Как автоматизировать начисление среднего заработка мобилизованным работникам в калькуляторы увольнения SMARTFIN.UA

Согласно ст. 119 КЗоТ за работниками, призванными на военную службу, или контрактниками во время действия особого периода сроком до его окончания или до дня фактического увольнения работодатель должен сохранять:

• место работы;
• должность;
• средний заработок.

Расскажем, как этот механизм автоматизирован в сервисе SMARTFIN.UA

Для табелирования и начисления среднего заработка "солдатам" организации мы внедрили калькулятор освобождения от работы, с помощью которого автоматизируется:

• внесение информации о причинах неявок ("ИН", "НЗ", "И") в табель учета рабочего времени работника
• расчет среднедневной заработной платы согласно Порядку № 100 исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествующих началу военной службы
• начисление среднего заработка при начислении зарплаты за месяц
• заполнение зарплатной отчетности

Но перед тем, как пошагово показать механизм расчетов, давайте определимся, для какого варианта увольнения работника подходит калькулятор.

Для какого варианта увольнения работника применяется Калькулятор

Описанный ниже механизм расчетов касается тех работников, которые мобилизованы, призваны как резервисты или ушли в терроборону в Вооруженные силы Украины.

Такие работники освобождаются от работы на все время службы и отображаются в приложении Д1 объединенной отчетности под кодом категории застрахованного лица "47" (или "66", если это лица с инвалидностью).

Если работник пошел добровольцем в терроборону, организованную местными органами самоуправления, он привлекается к исполнению обязанностей по терробороне в разное время и разное количество часов. При выполнении таких обязанностей за работником также сохраняется средний заработок, основанием для чего является контракт добровольца территориальной обороны. Его форма утверждена приказом Минобороны от 07.03.2022 № 84. Но в случае сохранения средней зарплаты "работника-терробороновца" есть нюанс. Такого работника не следует освобождать от выполнения работы на все время действия контракта. То есть средний заработок за таким работником сохраняется только за те часы рабочего времени, в которые он был привлечен для выполнения обязанностей по терробороне. В приложении Д1 объединенной отчетности средний заработок не выделяется, а показывается в составе заработной платы с кодом категории застрахованного лица "1".

Механизм автоматизации расчетов для таких работников мы будем производить отдельно.

Следовательно, калькулятор освобождения от работы, описанный ниже, касается именно тех работников, которые защищают государство в составе ВСУ и освобождены от работы на все время службы.

Работника мобилизовали/призвали: пошаговые действия работодателя для настройки расчета в SMARTFIN.UA

Шаг 1. Создаем приказ в меню "КАДРЫ"

Перед тем как перейти к расчетам, работодателю необходимо выдать приказ об освобождении работника от работы на период прохождения военной службы на основании соответствующей повестки. Бланк приказа выбираем в зависимости от того, был ли работник мобилизован или призван из числа резервистов.

Обратите внимание, что в системе SMARTFIN.UA этот шаг не обязательно делать первым, создание приказа не является условием для осуществления системой ответных действий. Для этого необходимо произвести расчет в калькуляторе увольнения. Кроме того, непосредственно из калькулятора можно создать приказ.

Шаг 2. Создаем увольнение в соответствующем калькуляторе меню ЗАРПЛАТА

1. Создаем расчет

Переходим в меню ЗАРПЛАТА, выбираем калькулятор увольнения и создаем расчет для выбранного работника:

2. Вносим период освобождения от работы

Вносим дату начала освобождения. Дату завершения оставляем пустой, ее нужно будет внести по возвращении работника на работу, открыв расчет в калькуляторе в режиме редактирования:

3. Определяем, есть ли основание для сохранения среднего заработка

Следующий блок - это основание, согласно которому работник освобожден от работы.

Блок калькулятора "основание" имеет две кнопки: есть / нет. Если документ основание имеется, в табеле учета рабочего времени неотработанное работником время обозначается буквенным кодом «ІН».

Поле "основание", в которое вносится название документа-основания, не обязательно к заполнению, но в него можно внести данные, чтобы иметь информацию под рукой. Такими документами могут быть справка, предоставляемая военным комиссариатом или воинской частью по запросу работодателя, или Выписка из приказа военного комиссариата, или Выписка из приказа воинской части о прохождении гражданами военной службы (письмо Минсоцполитики от 27.09.2017 № 2447/0/101-17).

Если документа-основания нет. В условиях военного положения работник не всегда может предоставить работодателю документы, подтверждающие его поступление на военную службу. В таком случае работодателю нужно делать запрос в военный комиссариат по месту взятия на военный учет или в воинскую часть по месту службы мобилизованного работника.

Если работодателю не удастся из-за запроса военного комиссариата получить подтверждающие документы, то хранить гарантии на такого работника он не обязан, поскольку отсутствует основание для этого. Тогда в табеле учета использования рабочего времени в дни отсутствия работника можно указать «НЗ» («отсутствие по невыясненным причинам») или «И» («другие причины неявки»). После получения подтверждающих документов табель можно скорректировать.

По умолчанию оплата таких дней отсутствия работника производиться не будет:

4. Проверяем расчет средней заработной платы

По умолчанию расчет средней зарплаты производится автоматически согласно Порядку № 100 исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествующих началу военной службы.

Также вы можете при необходимости отредактировать:

• месяцы, входящие в расчетный период (нажмите на календарь с названием)
• суммы начисленной заработной платы
• количество отработанных дней

После внесения соответствующих корректировок произойдет автоперерасчет средней заработной платы.

Кроме того, при необходимости:

• сумму средней зарплаты можно внести вручную
• отключить оплату дней увольнения: при этом в табеле учета будут проставляться отметки "ИН", но начисление среднего заработка в документе Начисление зарплаты производиться не будет.

Эти функции внесены в качестве дополнительных, чтобы сделать возможности калькулятора более гибкими, но помните, что каждый работодатель должен соблюдать требования законодательства.

5. Сохраняем увольнение

После сохранения увольнения, пока не будет внесена дата его окончания, оно будет иметь статус расчета "действующий". В течение всего периода со дня начала соответствующие данные будут вноситься в табель учета рабочего времени работника и производиться начисление среднего заработка.

После внесения даты завершения, увольнение получит статус расчета "завершен". Соответственно, внесение данных о причине отсутствия работника и начислении среднего заработка завершатся.

Начисление и выплата среднего заработка в меню ЗАРПЛАТА

Внесение данных в табель П-5

Как уже было сказано выше, внесение данных в табель учета рабочего времени в Карточке работника происходит автоматически на основании данных, сохраненных в калькуляторе. Указанием "ИН" табелируются те дни, которые по графику работника были рабочими. Именно за это количество дней будет начислен средний заработок работнику.

Начисление среднего заработка в документе Начисление зарплаты

Начисление происходит в автоматическом режиме как произведение средней зарплаты, рассчитанной в калькуляторе увольнения, и количества дней увольнения от работы, внесенных в табель учета рабочего времени:

Выплата среднего заработка мобилизованным

Средний заработок за время увольнения выплачивается два раза в месяц, равно как и заработная плата. Но при сохранении средней зарплаты у "солдата организации" отработанное время отсутствует. Как тогда рассчитать выплату зарплаты за первую половину месяца?

Размер зарплаты за первую половину месяца должен определяться на основании табеля учета рабочего времени, заполняемого за отчетный месяц (с 1-го по 15-е число) и исходя из размера среднедневной зарплаты, рассчитанной с учетом положений Порядка № 100.

Такой расчет заложен в документе "Выплата зарплаты за 1 половину месяца": система определяет количество дней увольнения за первую половину месяца и умножает их на среднюю зарплату, рассчитанную в калькуляторе:

То есть, последовательность создания документов для уволенного работника имеет обычный порядок:

1. Выплата зарплаты за 1 половину месяца – создаем на дату, установленную для выплаты за 1 половину месяца
2. Начисление зарплаты за соответствующий месяц
3. Выплата зарплаты за 1 половину месяца – создаем на дату, установленную для выплаты за 2 половину месяца

Заполнение объединенного отчета

В Д1 Налогового расчета средний заработок работника, призванного/принятого на военную службу, отражаем в отдельной строке с кодом категории застрахованного лица (графа 08):

— 47 — если это обычный работник, в базу начисления которого применяли ставку ЕСВ 22 %

— 66 — если это работник с инвалидностью, в базу начисления которого применяли ставку 8,41 %:

Если возникла необходимость в доначислении ЕСВ в минимальный страховой взнос, то сумму ЕСВ-разницы отражаем в Д1 с кодом типа начислений "13" в графе 9 и кодом категории застрахованного лица "47" в графе 8. В том случае, если такая доплата возникает в месяце, в котором работнику помимо среднего заработка начислена зарплата, код категории застрахованного лица для строки с доплатой будет "1".

Важно! В Д5 Налогового расчета начало/окончание военной службы обычные работодатели не отражают.

В 4ДФ Налогового расчета средний заработок «солдата предприятия» отражаем с признаком дохода "101" как обычную зарплату.

Заполнение отчетности происходит автоматически на основании данных в документах по начислению зарплаты.