Отчетный период без авралов: 6 шагов к спокойной работе бухгалтера

Закрывать отчеты посреди ночи — не норма. Выбирать между выходными с близкими и первичными документами — тоже. Накануне Дня бухгалтера мы решили поднять эту тему не ради «красного словца». Мы хотим обратить внимание на главное: ночные авралы, рабочие «пожары» и «горящие» дедлайны — это не особенности профессии и не карма бухгалтера. Это симптом того, что процессы держатся на вашем личном героизме и ответственности, а не на системе.

Хорошая новость заключается в том, что у авралов есть вполне конкретные организационные причины. И каждую из них можно успешно устранить.

В этой статье рассмотрим шесть шагов, которые помогут превратить отчетный период из постоянного стресса в управляемый процесс.

Никакой магии! Только календарь, дисциплина в работе с документами и автоматизация того, что не должно рассчитываться вручную. Полностью избежать пиковых нагрузок в бухгалтерии невозможно, но разница между напряженным рабочим днем и регулярными ночными авралами почти всегда заключается в том, насколько грамотно организованы процессы.

Шаг 1. Важные сроки — в календаре, а не в памяти

Одна из главных причин всех авралов — дедлайны, которые «живут в голове». Хорошая память — это прекрасно, но она не всегда защищает от форс-мажоров. Внезапный больничный, новый клиент со специфическим запросом, несколько параллельных задач — и риск пропустить важный срок заметно возрастает.

Что стоит сделать:

• Составьте календарь отчетности на полгода: со всеми датами подачи отчетов и уплаты налогов по каждому клиенту или организации.
• Настройте напоминания за неделю до дедлайна, а не в последние дни перед ним.
• Просматривайте календарь каждый понедельник: 10 минут в начале недели экономят часы в конце месяца.

Кстати, пользователям SMARTFIN не приходится составлять календарь отчетности вручную. Календарь отчетных дат с напоминаниями уже встроен в рабочий кабинет. Сервис сам подскажет, что и когда нужно подать, учитывая систему налогообложения каждой организации.

Шаг 2. Обрабатывайте первичные документы в день их получения, а не «перед отчетом»

Гора необработанной первички, отложенной «на потом», — еще одна причина сидеть за ноутбуком в нерабочее время. Если все цифры уже есть, отчет составляется быстро. А если их нет — начинаются поиски документов, сверки, уточнения, звонки клиентам и работа до поздней ночи.

Что стоит сделать:

• Обрабатывайте документы в день их получения или, самое позднее, на следующий рабочий день. Пусть это станет вашим железным правилом.
• Договоритесь с клиентами о графике передачи документов. Например, отправлять их каждый понедельник, а не приносить стопки бумаг накануне дедлайна.
• Автоматизируйте ввод данных: информацию из банковских выписок, актов и накладных не стоит переносить вручную.

Автоматическая загрузка выписок и работа с первичными документами в SMARTFIN избавляют бухгалтера от самой трудоемкой части этой работы — рутинного переноса данных.

Шаг 3. Распределяйте нагрузку в течение месяца

Часто авралы возникают не только из-за большого объема работы. Иногда проблема заключается в том, что множество одинаково важных задач откладываются на последнюю неделю. Если заранее распределить их в течение месяца, отчетный период перестанет быть гонкой с дедлайнами.

Попробуйте разделить месяц на три логических этапа:

• Первая декада месяца: обрабатывайте первичные документы за предыдущий период, проводите сверку остатков и проверяйте реквизиты новых контрагентов.
• Вторая декада: выполняйте предварительный расчет налогов, уточняйте спорные вопросы с клиентами и готовьте основную часть данных для будущих отчетов.
• 20-е числа: спокойно составляйте и подавайте отчеты на основе данных, которые были подготовлены заранее. Без ночных «раскопок».

Когда к отчетной неделе остаются только финальные действия, авралу попросту неоткуда взяться.

Шаг 4. Автоматизируйте всё, что рассчитывается по формулам

Зарплата, ЕСВ, НДФЛ, военный сбор, единый налог ФЛП — всё это рассчитывается по четким и стабильным правилам. Ручная работа здесь не создает дополнительной ценности, а лишь увеличивает риск ошибок, опечаток и потери времени. А исправлять их потом придется через уточняющие отчеты. Это точно не то, на что хочется тратить свои вечера.

Что стоит сделать:

• Передайте типовые расчеты специализированным сервисам: начисление зарплаты, больничных, отпускных и налогов ФЛП отлично поддается автоматизации.
• Оставьте за собой только проверку и принятие решений в нестандартных ситуациях. Именно здесь требуется высокая квалификация бухгалтера, а не при умножении ставок на калькуляторе или в Excel.

На этом этапе SMARTFIN возвращает бухгалтерам часы, а иногда и целые дни жизни. Расчет заработной платы, больничных и отпускных выполняется в несколько кликов, а отчеты формируются автоматически на основе уже внесенных в систему данных. То, что раньше занимало полдня, теперь выполняется за считанные минуты.

Шаг 5. Установите правила коммуникации с клиентами и руководством

Как часто в течение рабочего дня вам поступают «сверхсрочные» запросы: «быстренько подготовить справку», «прямо сейчас оформить отпуск» или «срочно посмотреть цифру»? Каждое такое отвлечение заставляет переключаться между задачами, искать информацию, заново собираться с мыслями и менять приоритеты. В результате запланированный на день объем работы остается невыполненным, а важные задачи переносятся на вечер или выходные.

Что стоит сделать:

• Озвучьте клиентам четкие сроки для запросов. Например: первичные документы для текущей отчетности принимаются до 10-го числа, а несрочные вопросы рассматриваются в специально отведенные дни.
• Выделите фиксированное время для небольших задач. Возьмите за правило: подготовкой справок, выписок и консультациями вы занимаетесь, например, по вторникам и четвергам с 14:00 до 16:00. Так небольшие запросы не будут дробить весь рабочий день.
• Включайте режим «Не беспокоить» в отчетную неделю. Предупредите руководство и клиентов, что в этот период вы сосредоточены исключительно на отчетности. И это не прихоть, а необходимое условие качественной и внимательной работы.

Шаг 6. Закладывайте время на форс-мажоры

Перестала работать электронная подпись, «лег» Электронный кабинет ГНС, банк задержал платеж — это классика отчетного периода. Технические сбои невозможно предусмотреть, но вполне реально сделать так, чтобы они не превращались в катастрофу и не становились причиной лишнего стресса.

Что стоит сделать:

• Установите собственный внутренний дедлайн. Планируйте работу так, будто официальный срок наступает на 2–3 дня раньше.
• Оставляйте свободные окна в рабочем календаре. Не планируйте новых, сложных или дополнительных задач на последние дни отчетного периода. Это время должно стать вашим запасом прочности.

Если всё пройдет спокойно, вы получите несколько свободных дней без спешки. А если что-то пойдет не по плану, у вас будет достаточно времени, чтобы решить проблему без нервов и ночных смен.

Спокойный отчетный период — это система, а не удача

Ни один из этих шести шагов не требует сверхусилий — нужна лишь последовательность: календарь вместо памяти, своевременная обработка первичных документов, равномерное распределение нагрузки, автоматизированные расчеты, понятные правила коммуникации и запас времени на форс-мажоры. Лучше всего они работают вместе. Именно система, а не героизм, позволяет завершать отчетный период без ночных авралов, возвращает бухгалтеру вечера, выходные и отпуска.

Мы верим, что спокойная работа без лишней рутины возможна. Именно поэтому мы создаем SMARTFIN.

Если вы хотите делегировать системе календарь отчетности, типовые расчеты и часть работы с документами, SMARTFIN поможет это сделать.

В честь Дня бухгалтера дарим праздничный промокод SPOKIY на скидку 16%. Он действует до 31 июля включительно для новых и действующих пользователей при оплате на любой период и независимо от количества организаций в рабочем кабинете. Активируйте его на странице оплаты.

А если вы еще не пользуетесь SMARTFIN, зарегистрируйтесь и убедитесь, что отчетный период может проходить без ночных авралов, а ваши вечера могут принадлежать вам, а не работе.

С праздником, уважаемые бухгалтеры!

И спасибо вам за работу, без которой невозможен ни один успешный бизнес.