Відрядження працівників у запитаннях і відповідях: практичний гайд роботодавцям

23 жовтня 2024 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

Відрядження є невіддільною частиною діяльності багатьох компаній, функціонування яких неможливе без комунікації з партнерами, клієнтами та замовниками, контролю за виконанням проєктів, впровадження технологій чи участі в міжнародних конференціях і переговорах. Як службові відрядження по Україні, так і за кордон, дозволяють забезпечити ефективну співпрацю, налагоджувати нові зв'язки та контролювати якість виконання робіт або послуг на місцях. І коли виникає потреба направити співробітників у справах компанії в інше місто чи країну, одночасно виникає безліч запитань щодо строків відрядження, оформлення документів, виплат добових і специфічних ситуацій, як-от хвороба працівника під час поїздки.

У цьому матеріалі ми розглянули поширені питання, з якими стикаються роботодавці та бухгалтери під час організації відряджень. Відповіді експерта Тетяни Сушальської базуються на багаторічному досвіді та чинному законодавстві України. Читайте далі, щоб дізнатися все, що потрібно знати про відрядження працівників!

Питання 1: про строк закордонного відрядження

? Підприємство має потребу відправити працівника у закордонне відрядження строком понад 60 днів. Чи може воно це зробити?

ВІДПОВІДЬ: Так, може, і ось чому.

ПКУ* взагалі не встановлює строк відрядження (як по Україні, так і за кордон), віддаючи це питання на розсуд підприємства. Щодо максимального строку закордонного відрядження довжиною 60 днів, про який йдеться у запитанні, то він дійсно встановлений п. 1 р. ІІІ Інструкції № 59**. Але! Вона обов'язкова для виконання виключно державними органами та підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Комерційні підприємства зовсім не зобовʼязані виконувати приписи Інструкції № 59, хоча можуть орієнтуватись на них у своїй роботі.

Тому якщо необхідно відправити працівника у закордонне відрядження, то строк цієї поїздки визначає керівник підприємства і встановлює його у відповідному наказі.

Питання 2: про підтвердження витрат банківською випискою

? Працівник отримав аванс на відрядження на особисту банківську картку. Чи має право підприємство вимагати від працівника виписку по особистій картці для підтвердження витрат на відрядження?

ВІДПОВІДЬ: Так, підприємство має таке право, оскільки:

1) В пп. 170.9.1 ПКУ наведено перелік документів, що підтверджують витрати на відрядження. В ньому (окрім транспортних квитків, рахунків з готелів, інших документів, що підтверджують витрати відрядженого працівника) зазначені й виписки з рахунку про виконані платіжні операції.

2) В пп. 170.9.2 ПКУ додатково уточнено: якщо у відрядженні працівник для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, зокрема, особисту банківську картку, вартість своїх витрат він має засвідчити випискою (відомостями) з рахунку, до якого видана така картка. Виписка може бути надана або в паперовій, або в електронній формі.

Питання 3: про проживання працівника у приймаючої сторони

? ТОВ направляє працівника у відрядження по Україні. Приймаюча сторона забезпечує його житлом у власному гуртожитку, тобто витрат на проживання свого працівника ТОВ не несе. Чи потрібно даний факт якимось чином документувати?

ВІДПОВІДЬ: Будь-який роботодавець, що направляє працівників у відрядження, повинен забезпечити їх коштами на покриття витрат, зокрема, на проїзд до місця відрядження та назад, на проживання, а також на харчування (добові витрати).

Цей обовʼязок настільки важливий, що гарантується державою (див. ст. 121 КЗпП). При трудових перевірках роботодавців органами Держпраці контролери завжди перевіряють, чи отримували відряджені працівники кошти на покриття вказаних витрат. І якщо виявиться, що відповідних коштів працівник не отримав, або отримав, але недостатньо чи несвоєчасно, роботодавця чекає чимало штраф. Таким чином, якщо приймаюча сторона бере на себе проживання відрядженого працівника (селить його у своєму гуртожитку), то цей факт має бути задокументований. На нашу думку, роботодавцю буде досить отримати від приймаючої сторони гарантійного листа.

Питання 4: про прибуття та виїзд у відрядження одним днем

? Директорка ТОВ повернулася з відрядження по Україні 20 жовтня і в той же день виїхала у відрядження за кордон. У якій сумі вона має отримати добові за цей день?

ВІДПОВІДЬ: Директорка має право отримати за 20 жовтня добові як за день відрядження по Україні, так і за день відрядження за кордон.

Тепер докладніше. Кожне відрядження - це окрема поїздка працівника, мета якої - виконання окремого службового доручення. Кожне відрядження має свій початок і закінчення, і за загальним правилом день вибуття у відрядження і день повернення з нього включаються в строк відрядження. При цьому днем виїзду у відрядження є день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, а днем повернення з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. Якщо транспортний засіб відправляється до 24-ї години (включно) днем виїзду вважається поточна доба, а з 0 години й пізніше - наступна доба. Аналогічним чином визначають і день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Наприклад, працівник виїхав автобусом у відрядження по Україні 17 жовтня пізно ввечері о 23.30, а повернувся 19 жовтня рано-вранці о 5.15. Не зважаючи на пізній виїзд та ранкове повернення, 17 та 19 жовтня включаються у строк відрядження, який становить - три дні (17, 18 та 19 жовтня). І працівникові слід виплатити добові за три дні. Якщо у день повернення з відрядження по Україні є потреба направити працівника у закордонне відрядження, то цей самий день має бути включено і до строку закордонного відрядження, за який працівник має право на «закордонні» добові. Нагадаймо, що відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ максимальний (неоподатковуваний) розмір добових по Україні дорівнює 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року (у 2024 році - 710 грн за кожний день відрядження). А для закордонних відряджень - не вище 80 євро за кожний день відрядження за офіційним курсом гривні до євро, встановленим НБУ.

Питання 5: про відрядження працівника на дистанційній роботі

? Одна з працівниць українського підприємства працює дистанційно з-за кордону (виїхала з України до Кракова на початку війни). Виникла необхідність відправити її у відрядження до Чехії. Чи вправі підприємство відправити працівницю у таке відрядження, і як його правильно оформити?

ВІДПОВІДЬ: На жаль, ПКУ нам тут не допоможе - подібні організаційні питання він не регулює. Тому ми маємо право звернутися до Інструкції № 59, норми якої, нагадаємо, обов'язкові для виконання лише державними органами та підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) бюджетним коштом. Щодо комерційних підприємств, використовувати Інструкцію № 59 можна як допоміжний документ, про що у своїх розʼясненнях неодноразово говорили податківці.

Отже, відповідно до п. 1 р. І Інструкції № 59 службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Тобто місце, звідки працівник виїжджає у відрядження, значення не має. І навіть якщо він працює дистанційно, фізично знаходячись поза межами України, то за наявності виробничої необхідності його може бути направлено у відрядження у будь-який населений пункт, що також знаходиться за межами України.

Якщо працівницю, що проживає у Кракові, направляють у відрядження до Чехії, керівник підприємства має видати звичайний наказ про відрядження, де необхідно вказати:

мету виїзду у відрядження;
службове завдання (за потреби);
пункт призначення (державу, місто, найменування приймаючої сторони);
строк відрядження;
джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження (тут мається на увазі, чи видає підприємство працівниці аванс на відрядження, чи за згодою працівника вона їде у відрядження власним коштом з подальшою компенсацією здійснених нею витрат).

Щодо звітування по відрядженню, то у разі дистанційної роботи працівниця може подати авансовий звіт в електронній формі. Про те, за яких умов вона має його складати, читайте докладно на нашому сайті у матеріалі: Подання авансового звіту: що треба знати роботодавцю.

Питання 6: про хворобу працівника у відрядженні

? Працівник виїхав у відрядження по Україні строком на 10 днів, але через два дні зателефонував на підприємство і повідомив, що захворів. Лягати у лікарню потреби не було, але й додому працівник одразу повернутися не зміг (йому було прописано постільний режим на декілька днів). Що робити підприємству у такій ситуації?

ВІДПОВІДЬ: В такому випадку радимо користуватись приписами Інструкції № 59 (п. 9 р. ІІ), оскільки ПКУ не містить норм, які допомогли б нам вийти з описаної ситуації.

Також важливе значення має перебіг хвороби працівника, тобто чи зможе він продовжувати виконання свого службового завдання після одужання, чи після певного покращення стану повернеться додому.

Варіант 1. Працівник повертається додому, не виконавши службове завдання повністю. Наприклад, працівник виїхав у відрядження 2 жовтня строком на 10 днів, а 4 жовтня повідомив роботодавця, що захворів і має протягом трьох днів виконувати приписи лікаря, що він і зробив. Проте 7 жовтня працівник знову звʼязався з підприємством і повідомив, що стан здоровʼя не дозволяє йому залишатися у відрядженні, і він повертається додому, що керівник підприємства погодив. Отже, 8 жовтня працівник повернувся. Подальше його лікування - то вже окрема історія, але щоб «закрити» невдале відрядження керівник має видати наказ про відкликання працівника з відрядження у звʼязку з хворобою, а працівник повинен повернути підприємству залишок невикористаного авансу, якщо його було видано, та документи, які підтверджують його витрати (на проїзд, проживання тощо).

Увага! Відповідно до п. 9 р. ІІ Інструкції № 59 за весь час хвороби у відрядженні працівник має право на витрати на проживання та добові, навіть якщо він не виконує службового завдання. Звичайно ж, тимчасова непрацездатність працівника має бути засвідчена листком непрацездатності, виданим у місці відрядження, на основі якого він отримає лікарняні, а от заробітна плата за дні хвороби у відрядженні йому не нараховується.

Варіант 2. Працівник одужує у відрядженні й повертається до виконання свого службового завдання.

Відмінність від Варіанта 1 полягає у тому, що керівник підприємства видає наказ про продовження строку відрядження у звʼязку з хворобою працівника і за потреби йому надсилаються або перераховуються на особову картку (якщо він не має корпоративної) додаткові кошти на покриття витрат у відрядженні, яке вимушено подовжилося.

Як SMARTFIN.UA допоможе в оформленні відряджень?

У калькуляторі відряджень можна автоматизувати розрахунок денної та середньоденної зарплати для працівників, враховуючи умови трудового договору та фактичні відпрацьовані дні.
Якщо працівник працює у відрядженні у свій вихідний день, можна виконати додаткові налаштування для нарахування подвійної оплати або надання додаткового дня відпочинку.
Система автоматично враховує години роботи у відрядженні в табелі обліку робочого часу та автоматично заповнює необхідні документи для оплати праці за цей період.
У бібліотеці кадрових документів можна сформувати наказ на відрядження з автоматичним заповненням тих даних, які зазначені в картці працівника.

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA не тільки спрощує оформлення відряджень, але й пропонує понад 35 функцій для автоматизації бухгалтерських розрахунків, кадрового обліку, подання звітності та ведення доходів і витрат ФОП. Хочете позбутися бухгалтерської рутини? Реєструйтесь і вже за мить вам відкриється безкоштовний триденний доступ до всіх функцій програми для тестування. Якщо потрібна допомога або презентація, наші консультанти завжди готові допомогти – просто натисніть "Замовити дзвінок" у своєму кабінеті!

*Податковий кодекс України.

**Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіна України від 13.03.98 р. № 59.

***Кодекс законів про працю України.