ДСТУ 4163:2020. Как оформляются основные реквизиты в приказах SMARTFIN.UA

ДСТУ 4163:2020. Как оформляются основные реквизиты в приказах SMARTFIN.UA

01 жовтня 2021 р. Автор: Анна Іванова

С 1 сентября 2021 действуют новые требования к оформлению кадровых документов. Стандарт ДСТУ 4163-2003, по которому составляли документы с 2003 года, заменил новый ДСТУ 4163:2020. Он принят приказом ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144 и действует с 01.09.2021.

Эта статья поможет:

  • разобраться с новыми требованиями к реквизитам при составлении кадровых документов, такими как: название предприятия, регистрационный номер, дата, подпись, визы, отметки об ознакомлении и т.д;
  • познакомиться со структурой кадровых приказов, оформленных по новым ДСТУ 4163:2020 в программе SMARTFIN.UA;
  • узнать, можно ли использовать типовые формы кадровых приказов с 01.09.2021.

Что регулирует ДСТУ 4163:2020

ДСТУ 4163:2020 устанавливает:

  • состав реквизитов документов;
  • требования к содержанию и месту расположения реквизитов в документах;
  • требования к бланкам и оформлению документов;
  • требования к изготовлению документов.

Среди 32 реквизитов, которые регламентирует ДСТУ 4163: 2020, есть семь обязательных, предоставляющих документу юридическую силу и доказательность:

  1. наименование юридического лица;
  2. название вида документа - не указывают на листах;
  3. дата документа;
  4. регистрационный номер документа;
  5. заголовок к тексту документа;
  6. текст документа;
  7. подпись, для электронных документов - электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи.

Обязательно ли ФЛП оформлять документы по ГОСТ 4163:2020?

Стандарт распространяется на документы, которые создают:

  • государственные органы;
  • ОМС;
  • учреждения, предприятия, организации и другие юридические лица независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Для ФЛП новые требования к оформлению документов носят рекомендательный характер.

Оформление приказов в SMARTFIN.UA

Во всех приказах в SMARTFIN.UA:

  • реквизиты заполняются продольным способом - это когда постоянные реквизиты размещают вдоль верхней части листа;
  • в документах используется гарнитура Times New Roman (п. 7.2 ДСТУ 4163: 2020). Предварительный стандарт ДСТУ 4163-2003 НЕ регламентировал, каким шрифтом печатать документ. Методические рекомендации по применению ДСТУ 4163-2003 рекомендовали использовать Times New Roman. Теперь Times New Roman - это требование ДСТУ.

Все приказы имеют одинаковую структуру, каждый элемент которой имеет четко определенное место расположения и формат:

  1. название организации
  2. код организации
  3. название документа
  4. дата составления
  5. место составления
  6. номер документа
  7. заголовок к тексту
  8. текст документа
  9. подписи должностных лиц
  10. визы
  11. отметка об ознакомлении

реквизиты SMARTFIN.UA

Требования, по которым оформляются реквизиты приказов в SMARTFIN.UA

Реквизит

Требования

Название организации


  • наименование автора документа должно соответствовать полному наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице;
  • наименование печатается БОЛЬШИМИ буквами;
  • можно печатать полужирным прямым шрифтом;
  • если в уставе (положении о юридическом лице) есть официальное сокращенное наименование, нужно указывать и его,
  • сокращенное наименование на продольном бланке указывается отдельной строкой в центре; его можно указывать как в скобках, так и без них;

Печать в документах наименование юридического лица полужирным или обычным шрифтом, указывать сокращенное наименование в скобках или без скобок, юрлицо определяет самостоятельно и фиксирует выбранный вариант в инструкции по делопроизводству.

Название документа

  • печатается БОЛЬШИМИ буквами - ПРИКАЗ;
  • печатается полужирным прямым шрифтом с разрежением на 3 пункта;
  • выравнивание по центру;

Оформление дат


Стандарт различает термины «дата документа» и «дата в документе»:

  • дата документа - это дата подписания, утверждения, принятия, регистрации или составления документа;
  • дата в документе - это дата определенного события, нормативного акта, о которых есть упоминание в документе.

Дату можно оформлять цифровым или словесно-цифровым способом:

  • цифровой способ - элементы даты указываются арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляется двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится;
  • словесно-цифровой способ - указывается:
  1. число месяца двумя цифрами - если месяц содержит одну цифру, добавляется ноль;
  2. месяц - словами;
  3. год - четырьмя цифрами. Добавляется слово «року» или сокращенный вариант «р.».

В разных реквизитах одного документа дату теперь можно оформлять как словесно-цифровым способом, так и цифровым.

Совет!

Употреблять словесно-цифровой способ дать в реквизите «Текст». Так будет соблюдена норма ДСТУ 4163:2020 о том, что в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, для дат применяют словесно-цифровой.

Место составления:


  • указывается на всех документах, кроме писем;
  • указывается на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» или «Регистрационный индекс документа»;
  • должен соответствовать наименованию населенного пункта в соответствии с ГК 014-97 «Классификатор объектов административно-территориального устройства Украины» (КОАТУУ).

Регистрационный номер (номер документа):



Составляющие реквизита «Регистрационный индекс»: порядковый номер документа в пределах группы документов, регистрирующих + индекс

Требование о правосторонней косой черте - новое. Предыдущая версия стандарта ДСТУ 4163:2020 НЕ регламентировала, как отделять составляющие регистрационного индекса. По сложившейся практике для отделения частей регистрационного индекса приказов по кадровым вопросам использовали дефис и косую черту (№ 123-к / тр или № 123-к / тм для отделения частей индекса). Теперь ДСТУ 4163:2020 четко говорит о правосторонней черте.

Добавлять ли индексы и какие именно, предприятие решает самостоятельно. Регистрационный индекс может содержать только порядковый номер соответствующей учетной форме — 1, 2, 3…

Можно использовать индексы и буквенные обозначения, соответствующие вопросам деятельности. Например, для приказов по кадровым вопросам:

  • длительного (75 л.) хранения — к/тр (приказ № 125/к/тр);
  • временного (5 л.) хранения — к/тм (приказ № 221/к/тм).

Заголовок к тексту


  • печатается без отступа от границы левого поля;
  • можно печатать полужирным прямым шрифтом;
  • должен быть коротким и грамматически согласованным с названием документа
  • должен точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?», «что?», «кого
  • максимальная длина строки заголовка - 73 мм (28 печатных знаков). Если заголовок длиннее, его нужно расположить в нескольких строках через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;
  • если заголовок превышает 150 печатных знаков (5 строк), продолжайте его до предела правого поля.

Текст документа


  • может оформляться как сплошной связный текст, анкета, таблица, сочетание этих форм;
  • должен подаваться кратко, грамотно, понятно и объективно, а также касаться того вопроса, который сформулировали в заголовке;
  • излагается на государственном языке. Исключение - случаи, предусмотренные законодательством о языках в Украине.
  • рекомендованные межстрочные интервалы: на А5 - 1 интервал; на А4 - 1-1,5 интервалы; при необходимости можно применять в тексте и другие межстрочные интервалы;
  • стандарт позволяет печатать текст шрифтом размером 12-14 печатных пунктов;
  • печатается без отступа от границы левого поля.

Подписи должностных лиц


  • Составляющие реквизита «Подпись»:

1) наименование должности лица, подписывающего документ:

  • в полной форме, если документ оформлен не на бланке;
  • в сокращенной форме, если документ напечатан на бланке;

2) личную подпись (кроме электронных документов);

3) собственное имя и ФАМИЛИЯ.

  • Важная новация ДСТУ 4163:2020 - указывать в реквизите «Подпись» собственное имя и фамилию подписанта. Раньше ДСТУ 4163-2003 в реквизите «Подпись» указывали инициалы и фамилию с большой буквы. Теперь нужно указывать фамилию БОЛЬШИМИ буквами, имя (Инна, Светлана, Анна) не заменяется инициалами.
  • Пункт 7.7 ДСТУ 4163:2020 направляет печатать расшифровки подписи в реквизите «Подпись» с отступлением от границы левого поля документа 125 мм.
  • Чего делать нельзя? ДСТУ 4163:2020 запрещает при подписании документа ставить предлог «За» или правостороннюю косую черту перед наименованием должности.

Визы


  • С помощью визы оформляется внутреннее согласование документов. Виза - это так называемый управленческий реквизит, не влияет на юридическую силу документа.
  • В реквизите «Виза» теперь указывается Собственное имя ФАМИЛИЯ лица, которое визирует. Раньше ДСТУ 4163-2003 указывали инициалы и фамилия лица с большой буквы.

Составляющие реквизита «Виза»:

  • наименование должности (при необходимости);
  • личная подпись;
  • собственное имя ФАМИЛИЯ лица, которое визирует документ.

Отметка об ознакомлении


  • Отметка свидетельствует о факте ознакомления работника с содержанием управленческого воздействия к нему.
  • Обязательно знакомит работников с приказами по кадровым вопросам:

"С распорядительным документом по кадровым вопросам (личного состава) обязательно знакомят упомянутых в нем лиц, на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления (п. 11 гл. 9 разд. II Соглашения организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5)."

В одной отметке можете зафиксировать ознакомления нескольких работников.

Составляющие отметки об ознакомлении:

слова «С документом ознакомлен (-а, -и):" (без кавычек);

  • личная подпись;
  • собственное имя, ФАМИЛИЯ;
  • дата ознакомления.

При подготовке проекта документа нужно оставлять место для подписи и даты ознакомления. Работник, который знакомится с документом, проставит их от руки.

Можно ли после 01.09.2021 использовать типовые формы приказов

Да, можно.

Национальный стандарт ДСТУ 4163:2020 определяет новые требования к составлению документов, в частности приказов.

Типовые формы утверждены приказом Госстата "Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда" от 05.12.2008 № 489:

  • № П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу"
  • № П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска"
  • № П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)"
  • № П-5 "Табель учета использования рабочего времени"

Госстат не вносил в типовые формы никаких изменений, касающихся новых требований к составлению документов. Поэтому предприятие может и в дальнейшем применять утвержденные типовые формы приказов. Работодатель не будет нести за это ответственности. В то же время, работодатель может адаптировать типовые формы в соответствии с требованиями ДСТУ 4163: 2020. Например:

  • указывать большими буквами и жирным шрифтом название предприятия
  • большими буквами указывать фамилию работника
  • в реквизите подпись указывать имя и фамилию директора.
SMARTFIN.UA экономит до 3 рабочих часов в день!
Начать легко! Добавьте информацию об организации и работниках, выполните настройки и получите необходимые расчеты. Начисление зарплаты и индексации, расчет налогов, больничных, отпускных и компенсаций. А еще: стройте графики работы любой сложности, формируйте кадровые докуметы и отчеты, отправляйте отчетность в налоговую, контролируйте торговые операции и прочее!

Регистрируйтесь прямо сейчас! Автоматизация бухгалтерского учета в SMARTFIN.UA - ЭТО ПРОСТО!/strong>
Комментарии
    Це може бути невiрне посилання, або
    сторiнку було видалено
    Ви успiшно пiдписалися на новини
    SMARTFIN.UA