Учет отпусков в SMARTFIN: настройка, начисление и контроль остатков

Отпуска – один из тех участков кадрового и зарплатного учета, где ошибки обходятся дорого.

Недоначисленные дни могут обернуться претензией при увольнении. Невыплаченная компенсация – серьезное нарушение трудового законодательства. Ошибка в рабочем году – неправильный остаток и вдобавок конфликт с сотрудником. Особенно сложно тем, у кого учет годами велся вручную в Excel.

Но мы здесь не для того, чтобы вас пугать!

Наоборот, в этом материале мы хотим показать, как автоматизировать учет отпусков в SMARTFIN так, чтобы после нескольких несложных настроек система сама контролировала остатки, начисления и компенсации.

Что SMARTFIN считает автоматически и почему это важно

Законодательство выделяет три вида отпусков, которые не «сгорают» и подлежат компенсации при увольнении:

• ежегодный основной – начисляется за рабочий год с даты приема на работу;
• ежегодный дополнительный – при наличии соответствующего основания (вредные условия труда, ненормированный рабочий день, военнослужащие и т.д.);
• социальный отпуск на детей – если есть двое и более детей до 15 лет; начисляется за календарный год.

SMARTFIN учитывает эту разницу автоматически!

В сводном отчете (скрин будет ниже) вы всегда видите:

• сколько дней сотрудник уже заработал;
• сколько использовал;
• какой остаток имеет на конкретную дату.

И все это – по каждому сотруднику и каждой организации в одном кабинете.

Где настраивается учет отпусков в SMARTFIN

Нужные настройки вы найдете так: СОТРУДНИКИ → Карточка сотрудника → Учет отпусков

В разделе четыре основных блока настроек.

1. Начальные остатки

Если переходите на учет отпусков из Excel или другой программы, нужно внести уже использованные дни отпуска.

Без этого SMARTFIN не знает об «исторических» остатках и покажет завышенное количество доступных дней.

А это уже риск неправильного расчета компенсации при увольнении.

2. Продолжительность ежегодного основного отпуска

По умолчанию SMARTFIN устанавливает 24 календарных дня. Если сотрудник имеет право на большую продолжительность (28, 30 и т.д.) – значение изменяется здесь.

Важно: создавать отдельную строку для каждого нового рабочего года не нужно.

Новая запись добавляется только тогда, когда меняется продолжительность отпуска.

Дата в настройке – это дата приема сотрудника на работу, то есть начало рабочего года.

3. Ежегодный дополнительный отпуск

В настройке выбирается основание:

• вредные условия труда;
• ненормированный рабочий день;
• статус военнослужащего;
• другие предусмотренные законодательством основания.

Также указывается год начала начисления.

Далее SMARTFIN самостоятельно определяет рабочий год для начисления.

Год завершения заполняется только тогда, когда сотрудник теряет право на такой отпуск или меняются условия работы.

4. Дополнительный отпуск на детей

Для социального отпуска указываются:

• год начала;
• год завершения (например, если младшему ребенку скоро исполнится 15 лет);
• количество дней.

SMARTFIN автоматически начисляет по 10 календарных дней за каждый календарный год в пределах указанного периода.

Где посмотреть остатки по всем сотрудникам

МОЙ КАБИНЕТ → Сводные данные → Учет отпусков

В отчете доступны:

• все организации;
• все сотрудники;
• остатки на любую дату.

Можно изменить дату вперед и посмотреть, сколько дней сотрудник заработает до планового отпуска.

Также можно:

• выгрузить информацию в Excel;
• распечатать отчет для передачи руководителю или клиенту.

Чек-лист перед начислением первого отпуска в SMARTFIN

☑ указана правильная дата приема сотрудника;

☑ проверена продолжительность основного отпуска;

☑ настроен дополнительный или социальный отпуск (при наличии оснований);

☑ внесены начальные остатки при переходе из другой программы;

☑ проверен раздел «Учет отпусков» – SMARTFIN корректно видит заработанные дни.

Когда учет отпусков ведется вручную, даже простой отпуск может превратиться в проверку внимательности бухгалтера.

SMARTFIN помогает убрать эту рутину: система сама контролирует остатки, определяет рабочие годы, учитывает разные типы отпусков и упрощает подготовку документов.

В результате – меньше Excel, меньше ручных проверок и значительно больше уверенности в правильности расчетов.

Попробуйте SMARTFIN и автоматизируйте кадровый и зарплатный учет без лишних хлопот!