Обновленная структура карт организаций и контрагентов в SMARTFIN.UA

Напомним, что Карта организации находится в меню "Мои организации" - Текущая, а карта контрагента в меню "Справочники" - Контрагенты. Данные в карточках теперь сгруппированы по одинаковому принципу, а также имеют одинаковые меню, расположенные справа:

• Данные;
• Адреса;
• Контактные лица;
• Системы налогообложения.

Карточка организации:

Карточка контрагента:

Поскольку структура карточек идентична, более подробно изменения рассмотрим на примере карты организации.

Обновление в Карточке организации

Наибольшим обновлением для наших постоянных пользователей будет расположение меню в Карточке организации. Оно имело горизонтальное расположение, а теперь будет иметь вертикальное и включать следующие пункты:

• Данные;
• Адреса;
• Контактные лица;
• Системы налогообложения.

Вкладка "Данные"

Во вкладке "Данные" содержится основная информация об организации, такая как:

• организационно-правовая форма;
• наименование (краткое и полное);
• код ЕГРПОУ;
• регистрационные данные;
• районная инспекция (для предоставления отчетности);
• КОАТУУ;
• КВЭД;
• и другие.

Наименование организации – обратите внимание на автозаполнение в документах!

Наименование организации содержит два поля:

• короткое наименование (или ФИО для ФЛП и самозанятых лиц)
• полное наименование

Для заполнения наименования организации во всех документах (кадровых, зарплатных, накладных, счетах, актах, отчетности и т.п.) будут браться данные из поля "Полное наименование". Поле доступно для редактирования.

Регистрационные данные – для чего?

В некоторых документах, таких как трудовой договор или акт оказанных услуг, необходимо заполнять данные о регистрации. Это данные, которые часто указываются после слов: "Действует на основании…":

Коды видов экономической деятельности

Теперь таблица КВЭД имеет следующий вид: первым, с соответствующим статусом, отображается главный КВЭД, далее - все остальные. Также помимо кодов теперь отображается название вида деятельности.

Вкладка "Адреса"

Добавлены разные типы адресов: юридический, фактический, почтовый.

Добавлена возможность указывать количество телефонов и электронных адресов организации.

Каждый тип адреса имеет два типа данных:

• поэлементный ввод;
• заполнение одной строкой.

Из данных, введенных по элементам, автоматически формируется адрес в поле "Адрес одной строкой". При необходимости ее можно отредактировать. Адрес с этого поля будет браться для автозаполнения реквизитов в документах и отчетности.

Вкладка "Контактные лица"

Зачем необходимы эти данные.

Во вкладку "Контактные лица" добавляются данные руководства организации. Также ее можно использовать как справочник для внесения информации о других контактных лицах.

Создание контактных лиц

При создании контактного лица обязательно должны быть заполнены реквизиты "Фамилия", "Имя" и "Роль". Кроме того, нужно заполнить поле "ИНН" и "Должность" (указанная должность будет использоваться при автозаполнении документов), номер телефона и адрес электронной почты указывается необходимостью.

В поле "Роль" установлены следующие системные роли:

• Руководитель – может быть только один;
• Главный бухгалтер – может быть только один;
• Кассир – может быть только один;
• Подписант - может быть больше одного.

То есть, в систему можно добавить только одного руководителя, главного бухгалтера и кассира. Эти лица с этими ролями будут использоваться для автозаполнения документов. Также есть возможность создавать другие роли контактных лиц по своему усмотрению.

Контактное лицо "Руководитель" - обязательное для юридических лиц и ФЛП

Для каждой организации, независимо от организационно-правовой формы (юридическое лицо или ФЛП), обязательно должен быть добавлен руководитель. Для этого выбирается роль "Руководитель – системная роль" и указывается название должности:

• для юридических лиц должность, указанная в учредительных документах:

• для физических лиц - предпринимателей в названии должности указывается "Физическое лицо - предприниматель":

Вкладка "Системы налогообложения"

"Системы налогообложения - это исторический регистр, в котором указывается система налогообложения, на которой находится организация. При изменении системы налогообложения необходимо добавить новую строку и внести актуальные данные.