График отпусков на 2018 год. Составляем в SMARTFIN.UA

04 січня 2018 р. Автор: Анна Іванова, співзасновниця SMARTFIN.UA, експертка з бухгалтерії

В разделе "Кадровые документы" есть форма Графика отпусков, которую можно быстро заполнить и распечатать. А чтобы вы не тратили время на поиск ответов, которые могут возникнуть при составлении графика, мы собрали их для вас в этой публикации.

Нормативные документы, которыми предусмотрено составление графика отпусков

Необходимость составления графика отпусков определена ч. 10 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР «Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников ». Поэтому составление графика отпусков - это обязанность работодателя.

Срок составления графика отпусков

Закон об отпусках не содержит требования по срокам составление графика отпусков. А привычный для всех термин "не позднее 5 января текущего года" содержится только в пункте 20 "Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций", утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.1984 № 213. Напомним, что указанные "Правила" продолжают действовать в пределах, не противоречащих законодательству Украины.

По какой форме составлять график отпусков?

Типовой формы графика отпусков законодательство не содержит. В графике целесообразно предусмотреть следующие графы: наименование структурного подразделения; название должности; Фамилия Имя Отчество; вид отпуска; рабочий (календарный) год, за который предоставляется отпуск; количество календарных дней отпуска; период отпуска (конкретные даты начала и окончания или месяцы, в которые начнется и закончится отпуск) подпись работника об ознакомлении; информация о переносе отпуска (основание и новая дата) примечания.

Как правило, график отпусков подписывает работник, ответственный за его составление (руководитель кадровой службы). Поскольку Законом об отпусках установлено, что график согласовывается с профсоюзом или представителем трудового коллектива и утверждается работодателем, следует предусмотреть и соответствующие реквизиты (гриф согласования, гриф утверждения).

В сервисе мы предусмотрели следующую форму для заполнения графику:

Виды отпусков, включаемых в График

График отпусков обязательно составляют на:

ежегодные отпуска (основной и дополнительный)
дополнительные оплачиваемые отпуска (16 к. Д.) лицам, отнесенным к 1, 2 категорий пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС.

Также с графиком отпусков рекомендуется включать:

ежегодные отпуска, неиспользованные за прошлые годы;
социальные отпуска работникам, имеющим детей;
дополнительные отпуска отдельным категориям ветеранов войны.

Не включайте в график отпусков учебный отпуск. Он действительно оплачиваемой и имеет обязательный характер по основному месту работы, но период предоставления определяет образовательное учреждение, в котором обучается работник. Поэтому трудно запланировать заранее, когда именно работник им воспользуется.

Работники, которые необходимо учесть в графике в первую очередь?

При составлении графика отпусков на 2018-й нужно помнить о категории работников, имеющих право на ежегодный отпуск в удобное время (в соответствии с частью 13 статьи 10 Закона об отпусках). Их пожелания относительно срока отпуска нужно учесть в первую очередь.

К таким работникам относятся:

Категория работников	Основание
Лица в возрасте до 18 лет	ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках
Инвалиды
Женщины перед отпуском по беременности и родам или после него
Женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида
Одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери)
Опекуны, попечители или иные одинокие лица, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей
Жены (мужья) военнослужащих
Ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной
Ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, лица, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты»
Родители-воспитатели детских домов семейного типа
Работники, обучающиеся в учебных заведениях без отрыва от производства (имеют право присоединить ежегодный отпуск к учебной)	ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках
Работники, обучающиеся в средних общеобразовательных вечерних школах, классах с очной, заочной формами обучения (имеют право на ежегодные отпуска с таким расчетом, чтобы их можно было использовать до начала обучения)
Почетные доноры Украины	ч.1 ст. 13 ЗУ «О донорстве крови и ее компонентов» от 23.06.1995 № 239/95-ВР
Лица, которые отнесены к 1, 2 категориям пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы	п. 22 ст. 20, ст. 21 ЗУ «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 № 796-ХII
Один из родителей ребенка-инвалида, которому установлена инвалидность, связанная с Чернобыльской катастрофой, или лицо, которое их заменяет	п. 3 ч. 3 ст. 30 Закона № 796
Жертвы нацистских преследований	ст. 6-1 - 6-4 Закона Украины «О жертвах нацистских преследований» от 23.03.2000 № 1584-III
Дети войны	ст. 5 ЗУ «О социальной защите детей войны» от 18.11.2004 № 2195-IV
Ветераны военной службы, ветераны органов внутренних дел, ветераны Нацполиции, налоговой милиции, государственной пожарной охраны, ветераны государственной криминально-исполнительной службы, ветераны службы гражданской защиты, ветераны Госслужбы спецсвязи и защиты информации	п. 13 ст. 6 Закона «О статусе ветеранов военной службы, ветеранов органов внутренних дел, ветеранов Нацполиции и некоторых других лиц и их соцзащиту») от 24.03.1998 № 203/98-ВР
Работники противотуберкулезных учреждений в случае возникновения профессионального заболевания	ч. 3 ст. 23 ЗУ «О противодействии заболеванию туберкулезом» от 05.07.2001 № 2586-III
Участники боевых действий	п. 12 ст. 12 ЗУ «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.1993 № 3551-XII

Включать ли в график работниц, находящихся "в декрете"?

Работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 (6) лет, не может воспользоваться любым другим отпуском. Но после выхода на работу она сможет реализовать право, в частности, на оплачиваемый отпуск (если у нее есть неиспользованные дни отпуска, которые она "заработала" в декрет). Поэтому при составлении графика отпусков рекомендуется связаться с такой сотрудницей и поинтересоваться, не планирует ли она выйти на работу в следующем году и реализовывать право на отпуска. Ответ работницы учитывайте при формировании графика.

Как планировать отпуск совместителям?

Совместители на предприятиях любой формы собственности имеют право на ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы на данном предприятии, - одновременно с отпуском по основному месту работы (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках).

Также право совместителей на отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы закреплено и пунктом 14 части 1 статьи 25 Закона об отпусках: "по желанию совместителя предоставляется отпуск без сохранения заработной платы на срок до окончания отпуска по основному месту работы".

Включать ли в график отпуска, за которые работник желает получить денежную компенсацию?

По желанию работника часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть меньше 24 календарных дней (часть 4 ст. 24 Закона об отпусках). То есть, вопрос о замене остатка отпуска компенсацией может рассматриваться только тогда, когда будет использована часть ежегодного отпуска и закончится соответствующий рабочий год. Тогда в графе «Примечания» графика указывается количество дней отпуска, за которые выплачена компенсация, и реквизиты соответствующего приказа.

Что указывать в графике отпусков: конкретные даты или месяц предоставления отпуска?

Возможны оба варианта. Но указания в графике конкретных дат начала и окончания отпуска ощутимо упрощает процедуру ее предоставления:

работнику не обязательно подавать заявление об отпуске, в основании с приказом ссылаемся на график отпусков;
проще исполнить обязанность по письменного уведомления работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока;
функцию «сообщение о начале отпуска» может выполнять сам приказ об отпуске; для этого необходимо ознакомить с ним работника не позднее чем за две недели до установленной графиком даты.

Если в графике указывается только месяц, в котором будет предоставляться отпуск, порядок предоставления отпусков нужно подробно описать в Правилах внутреннего трудового распорядка: сроки сообщения работнику о запланированном отпуске, сроки предоставления работником заявления о конкретных датах отпуска. Это поможет избежать ситуации, когда работник не подаст заявление об отпуске до последнего дня месяца, определенного графиком, а работодатель, соответственно, нарушит нормы части 5 статьи 11 Закона об отпусках: "Запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда ".

Включать ли в график неиспользованные отпуска за прошлые годы?

Ежегодные основной и дополнительный отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года (ч. 4 ст. 10 Закона об отпусках). Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск (ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках).

То есть законодательство не предусматривает возможности не использовать ежегодные отпуска по несколько лет подряд, и Закон об отпусках никоим образом не регламентирует порядок предоставления неиспользованных ежегодных отпусков за прошлые годы. Поэтому в целях устранения нарушения рекомендуется включить неиспользованные отпуска графику.

Кто согласовывает и подписывает график отпусков?

График отпусков подписывает лицо, ответственное за его составления (кадровик, руководитель кадровой службы). Утверждается график собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников (ст. 79 КЗоТ, ст. 10).

Как утвердить график, если нет профсоюза?

Для небольших организации и предпринимателей - работодателей, для которых характерно отсутствие профсоюза, весьма актуальным является вопрос: достаточно ли утверждения графика только директором? Нет, недостаточно. При отсутствии профсоюза график отпусков следует согласовать с «другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом». Это может быть Совет трудового коллектива, а в немногочисленной организации - уполномоченный представитель трудового коллектива.

Представителя от трудового коллектива избирается на общем собрании трудового коллектива. Собрание оформляются протоколом. Как можно посмотреть, скачав образец Протокола собрания трудовго коллектива (там есть пункт об избрании уполномоченного).

Принято новых сотрудников. Нужно ли переделывать график?

Согласно письму Минсоцполитики от 25.08.15 г. № 475/13 / 116-15 в случае заключения трудового договора с работником после утверждения графика отпусков в него могут быть внесены соответствующие изменения и дополнения. Поэтому перерабатывать график нет необходимости, нужно составить дополнение к графику в том же порядке, что и сам график отпусков.

Ответственность за несоставление графику отпусков

Отсутствие графика отпусков подпадает под другие нарушения требований трудового законодательства и влечет за собой финансовые санкции в виде наложения на работодателя штрафа в размере минимальной заработной платы в соответствии со ст. 265 КЗоТ. Также в ст. 41 КоАП предусмотрено наложение штрафа от 30 до 100 НМДГ (510 грн. - 1700 грн.), А повторное нарушение в течение года от 100 до 300 НМДГ (1700 грн. - 5100 грн.). Административный штраф налагается на должностных лиц предприятия.

Составляйте график отпусков вовремя, тем более, что это документ, который влияет на планирование работы. А в ее эффективности в первую очередь должен буди заинтересован работодатель!