Зарегистрировались в SMARTFIN: как начислять зарплату? Пошаговый гайд. Часть 3

22 мая 2026 г. Автор: SMARTFIN.UA

После создания организации и выполнения базовых настроек следующий важный этап работы в SMARTFIN – ведение кадрового и зарплатного учета наемных работников.

В онлайн-бухгалтерии SMARTFIN зарплатный и кадровый учет построен таким образом, чтобы работодатель или бухгалтер могли выполнять все основные процессы последовательно в одной рабочей среде: от создания карточки сотрудника и штатного расписания – до автоматического расчета заработной платы, налогов, формирования первичных документов и объединенной отчетности по сотрудникам.

Всего за несколько кликов SMARTFIN автоматизирует:

— формирование документов начисления и выплаты заработной платы;
— расчет НДФЛ, военного сбора и ЕСВ;
— расчет больничных, отпускных и компенсации за неиспользованные дни отпуска;
— расчет выплат за дни командировки, простоя и освобождения от работы;
— доплаты за ночные, вечерние и сверхурочные часы;
— автоматическое формирование табеля учета рабочего времени;
— создание кадровых и внутренних документов работодателя;
— подготовку зарплатной отчетности.

Кстати, первую и вторую часть гайда можно посмотреть по ссылкам.

Создание сотрудников в SMARTFIN

Работа с зарплатой и кадровыми документами в SMARTFIN начинается с создания сотрудников в системе. Именно карточка сотрудника является базой для дальнейших расчетов: начисления заработной платы, формирования табеля учета рабочего времени, кадровых документов, отчетности и других операций.

Все настройки, связанные с персоналом, собраны в меню «Сотрудники». Чтобы добавить нового сотрудника, необходимо перейти в это меню, нажать «Создать» и заполнить основные данные карточки.

Какие данные необходимо внести в карточку сотрудника

Во вкладке с базовыми данными указываются:

—ФИО сотрудника;
—РНОКПП;
—дата приема на работу;
—пол;
—паспортные данные (при необходимости);
—должность.

Должность можно выбрать из классификатора профессий, используя поиск или фильтр. В дальнейшем SMARTFIN будет использовать эти данные для автоматического заполнения кадровых документов и отчетности, поэтому важно сразу вносить их корректно и полностью.

После сохранения основной информации открываются дополнительные вкладки с настройками.

Во вкладке «Данные для расчета» указываются:

—табельный номер;
—стаж на дату приема;
—способ выплаты зарплаты;
—признак наличия трудовой книжки;
—тип договора;
—категория и статус сотрудника;
—право на налоговую социальную льготу.

SMARTFIN поддерживает разные способы выплаты зарплаты: наличными, на банковскую карту или через зарплатный проект.

Если зарплата выплачивается через банк, подтверждением выплаты будут банковские документы. Если выплата осуществляется наличными, система автоматически сформирует ведомость на выплату зарплаты для подписи сотрудниками.

Во вкладке «Начисления» устанавливаются основные параметры для расчета заработной платы:

—вид начисления в зависимости от формы оплаты труда;
—количество ставок;
—размер оклада или тарифной ставки;
—базовый месяц для индексации;
—другие настройки, которые влияют на расчет зарплаты.

По умолчанию используется вид начисления «Оклад по дням». В таком случае SMARTFIN рассчитывает зарплату пропорционально отработанному времени.

Также по умолчанию может быть установлен оклад на уровне минимальной заработной платы. Если у сотрудника другой оклад, эту настройку можно изменить и указать индивидуальный размер оплаты труда.

В дальнейшем, если оклад будет изменяться, редактировать предыдущие данные не нужно. Достаточно добавить новую строку с датой, с которой начинает действовать новый оклад. Система автоматически учтет эти изменения при следующих расчетах заработной платы.

Отдельно в карточке сотрудника указывается базовый месяц для индексации. SMARTFIN автоматически будет проверять право сотрудника на индексацию и при необходимости рассчитывать ее в документе начисления зарплаты.

Настройка графика работы

Во вкладке «График работы» устанавливается график работы сотрудника.

В SMARTFIN уже доступны стандартные пятидневные и шестидневные графики, а при необходимости можно настроить индивидуальные графики работы, сменность или неполное рабочее время.

Здесь также можно внести информацию об остатках неиспользованных дней отпуска на момент начала работы в программе. В дальнейшем система будет использовать эти данные для автоматического расчета отпускных и компенсации за неиспользованные дни отпуска.

Чем полнее заполнена карточка сотрудника, тем больше данных SMARTFIN автоматически будет использовать для формирования кадровых документов, табеля учета рабочего времени, расчетов заработной платы и отчетности.

После создания сотрудников можно переходить к оформлению кадровых документов и дальнейшей работе с зарплатой.

Кадровые документы в SMARTFIN

После создания сотрудников в системе можно переходить к формированию кадровых документов в меню «Кадры».

В SMARTFIN уже собрано более 70 шаблонов документов для различных кадровых событий. Система автоматически создает документы на основании данных, внесенных в карточку сотрудника, что позволяет значительно сократить количество ручной работы и минимизировать риск ошибок.

В меню доступны:

— приказы о приеме на работу и Уведомление о приеме сотрудника на работу (с отправкой в ГНС);
— приказы о переводе и увольнении;
— трудовые договоры;
— личные карточки;
— справки;
— внутренние кадровые документы;
— штатное расписание и другие формы.

Важный нюанс о приеме на работу

Помните, что законодательство строго запрещает допускать сотрудника к работе без заключения трудового договора (приказа) и направления Уведомления в налоговую. В SMARTFIN вы можете не только создать приказ, но и сгенерировать и заполнить само Уведомление для ГНС. Его необходимо подписать КЭП и отправить в налоговую до того, как сотрудник фактически приступит к выполнению обязанностей.

Документы сгруппированы по видам и срокам хранения. Структура меню соответствует структуре журнала кадровых приказов, поэтому при необходимости можно быстро сформировать журнал кадровых документов за нужный период и экспортировать его в Excel.

Автоматическое заполнение документов

При создании документа SMARTFIN автоматически подтягивает:

— данные сотрудника;
— должность;
— дату приема на работу;
— размер оклада;
— реквизиты работодателя;
— другие необходимые данные.

Если документ необходимо дополнить или отредактировать, это можно сделать через кнопку «Редактировать».

Сформированные документы можно скачать в PDF, распечатать, отправить сотруднику по электронной почте, подписать через электронный документооборот (партнерские сервисы ЭДО или собственное решение SMARTFIN HUB) и хранить в электронном архиве документов.

В результате кадровые документы в SMARTFIN формируются и хранятся в одной среде вместе с данными сотрудников и начислениями заработной платы.

Штатное расписание и учет рабочего времени

После создания сотрудников и оформления кадровых документов следующий этап работы – ведение штатного расписания и учета рабочего времени.

В SMARTFIN можно вести штатное расписание организации: создавать должности, устанавливать оклады и контролировать структуру предприятия.

Штатное расписание используется для:

— кадрового учета;
— формирования приказов;
— контроля штатных единиц;
— дальнейшего начисления заработной платы.

В документе указываются:

— структурное подразделение;
— должность;
— количество штатных единиц;
— размер оклада;
— дата введения штатного расписания в действие.

Актуальное штатное расписание помогает упорядочить кадровый учет и уменьшает риск ошибок при приеме сотрудников и начислении заработной платы.

Табель учета рабочего времени

Для правильного расчета зарплаты в SMARTFIN также ведется табель учета рабочего времени. В табеле могут отображаться:

— отработанные дни и часы;
— отпуска;
— больничные;
— командировки;
— отсутствия;
— праздничные и выходные дни.

Табель ведется автоматически в соответствии с установленным графиком работы сотрудника, а данные из документа используются для начисления заработной платы, больничных, отпускных и других выплат.

Таким образом, штатное расписание, графики работы и табель учета рабочего времени формируют основу для правильного кадрового и зарплатного учета в SMARTFIN.

Начисление и выплата заработной платы в SMARTFIN

После создания сотрудников, оформления кадровых документов, настройки штатного расписания и учета рабочего времени можно переходить к начислению и выплате заработной платы.

В SMARTFIN все процессы, связанные с заработной платой, собраны в меню «Зарплата». Здесь создаются документы начисления и выплаты заработной платы, выполняются автоматические расчеты налогов, формируются первичные документы и табели учета рабочего времени.

Начисление и выплата зарплаты в SMARTFIN происходят с помощью документов:

— один документ для начисления заработной платы;
— несколько документов для выплаты заработной платы в зависимости от типа выплаты.

Все зарплатные документы в SMARTFIN автоматически выполняют необходимые расчеты и определяют:

— суммы начисленной заработной платы;
— суммы к выплате сотрудникам;
— НДФЛ;
— военный сбор;
— ЕСВ;
— другие выплаты и удержания.

Кроме документов, в меню «Зарплата» также доступны отдельные калькуляторы для расчета:

— больничных;
— отпускных;
— компенсации за неиспользованные дни отпуска;
— командировок;
— простоев;
— освобождения от работы;
— других выплат за неотработанное время.

Все расчеты в дальнейшем автоматически учитываются в документах начисления заработной платы и отчетности.

Настройки перед начислением зарплаты

Перед началом работы с зарплатой рекомендуется проверить настройки в меню «Зарплата» → «Настройки».

Здесь можно установить:

— способ расчета аванса;
— даты выплаты заработной платы;
— правила округления копеек при выплате зарплаты.

SMARTFIN поддерживает различные способы расчета аванса. При этом одним из наиболее распространенных и безопасных с точки зрения законодательства вариантов является расчет аванса пропорционально фактически отработанному времени за первую половину месяца.

Законодательство требует выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц, а промежуток между выплатами не должен превышать 16 календарных дней.

После настройки эти даты автоматически будут подставляться в зарплатные документы.

Округление копеек при выплате зарплаты

Отдельного внимания заслуживает настройка округления копеек при выплате зарплаты наличными.

Например, система может рассчитать сумму к выплате сотруднику в размере 3 000 грн 53 коп. Однако фактически выплатить 1–2 копейки невозможно, поскольку такие монеты выведены из обращения.

В SMARTFIN можно настроить выплату зарплаты кратно:

10 копейкам;
50 копейкам;
1 гривне.

При этом невыплаченные копейки не теряются. Система автоматически переносит их в следующие выплаты и учитывает при дальнейших расчетах.

Наиболее практичным вариантом сегодня является выплата зарплаты кратно 50 копейкам.

Не рекомендуется использовать механизм округления зарплаты «в большую сторону», поскольку это может приводить к возникновению задолженности сотрудника перед работодателем и создавать риски во время налоговых проверок.

Последовательность создания зарплатных документов

После настройки параметров зарплаты можно переходить непосредственно к созданию зарплатных документов.

В SMARTFIN документы по заработной плате формируются последовательно. Такой подход позволяет системе правильно рассчитывать суммы выплат, налогов и автоматически учитывать уже проведенные операции.

Если в расчетном месяце сотрудникам начисляется только заработная плата (без больничных, отпускных, компенсаций или увольнения), документы создаются в такой последовательности:

1. Выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс)

2. Начисление заработной платы за месяц

3. Выплата заработной платы за вторую половину месяца

Именно такая последовательность позволяет SMARTFIN:

— правильно рассчитать налоги;
— учесть уже выплаченные суммы аванса;
— автоматически определить окончательную сумму к выплате сотруднику;
— сформировать корректные первичные документы и данные для отчетности.

В случае если в течение месяца сотрудникам начисляются больничные, отпускные, компенсации или другие выплаты, они предварительно рассчитываются через соответствующие калькуляторы в меню «Зарплата». После этого данные автоматически учитываются в документе начисления заработной платы.

Такой подход позволяет вести кадровый и зарплатный учет последовательно и избегать дублирования информации или ошибок в расчетах.

1. Выплата заработной платы за первую половину месяца

Первым документом в зарплатном цикле является «Выплата заработной платы за первую половину месяца». После создания документа SMARTFIN автоматически рассчитывает:

сумму заработной платы к выплате сотруднику;
НДФЛ и военный сбор;
суммы налогов, которые необходимо перечислить в бюджет вместе с выплатой зарплаты.

Расчет аванса выполняется на основании:

установленного оклада;
нормы рабочего времени;
фактически отработанных дней за первую половину месяца.

Например, если сотруднику установлен оклад 15 000 грн, система определит стоимость одного рабочего дня в соответствии с нормой рабочего времени в конкретном месяце и рассчитает сумму выплаты пропорционально фактически отработанным дням.

После проведения документа система фиксирует:

— сумму выплаченного аванса;
— суммы уплаченных налогов;
— данные для дальнейшего начисления заработной платы за месяц.

Выплата заработной платы наличными или через банк

SMARTFIN поддерживает различные способы выплаты заработной платы в зависимости от организации работы работодателя.

Выплата наличными

Для сотрудников, которым зарплата выплачивается наличными, система автоматически формирует ведомость на выплату заработной платы. Документ можно распечатать и использовать как подтверждение выплаты средств сотрудникам.

Выплата через банк

Если заработная плата выплачивается на банковские карты, подтверждением выплаты будут банковские документы: выписки, платежные инструкции или документы зарплатного проекта.

SMARTFIN также поддерживает интеграцию с ПриватБанком. Если работодатель использует зарплатный проект ПриватБанка, зарплатные ведомости можно передавать непосредственно из системы в клиент-банк, что позволяет еще больше сократить количество ручных операций при выплате заработной платы.

2. Начисление заработной платы за месяц

После проведения документа выплаты заработной платы за первую половину месяца можно переходить к созданию документа «Начисление заработной платы».

Именно этот документ является основным документом для расчета заработной платы за месяц.

В нем SMARTFIN автоматически учитывает:

— начисленную заработную плату;
— уже выплаченный аванс;
— НДФЛ и военный сбор;
— ЕСВ;
— окончательные суммы к выплате сотрудникам.

Документ состоит из нескольких вкладок, каждая из которых содержит отдельную полезную информацию для расчета зарплаты:

«Начислено»	– количество отработанных дней и часов; – основная заработная плата; – дополнительная заработная плата; – индексация; – общая сумма начислений.
«Выплачено»	SMARTFIN автоматически подтягивает: – аванс за первую половину месяца; – отпускные; – больничные; – другие выплаты, которые уже были проведены ранее.
«Удержано»	Автоматический расчет НДФЛ, военного сбора, алиментов и других удержаний (при наличии).
«К выплате»	Система определяет окончательную сумму, которую необходимо выплатить сотруднику по результатам месячного начисления заработной платы.
«Начислено на ФОТ»	Автоматически рассчитываются: – фонд оплаты труда сотрудника; – сумма начисленного ЕСВ.

Если сотрудник был принят не с первого числа месяца или работает на условиях неполного рабочего времени, система автоматически учтет эти особенности при расчете заработной платы.

SMARTFIN также самостоятельно применяет соответствующую ставку ЕСВ в зависимости от статуса сотрудника и настроек его карточки (стандартную ставку 22% или ставку 8,41% для сотрудников с инвалидностью).

Кроме того, система автоматически проверит право сотрудника на индексацию и при необходимости включит ее в расчет.

После проведения начисления заработной платы SMARTFIN автоматически формирует все необходимые данные для окончательной выплаты зарплаты сотрудникам и дальнейшего формирования зарплатной отчетности.

3. Выплата заработной платы за вторую половину месяца

Последний этап зарплатного цикла – создание документа «Выплата заработной платы за вторую половину месяца».

После создания документа SMARTFIN автоматически подтягивает суммы к выплате из документа начисления заработной платы. Система автоматически учитывает:

начисленную заработную плату за месяц;
уже выплаченный аванс;
НДФЛ и военный сбор, уплаченные при выплате зарплаты за первую половину месяца;
другие выплаты и удержания.

В результате SMARTFIN определяет окончательную сумму, которую необходимо выплатить сотруднику по итогам месяца.

Система автоматически рассчитывает остаток налогов, которые необходимо перечислить в бюджет. В частности, суммы НДФЛ и военного сбора определяются как разница между общей суммой налогов за месяц и суммами, которые уже были уплачены при выплате аванса.

После проведения документа считается, что цикл начисления и выплаты заработной платы за месяц завершен.

Все проведенные документы в дальнейшем автоматически используются:

для заполнения зарплатной отчетности;
контроля расчетов с сотрудниками;
проверки сумм налогов и ЕСВ перед уплатой в бюджет.

Формирование зарплатной отчетности в SMARTFIN

После завершения начисления и выплаты заработной платы наступает этап формирования объединенной отчетности.

Вся отчетность формируется автоматически в меню «Отчетность». Система напрямую использует те данные, которые вы вносили в течение отчетного периода:

– карточки сотрудников и кадровые документы;
– табели учета рабочего времени;
– документы начисления и выплаты зарплаты;
– расчеты больничных и отпускных.

Благодаря этому информация заполняется «на лету», и пользователю не нужно дублировать цифры или переносить их между различными таблицами вручную.

В SMARTFIN автоматически формируется Налоговый расчет вместе с необходимыми приложениями (в частности, Приложением 1 по суммам ЕСВ и Приложением 4ДФ по НДФЛ и военному сбору).

Для формирования и подачи отчета достаточно:

выбрать нужный отчетный квартал;
проверить автоматически заполненные данные;
подписать отчет КЭП и отправить его в ГНС прямо из системы.

Перед финальным формированием отчетности просто убедитесь, что в меню «Зарплата» проведены абсолютно все документы за отчетный период.

Обратите внимание на периодичность

ФЛП с наемными сотрудниками

Подают Налоговый расчет ежеквартально — в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала.

Юридические лица (ООО)

Продолжают подавать Объединенный отчет ежемесячно.

Главное преимущество SMARTFIN: пользователю не нужно собирать данные за несколько месяцев вручную, ведь система уже автоматически выполнила все расчеты и подготовила данные для отчетности.

Выводы

Работа с заработной платой и кадровыми документами часто воспринимается как сложный и многоуровневый процесс. Однако в SMARTFIN все этапы — от создания сотрудника и кадровых документов до начисления зарплаты, формирования отчетности и уплаты налогов — объединены в единую последовательную и автоматизированную систему.

Благодаря точным расчетам, взаимосвязанным документам и автоматическому заполнению данных «на лету» SMARTFIN помогает уменьшить количество ручной работы, минимизировать риск ошибок и значительно упростить ведение кадрового и зарплатного учета.

Автоматизируйте кадровый и зарплатный учет в SMARTFIN

Формируйте документы, начисляйте зарплату, подавайте отчетность и работайте с электронным документооборотом в одной рабочей среде.

– автоматическое начисление заработной платы и расчет налогов;
– кадровые документы, штатное расписание и табель;
– расчет больничных, отпускных, декретных и компенсаций;
– формирование и подача зарплатной отчетности в ГНС;
– электронный документооборот через SMARTFIN HUB.

Зарегистрируйтесь и протестируйте SMARTFIN бесплатно →