Проверки ТЦК: как предприятию работать без нарушений

08 липня 2024 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи

Весенние изменения законодательства по вопросам мобилизации оказали большое влияние на бизнес. Большое количество нормативных актов, каждый из которых в определенной степени внес коррективы в налаженные процессы ведения военного учета (ВО) на предприятии, а также существенный рост штрафов за нарушение или ненадлежащее ведение предприятием этого учета является важной причиной вновь подробно сосредоточиться на данном вопросе.

Для начала следует отметить, что основные алгоритмы ведения военного учета на предприятии и базовые документы, необходимые для этого работодателю остаются неизменными: о них подробно было изложено в этом материале. Итак, основное:

Военный учет на предприятии ведется на всех работников, с которыми у предприятия оформлены трудовые отношения, независимо от формы трудового договора (основной или по совместительству).

Для должного ведения военного учета на предприятии при принятии на работу нового работника работодатель обязан получить от кандидата паспорт гражданина Украины и военно-учетный документ.

Постановлением 559 от 16.05.2024 г. перечень действительных для учета военно-учетных документов дополнен:

Удостоверение о приписке к призывному участку (для призывников до 25 лет)
Временное удостоверение военнообязанного или военный билет (для военнообязанных)
Военный билет (для резервистов)
Военно-учетный документ нового образца (для призывников, военнообязанных и резервистов).

Военно-учетный документ нового образца имеет единую форму для всех категорий военнообязанных работников и может быть предоставлен в бумажной или электронной форме, с замечанием, что электронная форма действительна только при наличии QR-кода.

На основании полученных документов от работника лицо, ответственное за ведение военного учета:

Заполняет и представляет Уведомление об изменении учетных данных (прил. 4 Порядка 1487) в ТЦК, в котором состоит на учете принятое лицо.
Вносит данные в Списки персонального военного учета (прил. 5 Порядка 1487) и в Ведомости оперативного учета (доп. 12 Порядка 1487))
Копию ВОД вносит в дело, сформированное по категориям соответственно Списка.

По последним изменениям в законодательстве по военному учету, ответственному за его ведение на предприятии необходимо:

Обновить электронную версию Списков персонального военного учета согласно обновленному прил. 4 Порядка 1487 г. с такими замечаниями:

у графе 9 Список офицерского состава необходимо указывать уровень образования, руководствуясь ст. 10 ЗУ Об образовании и реквизитах всех документов об образовании, имеющихся у данного военнообязанного работника.
у графе 17 нужно указывать данные по последнему переводу/перемещению работника
у графе 14 – пункт, раздел и номер перечня, которым оформлено бронирование военнообязанного, или номер команды, указанный в мобилизационном распоряжении военнообязанного или резервиста.

Обновить Ведомость оперативного учета с указанием подписи руководителя предприятия.
Провести аудит военно-учетных документов женщин, работающих на предприятии и подлежащих военному учету* (имеют медицинское или фармацевтическое образование). В случае выявления отсутствия документов у таких работниц – в письменном виде уведомить их о необходимости встать на военный учет и получить ВОД.
Провести аудит раздела призывников Списков персонального военного учета для выявления работников старше 25 лет, ведь они должны заменить удостоверение о приписке к призывному участку на актуальный военно-учетный документ и учитываться в надлежащем разделе Списков персонального военного учета. Письменно уведомить таких работников о необходимости предоставить новый ВОД.
Обновить Правила военного учета (действующие с 18.05.2024) и провести разъяснительную работу среди работников о необходимости выполнения требований законодательства об обновлении всеми военнообязанными работниками военно-учетных данных.

*С 18.05.2024 года запрещено принимать на работу женщин, подлежащих военному учету, без военно-учетных документов.

Проверки ТЦК: виды проверок, их периодичность, алгоритм действий по подготовке работодателя

Проверки ТЦК на предприятии могут быть двух видов: плановые и внеплановые. Чем они отличаются - ниже на изображении.

виды проверок ТЦК на предприятии

Чек-лист документов, которые необходимо подготовить работодателю перед проверкой ТЦК:

Приказ о возложении обязанности по ведению в/о на предприятии с указанием доплаты ответственному лицу.
Должностная инструкция с перечнем обязанностей лица, ответственного за в/о (если они не указаны в приказе).
Правила военного учета (по состоянию на 18.05.2024) и журнал (лист) доведения Правил до работников с личными подписями работников, принятых с 05.01.2023 года.
Списки персонального военного учета.
Ведомость оперативного учета.
Приказ, определяющий потребность в повышении квалификации ответственного лица.
График сверки учетных данных военнообязанных работников, утвержденный руководителем предприятия. Копии военно-учетных документов работников в соответствии со Списками персонального военного учета. Журнал учета результатов проверки.
Сводный список работников, подлежащих взятию на военный учет призывников (при таких работников).

Дополнительные документы, по которым может поступить запрос на проверку: приказы по кадровым вопросам, штатное расписание, копии сообщений об изменении учетных данных, о назначении/увольнении директора и ответственного за военный учет на предприятии с почтовыми квитанциями, подтверждающими их отправку, приказ о состоянии военного учета за предыдущий год.

перечень действий, которые должны выполняться работодателем во избежание штрафов

Распоряжение от ТЦК: как действовать работодателю?

В соответствии с п. 13 Постановления 560 в случае получения предприятием распоряжения от ТЦК с требованием известить работников о вызове и обеспечить их прибытие для обновления данных в соответствующий ТЦК работодатель обязан:

выдать приказ по предприятию и ознакомить под подпись указанных в распоряжении работников;
в 3 дневный срок направить копию приказа об извещении в соответствующий районный (городской) терцентр комплектования и социальной поддержки населения;
обеспечить прибытие работников в соответствующие места, указанные в распоряжении ИЛИ освободить работников от работы для самостоятельного прибытия с сохранением в настоящее время средней з/п (например, выдать соответствующий приказ).

Если работники, указанные в распоряжении, на момент его получения предприятием, отсутствуют на работе по уважительным причинам (находятся в отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, работают в дистанционном формате, находятся на больничном), работодатель:

Отправляет работникам, указанным в распоряжении, копию приказа о вызове работника в ТЦК и СП почтовой отправкой с описанием вложения.
Отправляет в ТЦК и СП копию приказа об извещении по предприятию, подтверждение отправки приказа об извещении работникам, отсутствующим на работе, копии документов, подтверждающих отсутствие работников по уважительным причинам (копии приказа на отпуск, командировки, копия е-больничного и т.п.).

Если работники, указанные в распоряжении, отказываются ознакомиться с приказом об извещении и вызове их в ТЦК, работодатель:

Составляет акт об отказе работника ознакомляться с приказом об извещении и вызове в ТЦК.
Безотлагательно уведомляет ТЦК об отказе работника получить повестку согласно распоряжению.
Безотлагательно сообщает ТЦК о работниках, которые отказались от ознакомления с распоряжением и написали заявления на увольнение.

Штрафы и ответственность за нарушение:

Список нарушений, за которые может быть наложен штраф на руководителя предприятия или лицо, ответственное за ведение военного учета на предприятии:

Недопуск к проверке
Невыполнение распоряжения ТЦК об оповещениях и вызовах работников
Неведение или ненадлежащее ведение военного учета на предприятии

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: Работодатель не несет ответственности за необновление военно-учетных данных работника.

Относительно размера штрафов, которые могут быть наложены на должностных лиц за нарушение законодательства об обороне, мобилизационной подготовке и мобилизации, а именно к такому правонарушению приравнивают вышеприведенные пункты, руководствоваться нужно ст. 210-1 КУоАП (с изменениями, внесенными 09.05.2024 г. ЗУ №3696)

В настоящее время штрафы за такие нарушения составляют от двух тысяч до трех тысяч пятисот не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, то есть от 34 000 до 59 500 грн и налагаются на виновное лицо (руководитель, или лицо ответственное за ведение в/о на предприятии).

Следует отметить, что в некоторых случаях нарушения с наложением штрафа могут быть выявлены и без проверки: например, за невыполнение предприятием распоряжения об уведомлении и вызове работников в ТЦК и СП.

Штраф за правонарушение может быть наложен в течение 3 месяцев с момента выявления правонарушения, но не позднее года с момента совершения правонарушения.

Как онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA поможет автоматизировать рабочие процессы?

Онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA поможет бухгалтерам и предпринимателям рассчитать заработную плату, отпускные, больничные, компенсацию дней отпуска при увольнении, строить графики сменности любой сложности, представлять отчеты, вести учет доходов и расходов. В разделе Кадры собраны 65+ шаблонов кадровых документов, необходимых для взаимодействия с работниками, в том числе во время военного положения. Имеются интеграции с банками и ПРРО, предусмотрена возможность создавать инвойсы, счета на оплату, выставлять акты, формировать бухгалтерские отчеты, и не только.

Регистрируйтесь и оцените самостоятельно все функции программы, которые помогут автоматизировать рабочую рутину. После регистрации у вас будет 3 бесплатных дня для самостоятельного тестирования возможностей SMARTFIN.UA! Наши консультанты на связи с радостью помогут настроить расчеты!