Кадровые приказы: все, что нужно знать предпринимателю

30 квітня 2024 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи, понад 15 років досвіду

Все предприятия должны оформлять процессы, связанные с трудовыми отношениями, в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства. В частности, когда у физического лица-предпринимателя появляются наемные работники, ФЛП приобретает статус работодателя, а следовательно подпадает под регламент трудового законодательства, которым определено, что принятие, увольнение, перевод/перемещение работников, отпуска или командировки требуют фиксации действий на бумаге.

ПРИКАЗ ИЛИ РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Оба документа относятся к одной группе - распорядительной документации, направленной фиксировать решение нормативно-правового или организационно-распорядительного характера, однако имеют отличия по содержанию и целям.

Приказ – правовой акт, изданный руководителем предприятия с целью решения всех основных или оперативных задач, поставленных перед предприятием. В контексте кадровых вопросов приказ используется для принятия работников, увольнения, перевода, предоставления отпуска, назначения дополнительных вознаграждений. Это официальный документ, обязательный для выполнения.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в основном по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной работы. Другими словами – это документ, содержащий указания и рекомендации по определенному вопросу. Используется он для предоставления консультаций, рекомендаций или обязательств.

ТИПИЧНАЯ ИЛИ ПРОИЗВОЛЬНАЯ ФОРМА: какую выбрать для оформления приказов по кадровым вопросам?

Этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Кадровый приказ можно оформлять, используя соответствующую типовую форму, или издавать в любой форме. Оба варианта корректны, главное условие - обязательное соблюдение стандартов оформления документов согласно ДСТУ.

Приказом Госкомстата от 05.12.2008 утверждены следующие типовые формы кадровых распорядительных документов:

форма П-1 Приказ (распоряжение) о принятии на работу,
форма П-3 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска,
форма П-4 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).

В случае оформления работодателем приказов в произвольной форме особое внимание следует сосредоточить на соответствии документа требованиям, определенным п. 4.4 ДСТУ 4163:2020, действующей с 01.09.2021 года. О них мы рассказывали тут.

Уместно отметить:

! Контроль за выполнением требований законодательства о стандартизации не входит в зону ответственности Гоструда, поэтому штрафов за несоблюдение ДСТУ этот проверяющий орган назначить не может. Однако это может стать поводом для повышенного внимания инспектора и обязательного предписания по приведению документации в надлежащий вид..

ВИДЫ ПРИКАЗОВ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ: базовые тезисы

Приказы по кадровым вопросам создаются с целью оформления управленческих решений работодателя по трудовой деятельности работника.

Приказы по кадровым вопросам делятся на группы в соответствии со сроками хранения:

Приказы длительного хранения (75 лет);
Приказы временного хранения (5 лет).

Виды кадровых приказов в соответствии со сроками их хранения:

Регистрируют в отдельных журналах, начиная с №1 в пределах календарного года.
Формируют в отдельные дела в соответствии с требованиями Правил №1000/5.
Используют буквенные индексы для дополнения регистрационных номеров для разделения групп приказов и корректного формирования их по делам.

виды кадровых приказов

Уместно отметить:

! Приказом Минюста №40/5, который вступил в силу с 10.02.2024 года, указано, что сроки хранения документов, определенных Перечнем типовых документов №578/5 (утвержденных приказом Минюста от 12.04.2012) и регулирующих предпринимательскую деятельность лиц, применяемых и к физическим лицам-предпринимателям, если иное не установлено законом. То есть ФЛП также должны внедрить в своей деятельности процесс архивирования и хранения документов в соответствии с определенными законодательством сроками.

ОСНОВНОЕ О ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ:

Каждая группа приказов по кадровым вопросам регистрируется в журнале регистрации приказов.
Количество журналов регистрации должно соответствовать количеству дел с кадровыми приказами, утвержденных номенклатурой дел предприятия (например: журнал регистрации приказов по кадровым вопросам, журнал регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков, журнал регистрации командировочных приказов в пределах Украины и т.п).
Журнал регистрации приказов должен быть оформлен надлежащим образом: прошит и пронумерован согласно требованиям.
Журналы регистрации можно вести в электронном виде, однако в конце года их необходимо напечатать, сшить, оформить первую титульную страницу и сделать итоговую запись.
Требование вести журналы регистрации распространяется и на физических лиц-предпринимателей.

ЧЕК-ЛИСТ ПРИ ОФОРМЛЕННІ НАКАЗІВ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

Уместно отметить:

! Физическое лицо-предприниматель не заключает с собой трудовой договор, следовательно, нет определенной должности в организационной структуре предприятия. Соответственно и приказы ФЛП подписывает как «Физическое лицо-предприниматель – подпись, Имя Фамилия».

! Печать предприятия не ставится на оригинал приказа по кадровым вопросам. Печаткой заверяется только копия приказа, оформленная должным образом (с указанием грифа «согласно оригиналу», должностью, подписью и фамилией заверяющего приказ).

! Библиотека с кадровыми документами, среди которых 25+ кадровых приказов и распоряжений по всем случаям трудовых отношений с наемными работниками, разработана нами в SMARTFIN.UA. Доступ к ней получает каждый пользователь онлайн-бухгалтерии! Больше не нужно тратить время на поиск шаблонов в интернете! Формируйте документы за считанные минуты и храните в облаке с доступом 24/7! А еще: начисляйте заработную плату, рассчитывайте отпускные, больничные, подавайте отчеты, ведите учет доходов и расходов ФЛП. Более 30 функций SMARTFIN.UA разработаны, чтобы освободить вас от рутинной работы! Регистрируйтесь, чтобы попробовать бесплатно!