Зарегистрировались в SMARTFIN: с чего начать работу? Пошаговый гайд. Часть 1

После регистрации в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN у многих пользователей возникает вполне практический вопрос: с чего начать работу в программе? Какие шаги стоит пройти в первую очередь, какие настройки выполнить и на что обратить внимание, чтобы работать быстро и уверенно.

SMARTFIN – это не набор отдельных модулей, а единая среда для ведения учета, начисления зарплаты, работы с кадровыми документами и подачи отчетности. Именно поэтому на старте важно правильно настроить систему: это поможет сразу выстроить удобный рабочий процесс и в дальнейшем использовать возможности сервиса максимально эффективно.

Сразу отметим, что SMARTFIN – это облачное решение: программу не нужно устанавливать на компьютер или ноутбук, а все данные всегда остаются под рукой. Вход в рабочий кабинет осуществляется по логину и паролю. Все новые функции появляются в программе автоматически, как и показатели, влияющие на расчеты: ставки налогов, минимальная заработная плата, прожиточный минимум и т.д.

В первой части гайда рассмотрим базовые шаги после регистрации в SMARTFIN:

• создание карточки организации;
• заполнение основных данных;
• добавление банковских счетов;
• базовую логику начала работы в системе.

Шаг 1. Создание карточки организации

Работа в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN начинается с создания карточки организации. Именно в рамках организации ведется учет, начисляется заработная плата, формируются документы и отчетность.

В SMARTFIN можно вести неограниченное количество организаций в одном рабочем кабинете. Это особенно удобно для бухгалтеров-аутсорсеров и бухгалтерских компаний, ведь все клиенты находятся в одной среде, а между организациями можно быстро переключаться.

Также в системе можно гибко настраивать доступы. Например, бухгалтерская фирма может предоставить бухгалтеру А доступ к одним организациям, бухгалтеру Б – к другим и таким образом распределить между ними клиентов. К этому вопросу подробнее вернемся в отдельном материале о настройке доступов.

Создать организацию можно несколькими способами (через кнопку «Добавить организацию» в верхней части рабочего кабинета):

• вручную;
• автоматически по коду ЕГРПОУ;
• через КЭП из кабинета налогоплательщика.

Автоматическое создание карточки организации значительно ускоряет начало работы, поскольку часть данных подтянется в систему автоматически. В то же время и ручное заполнение карточки не занимает много времени.

В карточке организации необходимо заполнить ключевые данные:

• организационно-правовую форму (юридическое лицо, ФЛП или самозанятое лицо);
• код ЕГРПОУ или ИНН;
• полное название;
• статус плательщика НДС (при наличии).

При создании карточки в первую очередь обращайте внимание на поля, отмеченные красными звездочками, которые являются обязательными.

Но стоит помнить: чем полнее заполнена карточка организации, тем больше данных затем автоматически будет подставляться в документы, а значит — тем меньше рутинной работы останется в дальнейшем.

Шаг 2. Заполните основные данные организации

После сохранения основной информации в карточке организации появляются дополнительные вкладки, которые также стоит заполнить:

• адреса (юридический, фактический, почтовый);
• контактные лица;
• систему налогообложения;
• банковские счета;
• интеграции и учетную политику.

Все эти данные система в дальнейшем будет использовать при формировании отчетности, кадровых документов и платежных документов. Именно поэтому их лучше внести сразу, а не возвращаться к этому позже.

Фактически карточка организации – это основа всей дальнейшей работы в SMARTFIN. От того, насколько корректно и полно она заполнена, зависит не только удобство формирования документов, но и точность расчетов, автоматичность подстановки данных и скорость работы в системе.

Шаг 3. Добавьте банковские счета

На следующем этапе необходимо добавить банковские счета организации или предпринимателя – гривневые и, при необходимости, валютные.

Если организацию создавать через КЭП из кабинета налогоплательщика, данные о банковских счетах ФЛП подтягиваются автоматически.

Для валютных счетов не забудьте установить галочку «Автоматическое обновление курса». Это важно для корректного отображения валютных операций и дальнейшего учета доходов.

Добавление банковских счетов на старте позволяет без лишних задержек переходить к импорту банковских выписок, работе с платежами и дальнейшему ведению учета в системе.

Именно эти счета в дальнейшем будут использоваться для импорта банковских выписок и формирования учета доходов.

Что дальше?

После создания организации, заполнения основных данных и добавления банковских счетов можно переходить непосредственно к работе с документами и учетом.

Дополнительную информацию по этим этапам можно просмотреть в Базе знаний.

В следующей части гайда подробно рассмотрим, как в SMARTFIN строится учет ФЛП: от создания счетов и первичных документов до формирования декларации и уплаты налогов.

Если вы еще не зарегистрировались, но хотите быстро настроить учет и работать без ручных расчетов, зарегистрируйтесь в SMARTFIN!

Здесь вы сможете вести учет ФЛП, формировать документы, начислять зарплату и подавать отчетность в одной среде – без дублирования данных и лишней рутины.

Регистрируйтесь, создавайте организацию и настраивайте базовые параметры – это займет всего несколько минут, но значительно упростит дальнейшую работу.

Об учете ФЛП, расчете заработной платы и кадровом учете – во второй и третьей части гайда.