Учет расходов ФЛП на общей системе налогообложения: что можно учитывать, а что нет

Сколько налога должен уплатить ФЛП на общей системе? Кажется, всё просто: доход минус расходы, умножаем на 18% — и получаем результат. Но нет! В этой формуле главное — не арифметика, а именно слово "расходы". Чем точнее и обоснованнее ФЛП их определит, тем меньше налога придётся заплатить.

И здесь уже дело не в калькуляторе, а в искусстве документального подтверждения и юридического обоснования.

В материале "Учёт расходов ФЛП на общей системе налогообложения" разберём всё, что стоит знать о расходах на общей системе:

• Главное о налогообложении ФЛП: формула, принцип учёта расходов
• Расходы, уменьшающие общий налогооблагаемый доход
• Амортизация как добровольный расход: когда ФЛП может снизить налог ещё больше
• "Запрещённые" расходы: что нельзя учитывать для уменьшения налога
• SMARTFIN.UA для ФЛП: автоматизация учёта без лишних хлопот

Главное о налогообложении ФЛП: формула, принцип учёта расходов

Арифметически рассчитать сумму налога на доходы, подлежащую уплате в бюджет за отчётный период, просто. Нужно определить сумму общего налогооблагаемого дохода (выручку, полученную в денежной и неденежной форме), вычесть из неё сумму расходов, а к полученной разнице (чистому налогооблагаемому доходу) применить ставку налога на доходы — 18%. Именно об этом говорится в пп. 177.1, 177.2 НКУ*.

При этом ФЛП обязан выполнить обязательные условия. Расходы должны быть одновременно:

• Связаны с хозяйственной деятельностью ФЛП (с полученным им доходом).
• Подтверждены документально. При этом документы должны фиксировать факт расходования средств на осуществление расходов.

Статья 177 НКУ содержит перечень расходов, прямо связанных с получением доходов. Но этот перечень — не закрыт, и это вполне логично. Ведь разнообразие видов хозяйственной деятельности ФЛП значительно шире и превышает представление всех законотворцев вместе взятых.

Именно поэтому при работе с расходами, по которым у ФЛП возникают сомнения, действует следующий принцип.

Прежде всего нужно убедиться, что такие расходы не указаны в перечне тех, что не влияют на налогообложение. То есть — не уменьшают общий налогооблагаемый доход.

Если расходы не являются "запрещёнными", но при этом отсутствуют в перечне разрешённых — ФЛП может их учесть в расходах, но при условии, что:

• ФЛП может доказать, что эти расходы связаны с полученным доходом,
• он имеет документы, подтверждающие их осуществление.

Расходы, уменьшающие общий облагаемый доход

Рассмотрим расходы, прямо предусмотренные в п. 177.4 НКУ.

Важно: эти расходы ФЛП на общей системе не имеют ограничений по сумме — то есть при соблюдении требований их можно учитывать в полном объеме.

1. Материальные расходы. В их состав включаются затраты, которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту расходов, а именно:

• сырье, материалы, товары, которые составляют основу для изготовления (продажи) продукции или товаров, предоставления работ или услуг;
• покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;
• топливо и энергия;
• строительные материалы;
• запасные части;
• тара, тарные материалы, вспомогательные и другие материалы.

2. Выплаты работникам, в частности:

• оплата труда (основная и дополнительная заработная плата, другие виды поощрений и компенсаций, включая премии, возмещение стоимости товаров, работ, услуг — см. Инструкцию № 5**);
• обязательные выплаты, а также компенсация стоимости услуг, предоставляемых работникам в предусмотренных законом случаях.

3. Взносы ФЛП на обязательное страхование жизни или здоровья работников, если это предусмотрено законодательством.

4. Выплаты по договорам гражданско-правового характера за выполненные работы или предоставленные услуги — в денежной или натуральной форме. Не включаются только суммы материальной помощи.

5. Суммы налогов, сборов, связанных с ведением хоздеятельности ФЛП (см. ст. 9, 10 НКУ).

6. Суммы единого социального взноса (ЕСВ) на общеобязательное государственное социальное страхование.

7. Оплата за лицензии, необходимые для ведения определённых видов хозяйственной деятельности.

8. Оплата за разрешения, сертификаты и другие документы, без которых осуществление деятельности невозможно.

9. Выплата роялти:

• как вознаграждение за использование объектов авторского права или смежных прав;
• как отчисления в пользу правообладателей согласно договорам ФЛП с организациями коллективного управления (в соответствии с Законом № 2415-VIII***).

10. Расходы на командировки наёмных работников.

ВНИМАНИЕ! НКУ прямо не предусматривает возможность учитывать командировочные расходы самого ФЛП. Но, по нашему мнению, при наличии подтверждающих документов и чёткой связи между командировкой и хоздеятельностью, такие расходы могут быть включены в состав тех, что уменьшают облагаемый доход.

11. Расходы на услуги связи.

Уточнение: НКУ не конкретизирует, какие именно виды связи входят в состав допустимых расходов. Однако при отсутствии прямого запрета и при наличии подтверждающих документов, ФЛП имеет право учитывать оплату любых услуг связи — в частности, мобильной связи, роуминга, интернета и т. д., если они используются в рамках хоздеятельности. Такие расходы могут быть включены в состав тех, что уменьшают облагаемый доход.

12. Расходы на рекламу.

13. Оплата банку за расчётно-кассовое обслуживание.

14. Оплата аренды.

Обратите внимание: часто ФЛП-арендаторы оплачивают аренду заранее. Например, по условиям договора аренды производственного помещения предусмотрена ежеквартальная оплата. ФЛП-арендатор оплатил аренду за I кв. 2025 года в IV кв. 2024 года. Поскольку расходы должны быть связаны с получением дохода, а доход от аренды производственного помещения в I кв. 2025 ФЛП получил в этот период, то платёж за аренду включается в состав расходов по результатам 2025 года.

15. Расходы на ремонт и эксплуатацию имущества, которое ФЛП использует в хоздеятельности.

16. Расходы на транспортировку готовой продукции и товаров, а также транспортно-экспедиционные и другие услуги, связанные с доставкой.

17. Оплата услуг, напрямую связанных с производством товаров, выполнением работ или предоставлением услуг.

18. Расходы на текущий ремонт основных средств (определение — в пп. 14.1.138 НКУ).

19. Расходы на ликвидацию основных средств в части остаточной стоимости (разница между первоначальной стоимостью и суммой накопленной амортизации в соответствии с п. 4 НП(С)БУ 7).

Амортизация как добровольный расход: когда ФЛП может снизить налог ещё больше

ФЛП на общей системе налогообложения имеют право (по собственному желанию) включать в состав расходов, уменьшающих их общий налогооблагаемый доход, амортизационные отчисления при соответствующем ведении отдельного учёта таких расходов.

Для справки: что такое амортизация?

Согласно пп. 14.1.3 НКУ, амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НА) — это систематическое распределение стоимости, подлежащей амортизации, в течение срока их полезного использования (эксплуатации). Минимальные сроки эксплуатации, а также перечень ОС и НА, стоимость которых ФЛП имеет право амортизировать, приведены в пп. 177.4.9 НКУ.

Амортизации подлежат расходы на:

• приобретение ОС и НА;
• самостоятельное изготовление ОС, реконструкцию, модернизацию и другие виды их улучшения.

Все расходы, подлежащие амортизации, ФЛП должен подтвердить документально!

Расчёт амортизации ОС и НА осуществляется прямолинейным методом, при котором годовая сумма амортизации определяется делением первоначальной стоимости объекта ОС и НА, подлежащей амортизации, на срок полезного использования объекта. Учёт стоимости, подлежащей амортизации, ведётся по каждому объекту ОС и НА отдельно.

Амортизации не подлежат:

• земельные участки;
• объекты жилой недвижимости;
• легковые автомобили.

"Запрещённые" расходы: что нельзя учитывать для уменьшения налога

Осталось указать расходы, которые ФЛП не имеет права включать в состав расходов с целью уменьшения своего общего налогооблагаемого дохода:

• расходы, не связанные с хозяйственной деятельностью ФЛП;
• расходы, не подтверждённые документально;
• расходы на приобретение, самостоятельное изготовление ОС и расходы на приобретение НА, которые подлежат амортизации;
• расходы на приобретение и содержание земельных участков, объектов жилой недвижимости и легковых автомобилей;
• суммы НДС, входящие в цену приобретённых товаров (работ, услуг), если ФЛП зарегистрирован плательщиком НДС;
• расходы, в отношении которых есть основания полагать, что имеющиеся обстоятельства (факты) свидетельствуют о предоставлении неправомерной выгоды должностному лицу, в том числе должностному лицу иностранного государства. Заинтересованные в этих расходах ФЛП могут дополнительно ознакомиться со ст.ст. 369, 369² УКУ^****. Впрочем, для честных и добросовестных ФЛП последний вид «запрещённых» расходов выглядит как экзотика, которую мы добавили для полноты картины.

SMARTFIN.UA для ФЛП: автоматизация учёта без лишней головной боли

SMARTFIN.UA — современная онлайн-бухгалтерия, которая предлагает более 35 инструментов для ведения учёта, расчёта зарплаты, формирования отчётности и автоматизации рутинных операций для ФЛП. Среди её основных возможностей:

• Автоматический учёт расходов и доходов ФЛП, контроль сроков, лимитов, налогов, ведение книги учёта на ЕН (для общей системы — финальная стадия разработки).
• Импорт банковских выписок — без ручного ввода, с автоматическим распознаванием типов операций.
• Расчёт зарплаты, индексации, больничных, отпускных и компенсаций — всегда в соответствии с действующим законодательством.
• Библиотека кадровых документов — более 70 шаблонов договоров, заявлений, приказов, табелей, графиков с автозаполнением.
• Электронный документооборот — интеграция с сервисами ЭДО: подписание и отправка актов, накладных и договоров онлайн.
• Учёт кассовых операций и ПРРО — интеграция с Cashalot: автоматические фискальные чеки, Z-отчёты и связь с учётом.
• Учёт основных средств (ОС) и нематериальных активов (НА) — индивидуальный учёт каждого объекта и начисление амортизации.
• Поддержка и обучение — видеоуроки, консультации и база знаний для предпринимателей.

Скоро — полноценный учёт для общей системы

Модуль для учёта ФЛП на общей системе налогообложения — уже на финальной стадии разработки. Релиз запланирован на октябрь 2025 года.

Хотите быть среди первых, кто протестирует новый функционал?

Регистрируйтесь в рабочем кабинете SMARTFIN.UA: добавьте организацию, сотрудников, выполните базовые настройки — и уже сегодня пользуйтесь 35+ инструментами для автоматизации бухгалтерских расчётов.

А мы сообщим вам сразу после запуска нового функционала!

После регистрации вас ждёт тестовый (бесплатный) период для ознакомления со всеми возможностями программы!

*Налоговый кодекс Украины.

**Инструкция по статистике заработной платы, утверждённая приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

*** Закон Украины «О эффективном управлении имущественными правами правообладателей в сфере авторского права и (или) смежных прав» от 15.05.2018 г. № 2415-VIII.

**** Уголовный кодекс Украины.