Листок нетрудоспособности 2024: алгоритм действий работодателя, если работник заболел

В сегодняшнем материале речь пойдет о понятии листок нетрудоспособности или больничный лист, а также о:

• видах страховых выплат, на которые имеют право работники;
• этапах формирования больничных и алгоритм действий работодателя в случае наступления страхового случая;
• основаниях для отказа в оплате больничных;
• особенностях больничных для совместителей;
• действиях работодателя, если работник предоставил бумажный больничный лист.

Основные определения: временная нетрудоспособность, листок нетрудоспособности

Медицинское заключение о временной нетрудоспособности - это документ, который формируется на основе медицинских записей в электронной системе здравоохранения. Он содержит заключение врача о результатах медицинской экспертизы по временной потере трудоспособности, подтверждая таким образом временную нетрудоспособность работника. Этот вывод является основой создания листка нетрудоспособности.

Листок нетрудоспособности (больничный лист) - это документ, создаваемый программными средствами электронного реестра листков нетрудоспособности на основе медицинского заключения о временной нетрудоспособности работника или документа, подтверждающего им усыновление ребенка. Больничному присваивается уникальный регистрационный номер, и далее на его основании работник освобождается от работы на указанный в документе период и получает страховые выплаты в соответствии с законодательством о социальном страховании.

Виды страховых выплат, на которые имеют право работники

• Пособие по временной нетрудоспособности (в том числе в связи с уходом за больным ребенком до 14 лет, ребенком с инвалидностью до 18 лет) );
• Пособие по беременности и родам;
• Пособие на погребение (исключение – захоронение пенсионеров, безработных лиц и тех, кто умер в результате несчастного случая на производстве).

Источники финансирования страховых выплат, согласно листкам нетрудоспособности

Размер пособия зависит от страхового стажа и количества месяцев страхового стажа в течение года до наступления страхового случая. Страховой стаж исчисляется по данным персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Госреестра общего обязательного государственного социального страхования, а за периоды до его введения – по основаниям, предусмотренным ч.2 ст.21 ЗУ. №1105.

Этапы формирования больничных и алгоритм действий работодателя

Решение об оплате или отказе в оплате больничного листа фиксируется распорядительным документом, определенным для таких целей на предприятии (приказ руководителя, распоряжение уполномоченного лица, протокол заседания уполномоченных по социальному страхованию и т.п. ).

Заявление-расчет – информация о начисленных средствах застрахованным лицам в случае временной нетрудоспособности. Имеет определенную форму (Порядок 12, постановление КМУ от 19.07.2018 г.) и представляется работодателем в ПФУ либо лично, либо через личный кабинет страхователя на вебпортале электронных услуг..

Уведомление о выплате больничного подается на основании Постановления ПФУ №28-3 по основному месту учета страхователей.

!!! ВАЖНО: все страховые выплаты по больничному листу должны быть уплачены работодателем в течение 6 месяцев.

Какие основания для отказа в оплате больничных?

Работник может получить отказ в оплате листа нетрудоспособности, если временная нетрудоспособность лица наступила:

• во время пребывания в отпуске без сохранения заработной платы, в дополнительном отпуске по учебе, в творческом отпуске и т.д.;
• в период приостановки действия трудового договора;
• при совершении уголовного правонарушения;
• в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, под влиянием наркотических веществ;
• вследствие умышленного причинения вреда своему здоровью с целью уклонения от работы;
• при аресте.

В случае когда работодатель принял решение об отказе в оплате листка нетрудоспособности, необходимо сообщить застрахованному лицу в 5-дневный период после принятия соответствующего решения.

Кроме того, ЗУ 1105 устанавливает сроки выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Предприятие выплачивает пособие:

• Работнику в ближайший день, установленный для выплаты з/п;
• Исполнителю работ по ЦПИ – в 10-дневный период со дня назначения помощи.

Больничные совместителей: особенности предоставления

Особенностью является то, что там, где работник оформлен по совместительству, отображается не сам е-больничный, а его цифровая копия, особенностью которой является отличие в порядковом номере. А именно:

222222-2222222222-1 – уникальный номер е-больничного, который отображается у работодателя по основному месту работы.

222222-2222222222-1.1 – номер е-больничного, который отображается у работодателя, где работник оформлен по совместительству.

Цифра после точки представляет собой техническую информацию, указывающую на то, что это копия электронного больничного. Бухгалтеру, формирующему заявление-расчет для работника, также следует указывать только номер больничного до точки.

Сведения о страховом стаже работник может подтвердить с помощью справок ОК-5, ОК-7 и Выписки из Реестра застрахованных лиц Госреестра общеобязательного государственного социального страхования, которые можно получить на портале электронных услуг ПФУ или посредством Дии.

На данный момент, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам застрахованным лицам (в том числе осуществляющим предпринимательскую деятельность и одновременно работающим на условиях трудового договора) осуществляется по основному месту работы ИЛИ по месту работы по совместительству. Однако, обращайте внимание на Порядок 440, регламентирующий осуществление оплаты первых 5 дней нетрудоспособности работника за счет средств работодателя независимо от формы трудового договора (по основному м/р и по совместительству).

ПОЯСНЕНИЕ: в случае общего заболевания, работник, являющийся совместителем на данном предприятии, имеет право на оплату первых 5 дней листка нетрудоспособности за счет работодателя. Пособие по временной нетрудоспособности за следующие дни болезни будет первоначально назначено по основному месту работы данного работника. В случае, если есть основания для отказа в оплате больничного по основному месту работы (в качестве примера, работник находится в долгосрочном отпуске без сохранения з/п по основному месту работы), работник должен получить уведомление об отказе в оплате листка нетрудоспособности и предоставить это уведомление за местом работы по совместительству, где ему назначат пособие по временной нетрудоспособности.

Законодателями уже рассматривается законопроект о внесении изменений в ст. 22 ЗУ №1105, с целью обеспечить право работникам, работающим по совместительству, получать пособие по временной нетрудоспособности независимо от формы трудового договора.

Бумажный больничный лист: как действовать работодателю?

Бумажные листки временной нетрудоспособности в настоящее время подлежат оплате на уровне с е-больничными во время действия военного положения в Украине и еще в течение 3 месяцев после его отмены, но есть важные нюансы.

Бумажный листок нетрудоспособности на утвержденных надлежащим образом бланках выдают в таких случаях:

• Продолжение бумажного больничного, выданного до 01.10.2021 г.
• Невозможность создать е-больничный в результате технических проблем с передачей электронного медицинского заключения о временной нетрудоспособности.
• Просрочен срок внесения изменений в электронный медицинский вывод о временной нетрудоспособности.
• Усыновление новорожденного ребенка.
• Отсутствие доступа к центральной базе данных электронной системы здравоохранения.

Кроме того, медицинские учреждения в случае отсутствия бланков больничных листков могут выдавать листки нетрудоспособности распечатанные на обычной белой бумаге, соблюдая требования оформления, утвержденные приказом № 532/274/136-ос/1406 от 03.11.2004 выданных совместно МОЗ Украины, ФССУ.

В первую очередь работодатель должен проверить принадлежность оформления бумажных больничных на соответствие их нормам, утвержденным законодательством. Если лицевая сторона бланка содержит всю необходимую информацию, печать выдавшего его медучреждения печати врача имеет не более 2 исправлений, тогда работодателю остается заполнить обратную сторону больничного и принять к оплате с алгоритмом, установленным законодательством.

Расчет больничных в программе SMARTFIN.UA

После того, как работодатель получил от работника листок нетрудоспособности, проверил документ на правильность заполнения и зарегистрировал его в соответствующем журнале или электронной системе учета, его дальнейшее действие – рассчитать больничные выплаты.

Это можно сделать в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA всего за несколько кликов! Выберите работника, причину нетрудоспособности, коэффициент страхового стажа. А дальше – система автоматически произведет расчет размера больничных.

Автоматизация расчета больничных для работодателей с наемными работниками значительно упростит вашу профессиональную рутину! Хотите попробовать? Регистрируйтесь! После регистрации вам будет доступен тестовый (бесплатный) период, во время которого вы можете начислять зарплату, больничные или отпускные в несколько кликов, автоматически создавать табели учета рабочего времени и графики сменности, формировать отчеты и кадровые документы, контролировать доходы и расходы ФЛП. Более 30+ функций уже разработано для автоматизации бухгалтерских расчетов! Мы не оставим вас один на один с программой в случае, если вы не разберетесь с настройками! Наши консультанты будут на связи и помогут по любому вопросу!