Зарегистрировались в SMARTFIN: как ведется учет ФЛП? Пошаговый гайд. Часть 2

У большинства ФЛП учет выглядит как набор отдельных процессов: счета – в одном месте, банк – в другом, отчетность – отдельно. В SMARTFIN эти процессы объединены в одну систему: от выставления счета клиенту до формирования декларации и уплаты налогов. Это означает, что большинство операций в системе выполняются автоматически: без дублирования данных и ручных расчетов.

SMARTFIN охватывает весь цикл работы ФЛП: от первичных документов и банковских операций до отчетности и уплаты налогов.

Рассмотрим последовательно, как строится учет в системе. Скрины и пошаговые алгоритмы настроек также доступны в нашей Базе знаний – приглашаем ознакомиться.

Шаг 1: Создание счетов, актов и накладных

Учет ФЛП в SMARTFIN начинается с первичных документов: счетов, актов выполненных работ, расходных накладных и других документов для клиентов.

Работа с документами строится по логике реального бизнес-процесса:

• создается счет клиенту;
• клиент его оплачивает;
• оплата попадает в банковскую выписку;
• на основании счета формируется акт или накладная;
• данные автоматически попадают в учет доходов – без ручного переноса и риска ошибок.

В системе можно:

• создавать счета;
• формировать акты выполненных работ и расходные накладные;
• формировать договоры;
• отправлять документы клиентам;
• подписывать их через ЭДО;
• хранить данные в одном месте.

SMARTFIN позволяет работать без разрывов между этапами: от создания документа до формирования отчетности. Данные не нужно дублировать вручную, так как они автоматически передаются между документами, банком и учетом.

Шаг 2: Настройка импорта банковских выписок и Z-отчетов

После того как вы выставили счет, следующий логический шаг – получение оплаты. Именно в этот момент в работу включается банк – через банковские операции система "понимает", что доход фактически получен, и отражает его в учете.

В SMARTFIN учет ФЛП строится на основе банковских операций и данных из РРО/ПРРО, поэтому важно сразу настроить импорт выписок и Z-отчетов.

Это позволяет автоматически переносить данные о поступлении средств в систему без ручного ввода и обеспечивает корректное заполнение Книги учета доходов.

Работа с банком:

Перед настройкой импорта убедитесь, что в карточке организации созданы все необходимые счета: гривневые и валютные.

В разделе «Интеграции» можно настроить прямую связь с банками (ПриватБанк, monobank, ПУМБ). В таком случае банковские выписки будут подгружаться автоматически.

Если вашего банка нет в перечне, выписки можно загружать вручную. Программа поддерживает импорт выписок из более чем 19 банков. Загрузка осуществляется в меню СРЕДСТВА – Клиент-банк.

После импорта выписки программа автоматически:

• определяет доход ФЛП;
• выделяет комиссию эквайринга из назначения платежа;
• подтягивает курс НБУ для валютных операций;
• формирует записи для Книги учета доходов;
• позволяет быстро сформировать декларацию ФЛП.

Фактически после настройки импорта банковских выписок учет доходов ФЛП в системе в значительной степени автоматизируется.

Импорт Z-отчетов из ПРРО

Если предприниматель использует ПРРО, можно настроить импорт Z-отчетов. Это позволяет автоматически отражать розничную выручку и не вводить данные вручную.

SMARTFIN поддерживает интеграции с популярными ПРРО, в частности Checkbox, Cashalot и Вчасно Каса. После настройки интеграции Z-отчеты будут автоматически поступать в систему и учитываться в учете доходов.

Совет: Рекомендуем настроить импорт банковских выписок и Z-отчетов сразу после создания организации. Это позволит вести учет доходов автоматически и избежать ручного ввода операций в будущем.

Шаг 3: Создание и заполнение Книги учета доходов ФЛП

После настройки импорта банковских выписок и Z-отчетов система уже получает все данные о поступлении средств. Следующий шаг – формирование Книги учета доходов ФЛП.

В SMARTFIN книга формируется автоматически на основании данных, которые уже есть в системе: банковских выписок, валютных поступлений и кассовых документов. Это позволяет избежать ручного подсчета доходов и ошибок при заполнении декларации.

Книга создается в меню «Книга доходов». При создании необходимо выбрать:

• систему налогообложения;
• группу единого налога (при необходимости);
• период, с которого ведется учет.

Важно: книга формируется на календарный год, поэтому каждый год необходимо создавать новый документ. Если ФЛП меняет систему налогообложения или группу единого налога в течение года, необходимо создать новую книгу с даты такого перехода.

Варианты ведения книги

В SMARTFIN книгу учета доходов можно вести в двух режимах:

• помесячно – стандартный вариант в соответствии с требованиями налоговой;
• поденно – для более детального внутреннего учета.

В большинстве случаев используется помесячный вариант, когда доход отражается общей суммой за месяц.

Заполнение книги доходов

Книга заполняется автоматически на основании:

• банковских выписок (безналичные поступления);
• валютных операций;
• кассовых документов (данные из Z-отчетов);
• других операций, внесенных в систему.

Для заполнения достаточно выбрать период и добавить данные из соответствующих источников – система автоматически распределит операции по месяцам и сформирует итоги.

Если на счет поступают средства, которые не являются доходом предпринимателя (например, перевод с другого собственного счета), такие суммы не включаются в доход, но отображаются в отдельном разделе книги. Это особенно важно для предотвращения ошибок в декларации и объяснения разницы между фактическим движением средств и налогооблагаемым доходом ФЛП.

Итоги и подготовка декларации

Структура книги сразу соответствует структуре декларации плательщика единого налога. Система автоматически формирует все необходимые данные – без дополнительных действий с вашей стороны:

• итог за месяц;
• итог за квартал;
• итог за полугодие;
• итог за 9 месяцев;
• итог за год нарастающим итогом.

Контроль лимита дохода

В книге также отображается:

• годовой лимит дохода;
• остаток до лимита;
• уведомление о превышении.

Это позволяет предпринимателю контролировать свой доход в течение года и своевременно реагировать при приближении к предельной сумме.

После заполнения книгу можно сохранить, распечатать или экспортировать в PDF. Такой файл используется для внутреннего контроля или предоставляется на проверку при необходимости.

Таким образом, после настройки импорта выписок и заполнения книги система автоматически готовит все данные для формирования декларации и уплаты налогов.

Шаг 4: Формирование налоговой декларации ФЛП

После заполнения Книги учета доходов система уже имеет все необходимые данные для формирования декларации. Следующий шаг – создание декларации плательщика единого налога.

В SMARTFIN декларация формируется автоматически на основании данных книги доходов, так как все показатели рассчитываются нарастающим итогом.

Для формирования декларации необходимо выполнить всего несколько шагов:

• выбрать период отчетности;
• проверить суммы дохода;
• сформировать документ;
• подписать и подать отчетность в ГНС прямо из рабочего кабинета.

Перед подачей декларации проверьте:

• сумму дохода за период;
• правильность определения группы единого налога;
• начисление ЕСВ;
• наличие переплат или задолженности по налогам.

После подписания декларации система позволяет сразу сформировать платежные документы для уплаты налогов.

Шаг 5: Формирование платежных документов и уплата налогов

После формирования и подачи декларации следующий этап – уплата налогов.

В онлайн-бухгалтерии SMARTFIN можно автоматически сформировать платежные документы на уплату основных налогов:

• единого налога;
• ЕСВ;
• военного сбора (при необходимости);
• других налогов и сборов.

Реквизиты для уплаты могут подтягиваться автоматически через интеграцию с электронным кабинетом налогоплательщика, что позволяет избежать ошибок и не проверять их вручную.

Сформированные платежные документы можно:

• экспортировать в клиент-банк;
• загрузить в формате PDF;
• использовать для дальнейшей оплаты налогов.

Таким образом, в SMARTFIN весь цикл учета ФЛП – от выставления счета до уплаты налогов – выполняется в одной рабочей среде. Без дублирования данных, без ручных расчетов и без хаоса в учете – все процессы работают как единая система.

Описанные выше шаги относятся к предпринимателям, которые ведут учет доходов и подают отчетность как ФЛП. Если же у предпринимателя или предприятия есть наемные сотрудники, в программе можно вести кадровый учет, учет рабочего времени, начислять заработную плату и формировать кадровые документы. В следующей части рассмотрим, с чего начать работу с зарплатой и кадровыми процессами.

И также напомним, что в предыдущей части мы рассказали о базовых настройках, необходимых для начала работы в системе.

Если вы еще не работаете в SMARTFIN, попробуйте пройти этот процесс на практике: от создания счета до формирования декларации это занимает всего несколько минут. Зарегистрируйтесь и настройте учет один раз – и дальше система будет автоматически выполнять большинство рутинных операций за вас.

После настройки учета ФЛП в SMARTFIN большинство пользователей больше не возвращаются к ручному учету и Excel-таблицам.