Среднесписочное и учетное количество штатных работников в Объединенной отчетности 2025

В 2025 году Объединенная отчетность подаётся ежемесячно. В новой форме особое значение приобрело корректное заполнение строк, касающихся среднесписочной и списочной численности работников, в частности строк 101, 102 и 103. Это особенно актуально для предприятий, которые получили статус критически важных.

Почему это важно?

• Во-первых, в новой форме изменена нумерация строк.
• Во-вторых, показатели численности работников не подлежат корректировке через подачу новой отчетной или уточняющей формы.

Поэтому если предприятие имеет статус критически важного и не хочет его потерять — стоит максимально ответственно подойти к заполнению следующих строк:

• 101 — среднесписочная численность штатных работников,
• 102 — списочная численность штатных работников,
• 103 — количество застрахованных работников, которым начислена заработная плата.

Что нужно учитывать при заполнении количества работников в 2025 году?

В новой форме Объединённого отчета 2025 изменились не названия, а именно нумерация строк.

Строка 101 — среднесписочная численность штатных работников

Теперь разбивается на два подстрочных пункта:

• 101.1 — количество работников с установленной инвалидностью,
• 101.2 — работники, имеющие дополнительные гарантии в содействии трудоустройству.

Строка 102 — списочная численность штатных работников

В строке 102 указывается списочная численность штатных работников на последнюю дату месяца.

Строка 103 — количество застрахованных работников, которым начислена заработная плата

В этой строке показываются те работники, которым в отчетном периоде был начислен доход по трудовым договорам.

Важно: как в среднесписочную, так и в списочную численность работников не включаются внешние совместители и исполнители по договорам гражданско-правового характера. В отчетности отражаются только работники по основному месту работы. Если работник работает как по основному месту, так и по внутреннему совместительству, он учитывается как один работник для строк 101 и 102.

Как рассчитать среднесписочную численность штатных работников?

Для правильного расчёта ориентируемся на Инструкцию по статистике численности работников №286. Механизм следующий:

1. Подсчитать количество работников за каждый календарный день месяца.
2. Сложить полученные показатели за весь месяц.
3. Разделить сумму на количество календарных дней в месяце.

При расчёте среднесписочной численности штатных работников не учитываем три категории работников:

• работницы в отпусках по беременности и родам;
• по уходу за детьми до 3 лет;
• по уходу за детьми до 6 лет.

В состав среднесписочной численности штатных работников включаются:

• работники в отпусках без сохранения заработной платы;
• мобилизованные работники;
• работники, находящиеся в простое;
• работники, у которых в табеле стоит НЗ или ИН (другие причины неявок);
• работники, с которыми приостановлено действие трудового договора;
• работники, принятые на место временно отсутствующего работника.

Как рассчитать списочную численность штатных работников?

Правила расчёта списочной численности штатных работников (СЧШР) также содержатся в Инструкции 286. Порядок расчета такой:

• Показатель определяется на определённую дату (например, первое или последнее число месяца).
• Включаются все работники по трудовым договорам (в том числе временные и сезонные).
• Учитываются работники, принятые в этот день, за исключением тех, кто уволился в этот день.

Для строки 102 налогового расчета берется последнее число месяца.

Количество застрахованных работников в отчетном периоде (строка 103)

В старой квартальной форме зарплатной отчетности этот показатель был под номером 105. Сейчас его заполнение также влияет на проверку соблюдения критериев критичности.

Важно! В начале 2025 года налоговая изменила свою позицию по заполнению этого показателя. Весь 2024 год в это количество включались лица по договорам ГПХ, но в итоге в ЗИР появилось разъяснение, что показатель заполняется на основании Приложения 1, а именно — должен содержать только тех работников, с которыми заключены трудовые договоры (контракты) и которым начислена заработная плата в отчетном периоде.

То есть, в строке 103 показываем исключительно тех, кому начислен доход и с кем заключены трудовые договоры. В том числе — внешних совместителей.

При этом в строку 103 не включаем:

• тех, кто находился в отпуске без сохранения заработной платы (если такой отпуск длился весь отчетный период);
• тех, кто в течение всего отчетного периода находился на больничном, который фактически будет оплачен только в следующем отчетном периоде;
• у кого нет начисленной заработной платы (поскольку отпускные были начислены в предыдущем отчетном периоде).

Также обратите внимание, что в строку 103 не включаются работники, с которыми заключены гиг-контракты.

Особый случай: мобилизованные работники учитываются в строке 103, если предприятие начисляет мобилизованному работнику добровольную выплату.

Итак, для включения в строку 103 необходимо одновременно выполнение двух условий:

• начисление дохода, даже 1 копейки;
• наличие трудовых отношений (как по основному месту работы, так и по внешнему совместительству).

О других изменениях в форме — рассказывали здесь и здесь.

Как автоматизировать подачу Объединённой отчетности 2025?

Ежемесячная подача зарплатной отчетности позволяет контролирующим органам оперативно выявлять нарушения, а работодателям — своевременно реагировать. Однако ответственным за отчетность бухгалтерам работы значительно прибавилось: больше сроков, больше цифр, больше рисков ошибок.

Чтобы упростить процесс и избежать лишних рисков, воспользуйтесь отчетным модулем от SMARTFIN.UA:

1. Система автоматически рассчитает все показатели в Объединённой отчетности;
2. Сформирует налоговый расчет по всем работникам со всеми необходимыми приложениями (Д1, Д5 и др.);
3. Вы сможете подписать и подать отчет прямо в рабочем кабинете, а через мгновение — получить квитанцию о статусе документа.

Хотите попробовать? Регистрируйтесь сегодня — сразу после регистрации вас ждут 3 дня бесплатного доступа к 35+ функциям сервиса!

Оставляйте время для важного — SMARTFIN позаботится об отчетности.