взнос

Информация по начисленному ЕСВ отражено отдельным столбиком в разрезе каждого работника.

При разработке печатной формы Ведомости начисления зарплаты мы учли и требования законодательства, и пожелания пользователей онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA.