Автоматизированный учет товарных запасов – новая функция в SMARTFIN.UA

23 квітня 2025 р. Автор: SMARTFIN.UA

У вас магазин или торговая точка, где нужно вести товарный учет? Каждый раз открываете Excel с надеждой, что в этот раз всё будет быстро, но вместо этого — таблицы, формулы, хаос... У нас отличная новость! В сервисе SMARTFIN.UA появилась Форма учета товарных запасов, и мы автоматизировали процесс её заполнения.

Кому обязательно вести товарный учет?

Согласно Порядку № 496 и Закону о РРО, вести учет товарных запасов обязаны:

ФЛП на общей системе налогообложения;
ФЛП 3 группы ЕН со ставкой 3% (плательщики НДС);
ФЛП 2, 3, 4 группы ЕН со ставкой 5%, которые реализуют:

Исключение: ФЛП 2 и 4 группы, а также ФЛП 3 группы (5% без НДС), которые не реализуют перечисленные выше товары.

Как выглядит товарный учет на практике?

Учет товарных запасов предполагает последовательное, хронологическое внесение информации обо всех операциях поступления и выбытия товаров. Для этого используется специальная Форма учета товарных запасов, которая заполняется на основании первичных документов — таких как приходные и расходные накладные, кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, таможенные декларации и т.п.

Форма ведётся по установленному образцу, определённому Порядком № 496. Она может быть бумажной или электронной — по выбору предпринимателя.

Никакой регистрации в налоговой не требуется — достаточно просто вести учет согласно правилам, сохраняя все записи и подтверждающие документы.

Когда начинать вести учет?

Обязанность вести товарный учет у ФЛП возникает с момента начала реализации товаров, входящих в перечень рискованных категорий, определённых законодательством (например, ТСБТ, лекарства, ювелирные изделия и т.п.). Прежде чем зафиксировать новые поступления, в Форме учета необходимо сделать первичную запись — это информация об остатках товаров на конец дня, предшествующего началу учета. Именно с этой записи начинается систематическое ведение учёта.

Такой подход позволяет полностью соответствовать требованиям налогового законодательства и избежать штрафов за отсутствие документального подтверждения движения товаров.

Что будет, если не вести учет?

С 1 октября 2023 года действуют следующие штрафные санкции:

до 100% стоимости товара – за отсутствие учета;
170 грн и более – минимальные административные штрафы;
до 340 грн – для должностных лиц и сотрудников.

Как организовать учет в SMARTFIN?

Мы позаботились о том, чтобы каждый предприниматель мог легко и без лишних усилий выполнить требования законодательства. В SMARTFIN процесс максимально простой и автоматизированный:

1. Перейдите в раздел «Бухгалтерия – Учёт товарных запасов» и создайте необходимое количество Форм — отдельно для каждого места реализации или торговой точки, если их несколько.

2. Укажите ключевые параметры: адрес/место продажи, дату начала учета, категории первичных документов, которые должны попадать в Форму (например, накладные, чеки и т.п.).

3. Система автоматически заполнит Форму на основе данных из первичных документов, которые вы выбрали.

4. Добавьте первую запись — остатки товаров, которые находились у вас на момент старта учёта. Это обязательный шаг для формирования полной истории движения товаров.

После этого SMARTFIN самостоятельно вносит в Форму все соответствующие документы, в частности:

приходные и расходные накладные;
документы на возврат товара;
поступления с торговой наценкой.

Что ещё можно делать с Формой в SMARTFIN.UA?

редактировать и фильтровать записи;
экспортировать или распечатывать форму для контроля;
отправлять через ЭДО или по электронной почте.

Детальная инструкция тут: https://help.smartfin.ua/uk/oblik-u-fop/oblik-tovarnikh-zapasiv

С новой функцией SMARTFIN.UA учет товарных запасов перестаёт быть сложным и трудоёмким процессом!

Автоматическое заполнение, работа с первичными документами, удобное редактирование и экспорт — всё это экономит ваше время и снижает риск ошибок.

Зарегистрируйтесь сейчас и протестируйте учёт товаров бесплатно!

Если вы — ФЛП, который обязан вести товарный учёт, попробуйте SMARTFIN и убедитесь, что с автоматизацией — это действительно просто!