Служебные командировки по Украине: 6 базовых правил

Руководитель компании, занимающийся разработкой программного обеспечения, получает заказ от клиента из другого города. Для успешного подписания контракта нужно отправить одного из ведущих специалистов на несколько дней в офис заказчика для проведения презентации продукта и обучения сотрудников. Предприниматель впервые сталкивается с необходимостью отправить работника в служебную командировку по Украине.

1. Как правильно оформить приказ о командировке?
2. Какой срок командировки является оптимальным?
3. Нужно ли выдавать аванс на покрытие расходов работника до начала командировки или можно компенсировать расходы после её завершения?
4. Как действовать, если работник будет пользоваться личной банковской картой для покрытия расходов?
5. Каков порядок подачи авансового отчета после завершения командировки?

В сегодняшнем материале мы рассматриваем основные аспекты, которые будут интересны предпринимателю, впервые отправляющему своих сотрудников в командировку.

Оформление и организация служебной командировки

1. Служебная командировка - это поездка наемного работника на определенный срок в другой населенный пункт (вне места его постоянной работы) для выполнения служебного задания. У юридических лиц в служебные командировки могут ездить еще и члены их руководящих органов, не состоящие в трудовых отношениях с такими юрлицами (см. пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины).

2. Направление в командировку осуществляется по приказу/распоряжению руководителя или заменяющего его лица. В приказе обязательно отмечают:

• командированное лицо;
• место командировки;
• наименование принимающей стороны;
• срок командировки (даты выезда и возврата).

3. Дополнительно в приказе может быть указано:

• служебное задание;
• источник финансового обеспечения затрат;
• вид транспорта;
• маршрут, если работник выезжает на автомобиле и т.п.

4. Срок командировки по Украине действующим законодательством не установлен, поэтому его определяет руководитель или заменяющее его лицо.

5. Командировочный аванс выдают в наличной форме (через кассу) или безналичным способом - перечисляют средства на личную банковскую карточку работника или выдают работнику корпоративную банковскую карточку работодателя. Обычно аванс командированному лицу выдают до командировки. Если же по объективным причинам своевременно выдать аванс в командировку работодатель не может, по договоренности с работником тот финансирует свои расходы за свой счет, а по возвращении из командировки работодатель их компенсирует согласно предоставленным подтверждающим документам.

Документальное подтверждение расходов. В соответствии с пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины подтверждающими документами являются:

- транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в т.ч. электронные билеты);

- документы на полученные услуги по размещению и проживанию, страховые полисы;

- выписки и/или сведения со счета о выполненных платежных операциях с использованием платежных инструментов (в частности, платежных карт);

• документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;
• другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.

Срок представления командированным работником подтверждающих документов - до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором он завершил командировку.

Внимание! Не требуют документального подтверждения только суточные расходы – на питание и финансирование других личных потребностей работника.

6. Составление и представление авансового отчета. Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841, представляется работником до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором он завершил командировку (в бумажной или электронной форме), в случае:

• наличия налогооблагаемого дохода;
• использование командированным работником наличных сумм суточных расходов, включая наличные, полученные с применением платежных инструментов (в частности, платежных карт). Напомним, что не подлежит налогообложению сумма суточных расходов, не превышающая 0,1 размера минимальной зарплаты, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете на каждый календарный день командировки.

Приказ на командировку: пример оформления

Возможности онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA по расчету командировок

Онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA предлагает автоматизировать расчет сохранения заработка за время командировки с помощью калькулятора командировок (меню - Зарплата - Командировки):

• Калькулятор командировочных самостоятельно выполнит расчет дневной и среднедневной зарплаты для работников, учитывая условия трудового договора и фактические отработанные дни. Если работник работает в командировке в свой выходной день, предусмотрены дополнительные настройки для начисления двойной оплаты или предоставления дополнительного дня отдыха.
• Система учтет часы командировочной работы в табеле учета рабочего времени и автоматически заполнит все необходимые документы для оплаты труда за этот период.
• Кроме того, в библиотеке кадровых документов SMARTFIN.UA есть возможность создать командировочный приказ с автоматическим заполнением тех данных, которые указаны в карточке работника.

Регистрируйтесь, чтобы попробовать 35+ функций онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA для автоматизации зарплатных расчетов, учета доходов и расходов ФЛП, ведения кадровой документации и подготовки отчетности! Тратите меньше времени на рутинные операции, как расчет сумм командировки! Делегируйте это SMARTFIN.UA!

Благодаря SMARTFIN.UA вы сможете сократить время на подготовку документов и учет командировочных расходов!