ДСТУ 4163:2020. Как оформляются основные реквизиты в приказах SMARTFIN.UA

Реквизит

Требования

Название организации

• наименование автора документа должно соответствовать полному наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице;
• наименование печатается БОЛЬШИМИ буквами;
• можно печатать полужирным прямым шрифтом;
• если в уставе (положении о юридическом лице) есть официальное сокращенное наименование, нужно указывать и его,
• сокращенное наименование на продольном бланке указывается отдельной строкой в центре; его можно указывать как в скобках, так и без них;

Печать в документах наименование юридического лица полужирным или обычным шрифтом, указывать сокращенное наименование в скобках или без скобок, юрлицо определяет самостоятельно и фиксирует выбранный вариант в инструкции по делопроизводству.

Название документа

• печатается БОЛЬШИМИ буквами - ПРИКАЗ;
• печатается полужирным прямым шрифтом с разрежением на 3 пункта;
• выравнивание по центру;

Оформление дат

Стандарт различает термины «дата документа» и «дата в документе»:

• дата документа - это дата подписания, утверждения, принятия, регистрации или составления документа;
• дата в документе - это дата определенного события, нормативного акта, о которых есть упоминание в документе.

Дату можно оформлять цифровым или словесно-цифровым способом:

• цифровой способ - элементы даты указываются арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляется двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится;
• словесно-цифровой способ - указывается:

1. число месяца двумя цифрами - если месяц содержит одну цифру, добавляется ноль;
2. месяц - словами;
3. год - четырьмя цифрами. Добавляется слово «року» или сокращенный вариант «р.».

В разных реквизитах одного документа дату теперь можно оформлять как словесно-цифровым способом, так и цифровым.

Совет!

Употреблять словесно-цифровой способ дать в реквизите «Текст». Так будет соблюдена норма ДСТУ 4163:2020 о том, что в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, для дат применяют словесно-цифровой.

Место составления:

• указывается на всех документах, кроме писем;
• указывается на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» или «Регистрационный индекс документа»;
• должен соответствовать наименованию населенного пункта в соответствии с ГК 014-97 «Классификатор объектов административно-территориального устройства Украины» (КОАТУУ).

Регистрационный номер (номер документа):

Составляющие реквизита «Регистрационный индекс»: порядковый номер документа в пределах группы документов, регистрирующих + индекс

Требование о правосторонней косой черте - новое. Предыдущая версия стандарта ДСТУ 4163:2020 НЕ регламентировала, как отделять составляющие регистрационного индекса. По сложившейся практике для отделения частей регистрационного индекса приказов по кадровым вопросам использовали дефис и косую черту (№ 123-к / тр или № 123-к / тм для отделения частей индекса). Теперь ДСТУ 4163:2020 четко говорит о правосторонней черте.

Добавлять ли индексы и какие именно, предприятие решает самостоятельно. Регистрационный индекс может содержать только порядковый номер соответствующей учетной форме — 1, 2, 3…

Можно использовать индексы и буквенные обозначения, соответствующие вопросам деятельности. Например, для приказов по кадровым вопросам:

• длительного (75 л.) хранения — к/тр (приказ № 125/к/тр);
• временного (5 л.) хранения — к/тм (приказ № 221/к/тм).

Заголовок к тексту

• печатается без отступа от границы левого поля;
• можно печатать полужирным прямым шрифтом;
• должен быть коротким и грамматически согласованным с названием документа
• должен точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?», «что?», «кого?»
• максимальная длина строки заголовка - 73 мм (28 печатных знаков). Если заголовок длиннее, его нужно расположить в нескольких строках через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;
• если заголовок превышает 150 печатных знаков (5 строк), продолжайте его до предела правого поля.

Текст документа

• может оформляться как сплошной связный текст, анкета, таблица, сочетание этих форм;
• должен подаваться кратко, грамотно, понятно и объективно, а также касаться того вопроса, который сформулировали в заголовке;
• излагается на государственном языке. Исключение - случаи, предусмотренные законодательством о языках в Украине.
• рекомендованные межстрочные интервалы: на А5 - 1 интервал; на А4 - 1-1,5 интервалы; при необходимости можно применять в тексте и другие межстрочные интервалы;
• стандарт позволяет печатать текст шрифтом размером 12-14 печатных пунктов;
• печатается без отступа от границы левого поля.

Подписи должностных лиц

• Составляющие реквизита «Подпись»:

1) наименование должности лица, подписывающего документ:

• в полной форме, если документ оформлен не на бланке;
• в сокращенной форме, если документ напечатан на бланке;

2) личную подпись (кроме электронных документов);

3) собственное имя и ФАМИЛИЯ.

• Важная новация ДСТУ 4163:2020 - указывать в реквизите «Подпись» собственное имя и фамилию подписанта. Раньше ДСТУ 4163-2003 в реквизите «Подпись» указывали инициалы и фамилию с большой буквы. Теперь нужно указывать фамилию БОЛЬШИМИ буквами, имя (Инна, Светлана, Анна) не заменяется инициалами.
• Пункт 7.7 ДСТУ 4163:2020 направляет печатать расшифровки подписи в реквизите «Подпись» с отступлением от границы левого поля документа 125 мм.
• Чего делать нельзя? ДСТУ 4163:2020 запрещает при подписании документа ставить предлог «За» или правостороннюю косую черту перед наименованием должности.

Визы

• С помощью визы оформляется внутреннее согласование документов. Виза - это так называемый управленческий реквизит, не влияет на юридическую силу документа.
• В реквизите «Виза» теперь указывается Собственное имя ФАМИЛИЯ лица, которое визирует. Раньше ДСТУ 4163-2003 указывали инициалы и фамилия лица с большой буквы.

Составляющие реквизита «Виза»:

• наименование должности (при необходимости);
• личная подпись;
• собственное имя ФАМИЛИЯ лица, которое визирует документ.

Отметка об ознакомлении

• Отметка свидетельствует о факте ознакомления работника с содержанием управленческого воздействия к нему.
• Обязательно знакомит работников с приказами по кадровым вопросам:

"С распорядительным документом по кадровым вопросам (личного состава) обязательно знакомят упомянутых в нем лиц, на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления (п. 11 гл. 9 разд. II Соглашения организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5)."

В одной отметке можете зафиксировать ознакомления нескольких работников.

Составляющие отметки об ознакомлении:

слова «С документом ознакомлен (-а, -и):" (без кавычек);

• личная подпись;
• собственное имя, ФАМИЛИЯ;
• дата ознакомления.

При подготовке проекта документа нужно оставлять место для подписи и даты ознакомления. Работник, который знакомится с документом, проставит их от руки.