Работник сменил фамилию: 5 шагов работодателя
Смена фамилии работника – это важное событие, которое имеет значение не только для самого лица, но и для предприятия, где оно работает. Обновление таких данных требует четкой координации со стороны работодателя (кадрового специалиста или бухгалтера), ведь даже незначительные изменения в учетных данных могут повлечь юридические и административные последствия для организации.
Фамилия, имя и отчество работника являются основой для идентификации физического лица. Изменение этих учетных данных предполагает обновление документов и является достаточно распространенным явлением, вызванным личными, юридическими и культурными причинами. Процесс официального переименования лица не может остаться незаметным для предприятия, в частности системы управления персоналом, из-за определенных юридических последствий – необходимость обновления трудовых договоров, учетных и бухгалтерских документов и т.д.
Чтобы начать процесс внесения изменений в кадровые и бухгалтерские документы, работник должен предоставить документы, подтверждающие изменение учетных данных:
- Паспорт гражданина Украины с новой фамилией;
- Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика по новой фамилии;
- Копии документов, фиксирующих смену фамилии (свидетельство о браке, о разводе, судебных решениях и т.п.);
- Заявление об изменении учетных данных.
5 шагов работодателя при смене работником фамилии (имя, отчество):
- Издание приказа об изменении учетных данных;
- Внесение изменений в трудовую книжку работника;
- Внесение изменений к личной карточке и добавление копий документов к личному делу работника;
- Внесение изменений в учетные документы по предприятию, где указаны предварительные учетные данные работника;
- Уведомление ТЦК и СП об изменении учетных данных работника, в случае если этот работник (работница) является военнообязанным лицом.
Подробная информация и важные нюансы по каждому этапу:
Приказ об изменении учетных данных:составляется работодателем на основании заявления работника и предоставленного им пакета документов. Этот приказ относится к группе приказов по личному составу длительного срока хранения, следовательно, необходимо его зарегистрировать в соответствующем Журнале регистраций и хранить 75 лет, согласно п. 16 Перечня типовых документов №578/5 от 12.04.2012 г.
Приказ об изменении учетных данных: образец
Внесение изменений в трудовую книжку работника: работодатель проводит руководствуясь п. 2.13. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 г. №58.
Ответственное лицо вносит соответствующие изменения в трудовую книжку работника на титульном листе о фамилии, имени, отчестве или дате рождения, зачеркивая одной чертой информацию, утратившую актуальность, и вписав рядом новую. Слева (на внутренней стороне обложки) указывается документ, на основании которого произошло изменение учетных данных (паспорт, свидетельство о браке и др.) и его реквизиты (орган выдачи, серия, номер и дата выдачи документа). Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.
В случае, когда при принятии нового работника обнаружено несоответствие фамилии или других учетных данных с титульной страницы трудовой книжки, текущий работодатель вправе исправить эти данные на основании документов, предоставленных работником по алгоритму, указанному выше.
Внесение изменений в личную карточку осуществляется аналогично: зачеркивается предыдущая фамилия, а реквизиты документов, на основании которых произошло изменение, отображаются в разделе «Дополнительные сведения».
Относительно внесения изменений в учетные документы по предприятию, ввиду того, что действующими нормами законодательства не выделен особый порядок внесения изменений учетных данных работников в табель учета рабочего времени, графика отпусков и т.д. Обратите внимание, что данные изменения производятся с даты издания приказа об изменении учетных данных работника, поскольку он является основанием для корректировки этих документов.
С работником заключен письменный трудовой договор, как действовать?
Существует мнение, что в случае смены работником фамилии (имени, отчества) изменения в трудовой договор вносить не нужно - достаточно добавить к нему копии документов, удостоверяющих эти изменения. Аргументировано тем, что изменение учетных данных не влечет прекращения или изменения трудовых прав работника, которые он приобрел под предыдущим именем. Однако не будет ошибкой оформить изменения отдельным документом - приложением к трудовому договору, в котором указывается основание осуществления изменения учетных данных.
Сообщения ТЦК и СП об изменении учетных данных работника. Обязанность сообщать об изменении учетных данных работников возложена на работодателя, ведущего военный учет, в случае если работник является военнообязанным лицом. В таком случае, соответствующие изменения вносятся в Списки персонального военного учета в течение 5 дней со дня их обнаружения, а уведомление подается по форме прил. 4 постановления 1487 Кабмина Украины ежемесячно, до 5 числа, в ТЦК и СП, в котором состоит на учете работник.
Дополнительный кейс: работодатель ФЛП сменил фамилию, как действовать работникам?
Изменение фамилии физического лица-предпринимателя, в определенной степени аналогично изменению названия предприятия, то есть кроме перерегистрации ФЛП и следующих процессов, непосредственно на условия трудового договора наемных работников оно не влияет. Однако есть определенные шаги, которые работодателю рекомендовано выполнить, чтобы сохранить порядок в кадровых делах:
Приказ о внесении изменений в трудовые договоры работников: образец
Дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор: образец
