Как подготовиться к проверке Гоструда: пошаговая инструкция для работодателей
Не стоит ждать визита инспектора из Госслужбы по труду, чтобы выявить ошибки. Подготовьтесь заранее! Наша пошаговая инструкция поможет избежать штрафов, сохранить спокойствие и уверенно пройти проверку.
- Виды проверок Госинспекции по труду
- Основания и порядок проведения проверок
- Действия работодателя во время проверки
- Документы и направления, подлежащие проверке
- Ошибки, которые работодатели совершают чаще всего
- Ответственность работодателя в случае нарушения трудового законодательства
- Как SMARTFIN помогает подготовиться к проверке Госинспекции по труду?
Государственная служба Украины по вопросам труда (Госинспекция по труду) осуществляет контроль за соблюдением законодательства о труде всеми работодателями — как юридическими, так и физическими лицами, использующими наемный труд, независимо от формы собственности и вида деятельности.
Основная цель таких проверок — выявление нарушений трудового законодательства, в частности относительно официального оформления трудовых отношений и законности их прекращения.
Виды проверок Госинспекции по труду
1. Плановые проверки
Плановые проверки осуществляются инспекторами Госинспекции по труду в соответствии с годовым планом, который утверждается органом государственного контроля. Этот план публикуется не позднее 1 декабря года, предшествующего плановому. На 2025 год соответствующий документ оформлен Приказом Госинспекции по труду №200 от 29.11.2024 года.
2. Комплексные проверки
Если предприятие попало одновременно в планы нескольких контролирующих органов, проверки могут быть объединены в одну — комплексную, которая охватывает все направления деятельности и проводится совместно различными инспекционными органами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во время военного положения действует мораторий на проведение плановых мероприятий государственного контроля, поэтому работодателям, попавшим в перечень на плановую проверку, в настоящее время ничего не угрожает.
3. Внеплановые проверки
Внеплановые мероприятия могут проводиться даже в период военного положения — при наличии определенных законом оснований (ст. 16 Закона Украины №2136 "Об организации трудовых отношений в условиях военного положения"). Они касаются следующих вопросов:
- Выявление неоформленных трудовых отношений;
- Соблюдение требований законодательства при увольнении работников;
- Выполнение норм по охране труда и трудовым гарантиям.
Основания и порядок проведения проверок
Общие основания для проверок определены п. 5 Порядка КМУ от 21.08.2019 №823 "О осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства о труде".
Продолжительность проверок:
Продолжительность проверок зависит от размера бизнеса. Для обычных предприятий – не более 10 рабочих дней. Для субъектов микро- и малого предпринимательства – до 2 рабочих дней.
Регламент проверок достаточно четкий и осуществляется при соблюдении следующих требований:
- О запланированной проверке Госинспекция уведомляет заранее — письмо направляется на юридический и электронный адрес предприятия.
- Уведомление обязательно должно содержать: список лиц, осуществляющих проверку, дату начала и окончания мероприятия, тип мероприятия, форму проведения и предмет проверки.
- Во время проверки инспекторы имеют право требовать любые документы, касающиеся причины проверки и предусмотренные законодательством. Однако изымать оригиналы документов они не имеют права.
- По окончании проверки составляется акт, в котором фиксируются результаты. Если выявлены нарушения — выдается предписание с требованием их устранить.
- Предписание об устранении — обязательно к выполнению. Его невыполнение или игнорирование отдельных пунктов влечет повторную проверку и грозит штрафами — как для предприятия, так и для руководителя.
- Работодатель имеет право обжаловать предписание, если считает действия инспектора необоснованными или нарушающими его права. Это можно сделать в административном порядке или через суд.
Обратите внимание! Только на период действия военного положения предусмотрены некоторые послабления для работодателей: если работодатель устранит все выявленные нарушения в установленный срок — штрафные санкции могут не применяться. Это предусмотрено ст. 16 Закона Украины №2136.
Действия работодателя во время проверки
Чтобы проверка Госинспекции по труду прошла без лишнего стресса, рекомендуем работодателям придерживаться простого алгоритма:
- Назначьте ответственное лицо, которое будет сопровождать проверку от имени работодателя.
- Проверьте документальное основание для проведения проверки. Попросите у инспектора направление на проверку и служебное удостоверение. Убедитесь, что он указан в списке уполномоченных лиц в направлении.
- Предоставьте инспектору журнал проверок для внесения необходимой информации.
- Организуйте рабочее место. Отдельное рабочее место для инспектора поможет избежать вмешательства в рабочий процесс и снизит контакт с сотрудниками (особенно важно при проверке на месте).
- Подготовьте копии необходимых документов согласно письменному запросу. Все копии следует заверить должным образом.
- Задокументируйте передачу документов, требуемых инспектором, оформив акт приема-передачи.
- Ознакомьтесь с актом проверки по ее завершению. Проверьте содержание документа. При наличии замечаний — оформите их письменно.
- Обжалуйте при необходимости. Если выявлены нарушения в действиях инспектора или выводах, вы можете подать жалобу или обратиться в суд.
- И главное — сохраняйте спокойствие. Даже если выявлены нарушения, у вас есть право на их исправление и защиту. Соблюдайте процедуру — и всё будет хорошо!
Документы и направления, подлежащие проверке
Чтобы подготовиться к проверке Госинспекции по труду, работодателю следует сосредоточиться на 3 базовых блоках кадровых вопросов:
Прием на работу
При оформлении работника работодатель обязан собрать пакет документов и соблюдать требования трудового законодательства.
Вот полный их перечень:
- Заявление работника о приеме на работу.
- Пакет документов, определенный законодательством как обязательный для приема на работу: копии паспорта, РНОКПП, трудовая книжка или выписка из реестра застрахованных лиц, воинский учет (для военнообязанных).
- Распорядительные и кадровые документы: приказ о приеме на работу, письменный трудовой договор (обязателен в случаях, предусмотренных ст. 24 КЗоТ), уведомление в налоговую инспекцию о приеме работника.
- Личная карточка формы П2 и сформированное личное дело.
- Подтверждение информирования работника о режиме работы, условиях труда, правах и обязанностях (в соответствии со ст. 29 КЗоТ).
Обратите внимание: документы воинского учета могут проверяться не только ТЦК, но и инспекторами по труду. Подробнее об алгоритме приема на работу — писали в одном из предыдущих материалов.
Отпуска
Оформление отпусков — одно из ключевых направлений, на которое обращают внимание при проверке. Чтобы избежать нарушений, следует иметь в порядке все необходимые документы:
- Ежегодные отпуска по графику: утвержденный график отпусков + письменное уведомление работника за 14 дней до начала отпуска + приказ на отпуск + заявление (по ситуации).
- Ежегодные отпуска вне графика: заявление на отпуск + приказ на отпуск.
- Дополнительные отпуска: приказ на отпуск + заявление + документы, подтверждающие право на определенный вид отпуска.
- Отпуска без сохранения зарплаты: заявление + приказ на отпуск.
Увольнение
Еще один ответственный этап, который требует четкого соблюдения процедуры. Любая ошибка в датах, документах или расчетах может обернуться штрафом. Вот алгоритм и документы, которые должны быть у работодателя:
- Заявление работника на увольнение.
- Приказ на увольнение с ознакомлением + копия приказа, заверенная и выданная работнику в день увольнения.
- Уведомление о начисленных и выплаченных суммах, выданное работнику в день увольнения.
- Запись в бумажной трудовой книжке (если она хранится по месту работы) и ее выдача под подпись в книге учета движения трудовых книжек.
- Личная карточка работника с записью об увольнении и подписями.
- Полный расчет: выплата зарплаты за отработанный период и компенсации за неиспользованные отпуска — в день увольнения.
- Уведомление в ПФУ об увольнении — для предприятий со статусом критической инфраструктуры.
- Уведомление в ТЦК в установленные сроки, если работник — военнообязанный.
Кроме основных кадровых документов, инспектор Госинспекции по труду обычно проверяет и дополнительную документацию, подтверждающую организацию трудового процесса. В частности:
- Штатное расписание;
- Табели учета рабочего времени (за определенный период);
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Коллективный договор (при наличии);
- Расчетные ведомости по зарплате;
- Акты выполненных работ;
- Документы, связанные с гражданско-правовыми договорами (в том числе подтверждение расчетов).
Совет: убедитесь, что вся документация хранится в упорядоченном виде, легко доступна и подписана ответственными лицами.
Ошибки, которые работодатели совершают чаще всего
- Допуск работника к работе без подачи работодателем уведомления в Государственную налоговую службу о его приеме на работу (расценивается как использование неоформленных трудовых отношений, что влечет за собой штрафные санкции).
- Некорректное разграничение между трудовым договором и гражданско-правовым соглашением: в частности, если в ГПД предусмотрены отпуска, регулярная оплата труда или регламентированный рабочий день (это расценивается как выполнение работы без должного оформления трудовых отношений, следовательно, работодатель может быть привлечен к ответственности).
- Невыполнение условий трудовых договоров.
Ответственность
За нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная: штрафы на юридическое лицо или ФЛП (ст. 265 КЗоТ), административная ответственность должностных лиц (ст. 41 КУоАП).
- Уголовная: в случае нарушений трудового законодательства, которые квалифицируются как «грубые», должностные лица могут нести уголовную ответственность.
Подробный перечень нарушений и штрафов для удобства выделен в отдельное приложение, которое можно скачать!
Как SMARTFIN помогает подготовиться к проверке Госинспекции по труду?
SMARTFIN — это ваш надежный помощник в кадровом учете, который значительно упрощает подготовку к проверкам.
С помощью программы вы сможете собрать полный пакет необходимых документов — в несколько кликов. Всё упорядочено, актуально и готово к подаче инспектору.
SMARTFIN позволяет:
- формировать приказы о приеме, переводе, увольнении;
- создавать заявления, трудовые договоры, личные карточки;
- подавать уведомления в налоговую инспекцию;
- строить графики отпусков, формировать табели учета рабочего времени;
- получать итоговые ведомости начислений и выплат.
! Все документы — под рукой, в правильной форме и с возможностью редактирования или печати.
! Шаблоны автоматически обновляются в соответствии с действующим законодательством — КЗоТ, Налогового кодекса, постановлений КМУ.
! Вы всегда работаете с актуальными документами, которые соответствуют требованиям проверки.
! SMARTFIN не только упорядочивает ваши кадровые документы, но и минимизирует риски штрафов благодаря автоматизации.
Хотите попробовать? Регистрируйтесь сегодня и получите 3 дня бесплатного доступа к 35+ функциям и сервисам!
Никаких обязательств — просто проверьте, насколько это удобно. А если возникнут дополнительные вопросы, наша «живая» и дружелюбная техническая поддержка всегда готова помочь!