Как избежать командировочных проблем: корпоративные карты, оплата выходных и лимиты – разбор нюансов

10 червня 2025 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

Командировка – это не только новые возможности для бизнеса, но и потенциальные вызовы для бухгалтерии и самих работников. Чтобы деловая поездка прошла гладко, а финансовые отчеты не вызывали вопросов, важно знать ключевые нюансы. В предыдущем материале мы исследовали, какие сроки заграничной командировки, нужно ли подтверждать расходы банковской выпиской, что делать, если во время поездки работник заболел.

В свежем материале продолжаем разбираться с самыми актуальными аспектами, часто вызывающими вопросы:

об особенностях использования корпоративной карты
о необходимости компенсации за возвращение в выходной день
об ограничениях расходов на проживание и суточных.

Готовы к командировке, которая не создаст проблем?

Нюансы использования корпоративной карты

? В командировку по Украине направлена ремонтная бригада из пяти работников во главе с бригадиром. Четверым работникам выдан аванс на суточные расходы, а бригадиру — корпоративная карта, которой он оплачивал свои суточные расходы, а также приобрел пять билетов на автобус и заплатил за проживание в гостинице всех членов бригады. Как должны быть составлены авансовые отчеты?

ОТВЕТ: Если предприятие своим внутренним документом (приказом или Положением о командировках) утвердило обязательность составления авансового отчета по любой командировке, то в этот отчет каждое подотчетное лицо должно включить расходы, осуществленные им лично за счет непосредственно полученных средств, и подтвердить расходы первичными документами (кроме суточных, не требующих документального подтверждения согласно пп. 170.9.1 НКУ (1)).

Напомним: согласно пп. 170.9.4 НКУ авансовый отчет обязательно составляют и подают в случае:

наличия налогооблагаемого дохода с целью расчета суммы НДФЛ;
использования командированным лицом наличных сверх суммы суточных расходов.

Таким образом работники, кроме бригадира, должны составить авансовые отчеты исключительно в отношении средств, полученных ими на суточные расходы. А бригадир должен включить в свой авансовый отчет свои суточные, а также расходы на проезд и проживание, и приложить к нему все приобретенные им автобусные билеты и счет гостиницы, в котором должны быть указаны все члены бригады.

Возвращение из командировки в выходной день

? Директор вернулся из командировки в субботу, которая на предприятии является выходным днем. Нужно ли ему оплачивать этот день?

ОТВЕТ: Статьей 72 КЗоТ (2) работа в выходной день может компенсироваться по согласию сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере. Таким образом стороны (работник и его работодатель) могут обсуждать компенсацию за работу в выходной день.

Кроме того, в п. 11 р. I Инструкции № 59 (3) указано: если приказом о командировке предусмотрено возвращение работника из командировки в выходной день, то работнику может предоставляться другой день отдыха в соответствии с законодательством в сфере регулирования трудовых отношений (то есть в соответствии с КЗоТ). Но предписания Инструкции № 59 обязательны только для бюджетников, а коммерческие предприятия могут на них лишь ориентироваться. Поэтому предприятие самостоятельно определяет:

оплачивать день возвращения из командировки, который выпадает на выходной (в обычном или двойном размере);
предоставить работнику дополнительный день отдыха, о чем необходимо получить от него заявление.

В любом случае решение сторон следует оформить документально, например, в Положении об оплате труда, Положении о командировках или в трудовом договоре с работником.

Ограничения расходов на проживание

? Приказом руководителя ООО установлено ограничение расходов на проживание в командировках по Украине (не более 1000 грн в сутки). Работник поехал в командировку с корпоративной картой и заплатил за гостиницу из расчета 1200 грн в сутки, хотя был предупрежден об ограничениях. Какими должны быть действия ООО? И что будет в данной ситуации с НДФЛ и ВС?

ОТВЕТ: Первое, что лежит на поверхности — потребовать от работника добровольного возврата излишне потраченных средств, поскольку тот был предупрежден об установленном лимите расходов на проживание. Однако имеет значение, каким способом он был предупрежден: если устно, то в случае спора (в т.ч. судебного) это практически невозможно доказать, и с добровольным возвратом перерасхода может быть проблема. Если же он до выезда в командировку обозначил на приказе об ограничении расходов "Ознакомлен", поставил подпись и дату, требования ООО приобретут серьезное основание. Но что делать, когда и в таком случае работник сопротивляется? Например, утверждает, что прибыл в место командировки среди ночи и не смог найти ночлег за 1000 грн в сутки, или говорит, что в гостинице со стоимостью проживания до 1000 грн в сутки не было свободных номеров. Как это проверить?

Поскольку в вопросе упоминается о НДФЛ И ВС, можно предположить, что ООО рассматривает вариант налогообложения излишне потраченных средств, придавая им "статус" дополнительного блага, применяя к недисциплинированному работнику "дополнительное" налогообложение. По нашему мнению, такой вариант действий неприемлем и вот почему. Правила налогообложения излишне потраченных средств, выданных на командировку, установлены п. 170.9 НКУ, и брать на себя функции законодателя с целью "наказания" недисциплинированного работника руководство ООО не имеет права. К тому же пп. 170.9.1 НКУ не содержит ограничений относительно расходов на проживание работников в командировке, если есть подтверждающие документы, предоставленные подотчетными лицами в установленный срок. И если ООО все же обложит налогом сумму средств, превышающую установленные им ограничения, а дело дойдет до суда, то руководство ООО, скорее всего, пожалеет.

Что же делать? Может удержать перерасход из зарплаты? Обратимся к ст. 127 КЗоТ, которой установлен исключительный перечень отчислений из заработной платы. В соответствии с ней отчисления из зарплаты работников для покрытия их задолженности работодателю могут производиться по приказу (распоряжению) работодателя, в частности, для погашения неиспользованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку. Это единственный случай разрешенного отчисления из зарплаты работника, связанный с командировкой, но к нашей ситуации он, очевидно, не подходит.

Статья 147 КЗоТ предлагает взыскания за нарушение трудовой дисциплины. Видов взысканий два: выговор и увольнение. Что касается увольнения, то оснований для него у ООО маловато (да и может оно и не стремится к этому, а хочет лишь призвать работника к порядку). Ну, а от выговора работнику может быть, как говорится, ни холодно, ни жарко.

Итак, учитывая все риски, руководителю ООО "дешевле" будет издать приказ об отмене ограничения расходов на проживание по этой конкретной командировке, указав правдоподобную причину. А в будущем действовать так: предоставлять работникам не средства на проживание в командировке, а распечатку уже оплаченного предприятием бронирования гостиницы. Для этого нужно дать поручение работнику еще до отъезда в командировку найти приемлемую гостиницу, получить от него счет и перечислить гостинице средства через банк, не применяя корпоративную карту.

Ограничения суточных расходов

? Существуют ли минимальные размеры суточных для командировок по Украине, и может ли работодатель устанавливать дифференцированные суточные в зависимости от должности работника?

ОТВЕТ: Подпункт 170.9.1 НКУ устанавливает только максимальный необлагаемый налогом размер суточных по Украине - 0,1 размера зарплаты, установленной на 1 января отчетного года (на каждый день командировки), и не содержит предписаний относительно их уменьшения. В то же время указанным подпунктом определены направления суточных расходов: питание и другие собственные нужды физлица. Но практика командировок свидетельствует, что питание в командировке — главное и, часто, единственное направление использования суточных. При этом питание — это не столько о расходах, сколько о физиологических потребностях человеческого организма, то есть о питательности пищи и количестве калорий. Поэтому устанавливать дифференцированные суточные в зависимости от должности работника (директору — 800 грн, а менеджеру — 300 грн), — проявление прямой дискриминации в сфере трудовых отношений. К такому выводу легко прийти, ознакомившись с предписаниями Закона № 5207 (4), который предусматривает возмещение лицу материального и морального ущерба за проявления в отношении него дискриминации.

А вот уменьшение суммы суточных для всех работников независимо от должности (по сравнению с максимальным необлагаемым налогом размером, который в 2025 г. составляет 800 грн) законодательством не запрещено. Самый очевидный ориентир при этом — суточные в размере 300 грн, установленные для бюджетников Постановлением № 98 (5), и руководство коммерческих предприятий часто использует именно его. Впрочем, если работодатель решил, что 800 грн суточных — это слишком много, все же он должен найти какие-то приемлемые аргументы, потому что командированные работники не должны ездить в командировку со своим салом и колбасой, чтобы не сидеть там голодными.

Оформляйте командировки без лишних усилий с помощью SMARTFIN.UA!

Забудьте о сложных расчетах и бумажной волоките! С онлайн-бухгалтерией SMARTFIN.UA оформление командировок не вызовет трудностей:

Наш калькулятор командировок мгновенно рассчитает дневную и среднедневную зарплату, учитывая все особенности трудового договора и фактически отработанные дни.
Если работник работал в командировке в свой выходной, вы легко настроите начисление двойной оплаты или предоставление дополнительного дня отдыха.
Система автоматически зафиксирует часы работы в командировке в табеле учета рабочего времени и подготовит все необходимые документы для оплаты труда.
В библиотеке кадровых документов вы быстро сформируете приказ на командировку, данные в который автоматически подтянутся из карточки работника.

SMARTFIN.UA – это не просто упрощение оформления командировок. Это более 35 функций для автоматизации всех аспектов вашего бизнеса: от бухгалтерских расчетов и кадрового учета до подачи отчетности и ведения доходов/расходов ФЛП.

Хотите забыть о бухгалтерской рутине? Регистрируйтесь и получите бесплатный трехдневный доступ ко всем возможностям программы. Нужна помощь или презентация? Наши консультанты всегда на связи – просто нажмите "Заказать звонок" в своем кабинете!

-------------------------------------------------------------

Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 № 322-VIII.
Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59.
Закон Украины "О принципах предотвращения и противодействия дискриминации в Украине" от 06.09.2012 г. № 5207-IV.
Постановление КМУ "О суммах и составе расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств" от 02.02.2011 г. № 98.