Как заполнить табель учета рабочего времени и почему важно его вести?

Табель учета рабочего времени рассматривается некоторыми работодателями как определенная формальность, необходимая только при проверках предприятия инспекторами Гоструда. Однако это один из важнейших первичных документов. И мы собираемся доказать этот тезис в сегодняшнем материале!

Во время его прочтения вы узнаете:

• Почему важно вести табель учета рабочего времени
• Кто обязан его вести
• Какую структуру имеет документ и как правильно его заполнять
• Как в табеле показать внутреннего совместителя
• Как учитывать время работника, работающего сменами
• Как часто составляется табель?
• Сколько хранить документ
• Какая ответственность за его отсутствие
• Как автоматизировать учет рабочего времени

Почему важно вести табель учета рабочего времени?

Как считаете, на основании какого документа работодатель должен начислять заработную плату работникам?

Начисление зарплаты должно производиться на основе табеля учета рабочего времени. Сначала формируем табель, и только на его основании рассчитываем заработную плату!

Ведение этого документа — обязанность работодателя при почасовой оплате труда, которая является самой распространенной системой оплаты в Украине. Именно табель позволяет корректно фиксировать и учитывать отработанное время, что критически важно для определения размера заработной платы.

Обязывает ли законодательство вести табель учета рабочего времени?

Прямого требования к ведению табеля в Кодексе законов о труде (КЗоТ) и Законе об оплате труда нет, но в ч. 2 ст. 30 Закона об оплате труда сказано:

"Владелец или уполномоченный им орган обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке."

На практике именно табель и является основным инструментом для такого учета.

Более того, это один из первых документов, которые захотят пересмотреть государственные органы во время проверок:

• Пенсионный фонд Украины (ПФУ) - для проверки правильности оформления больничных.
• Инспекторы Гоструда — для оценки соблюдения норм рабочего времени, сверхурочных часов, ночного труда и т.п.

Кто обязан вести табель учета рабочего времени?

Обязанность ведения табеля возложена на всех работодателей, включая физических лиц-предпринимателей (ФЛП), использующих труд наемных работников. Для этого предусмотрена типовая форма №П-5, утвержденная приказом Госкомстата №498 от 5 декабря 2008 года.

Загрузить бланк в формате PDF можно здесь.

Форма № П-5 содержит минимально необходимое количество показателей для учета времени и носит рекомендательный характер. То есть при необходимости вы можете адаптировать ее под собственные нужды.

Совет эксперта. Не сокращайте основные показатели, они содержат минимально необходимую информацию, но при необходимости добавляйте свои. Это не запрещено!

Структура и заполнение табеля

Табель учета рабочего времени состоит из титульного листа и табличной части. Титульный лист типовой формы № П-5 содержит следующие данные:

• информацию о работодателе;
• месяц, за который составляется табель;
• условные обозначения.

Условные обозначения используются для того, чтобы идентифицировать различные виды отработанного времени и обозначить причину отсутствия работника на работе (показать отпуска, больничные, простои и т.д.).

Табличная часть документа состоит из строк и графов.

• По строкам отмечается поименный перечень работников. На каждого работника в табеле в общем случае заполняют одну строчку.

Каждому работнику присваивается табельный номер. Для этого в табеле предусмотрена отдельная графа.

Совет эксперта. Если работник увольняется, его табельный номер желательно не присваивать другому работнику в течение следующих трех лет. Это защитит вас от путаницы в учете, особенно при проверках или анализе истории начислений. Оптимальным вариантом может стать либо уникальная система нумерации, либо привязка табельного номера к ИНН работника. Это обеспечит точность учета и упростит ведение документации.

• Графы делятся на левую и правую части.

Что содержится в левой части?

Здесь учитываем отработанное время каждого работника за каждый день месяца.

В шапке таблицы пронумерованы в две строки числа месяца: с 1 по 15 и с 16 по 31 число.

Соответственно, для каждого работника предусмотрено четыре строки: по две на каждую половину месяца.

В верхней ячейке строки проставляется количество отработанных часов рабочего времени.

А в нижней – условное обозначение вида рабочего времени.

Рассмотрим пример заполнения левой части табеля:

• Продавец-консультант Грищенко Инна отработала 8 обычных часов → в верхней ячейке проставляем "8", в нижней – "Р" (часы работы, предусмотренные колдоговором).
• Продавец непродовольственных товаров Ковалева Марина работает неполный день → в верхней ячейке проставляем "4", в нижней – "РС" (часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день).

Выходные дни остаются пустыми или прочерчиваются, для них специальное кодирование не предусмотрено.

За каждый вид неотработанного времени отвечают свои условные обозначения. Если, например, работник находится в основном ежегодном отпуске, обозначаем ячейку буквой "В", если на больничном - "ТН", если в отпуске без сохранения зарплати - "НА"".

Если работник – внутренний совместитель

Если работник работает по внутреннему совместительству, ему присваивается отдельный табельный номер, а его рабочее время учитывается в двух строках: для основного места работы и для совместительства.

Если работник работает по сменному графику и имеет суммированный учет рабочего времени

Если работник работает по сменному графику и имеет суммированный учет рабочего времени, в табеле важно правильно фиксировать часы работы, в том числе ночные, сверхурочные и праздничные смены. Учет ведется не по отдельным дням, а по учетному периоду (например, в течение месяца), в конце которого важно суммировать фактически отработанные часы и сравнивать их с установленной нормой.

Давайте для примера рассмотрим график с ночными, вечерними и сверхурочными часами, чтобы показать, как их отразить в табеле.

В верхней ячейке через слэш показываем количество часов, а в нижней ячейке так же из-за риска указываем буквенные условные обозначения.

Например, есть запись от 31 декабря, в табеле указано 4/2/2/4, буквы Р/РН/ВЧ/НУ.

Это значит, что работник работал 4 рабочих часа, и из них по 2 часа ночные и вечерние, и эти 4 часа были сверхурочными.

Поскольку это график с суммированным учетом рабочего времени, сверхурочными часами являются те, которые превышают норму за учетный период (например, месяц), поэтому такие часы показаны в конце месяца.

Интересен в табелировании выходов по такому графику момент, когда смена работника начинается в один день и заканчивается на следующий день. Вопрос, как табелировать такие рабочие часы: разбивать между смежными сутками или относить на день начала или конца смены?

Совет эксперта. Разбивайте часы между смежными сутками. Так как таким образом точнее фиксируется рабочее время за каждый день.

Что в правой части документа?

От правильности заполнения левой части табеля в разрезе дней зависит правильность их итогов в правой части. Итак, здесь мы указываем итоговые данные за месяц по каждому работнику.

Правая часть табеля тоже делится на два блока:

1) отработано за месяц дней и часов, с детализацией по типам отработанных часов;

2) всего неявок за месяц и их детализация по причинам, которые мы обозначали буквенными кодами в левой части табеля.

Как часто составляется табель?

Зарплату начисляем, как правило, раз в месяц, а выплачиваем – два раза в месяц. Отсюда возникает вопрос, сколько раз в месяц сочинять табель? Нужен ли табель за 1 половину месяца?

Если зарплата выплачивается дважды в месяц, то и табель учета рабочего времени нужно составлять два раза в месяц:

• Промежуточный – с 1 по 15 число (для выплаты зарплаты за первую половину месяца).
• Окончательный – за весь месяц.

Кстати, в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA промежуточный табель создается автоматически вместе с документом на выплату зарплаты за первую половину месяца. Чуть дальше расскажем больше об автоматизации табеля учета рабочего времени.

Сколько хранить табель?

Специалисты Минюста, Гоструда и Госархива (в соответствии с их письмами) считают, что в общем случае срок хранения табеля учета рабочего времени - 1 год. Хранить документ дольше никто не запрещает, а вот уменьшать срок хранения нельзя.

Совет эксперта. Храните табель в течение 3 лет (с учетом приостановки карантинных и военных сроков проверок), чтобы доказательства достоверного начисления зарплаты и избежать разногласий с контролирующими органами при проверке.

Ответственность за отсутствие табеля

Непосредственно штраф за отсутствие табеля не предусмотрен. Но его отсутствие может быть расценено как неведение (несоответствующее ведение) учета рабочего времени, т.е. прямое нарушение требования ч. 2 ст. 30 Закона об оплате труда.

Она предусматривает следующие санкции:

• штраф за первое нарушение – 1 МЗП (8000 грн в 2025 году);
• за каждое повторное нарушение – 2 МЗП (16 000 грн).

Кроме того, за неведение табеля учета рабочего времени предусмотрен административный штраф для должностных лиц предприятия в размере 510–1700 грн., за повторное нарушение – 1700–5100 грн.

Автоматизация учета рабочего времени в SMARTFIN.UA

В онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA табель учета рабочего времени формируется автоматически, так что вам не нужно вносить данные вручную. Все сведения о рабочем времени работников поступают непосредственно из их настроенных графиков работы.

В SMARTFIN.UA предусмотрены решения для разных вариантов графиков:

• 5-дневная и 6-дневная рабочая неделя уже настроены по умолчанию.
• Индивидуальные графики (неполное рабочее время, сменный график, суммированный учет и т.п.) строятся в несколько кликов с помощью инструмента Конструктор графиков.

Вам достаточно один раз настроить график работы и программа автоматически определит количество и типы часов, проставив их в табели.

Кроме того, в документ автоматически попадают данные о неотработанном времени. Например, если вы рассчитываете отпускные или больничные через соответствующий калькулятор, эта информация сразу отображается в табеле. На ее основании производится правильный расчет заработной платы.

Табель формируется как за весь месяц, так и за первую половину месяца.

Итак, если вы хотите автоматизировать учет рабочего времени, регистрируйтесь в SMARTFIN.UA уже сегодня и получите тестовый доступ к 35+ инструментам для:

• автоматизации начисления зарплаты;
• расчета отпускных и больничных, компенсации при увольнении, сумм налогов;
• представление отчетности за "себя" и работников
• формирование кадровых документов;
• учета доходов ФЛП и многое другое.

Автоматизируйте учет рабочего времени и забудьте о ручном заполнении табелей! Работайте без рутины и стресса в SMARTFIN.UA!