Перевод работника на другую должность: какими кадровыми документами оформить?

Перевод работника – процесс смены рабочего места или функциональных обязанностей в пределах одной организации. Этот процесс охватывает как горизонтальный, так и вертикальный перевод, в зависимости от потребностей предприятия и квалификации работника. Эффективное управление процессом перевода способствует повышению производительности труда и удовлетворению работников.

Целесообразно заметить разницу между переводом и перемещением работника. Различие между этими процессами наглядно отражено в таблице:

Перевод работника: основные положения

• Перевод может осуществляться по инициативе как работодателя, так и работника;
• Перевод может быть временным, на определенный срок и постоянным;
• Перевод может производиться как в рамках организационной структуры предприятия, так и на другое предприятие.

Кадровое оформление процесса перевода работников в пределах одного предприятия независимо от видов и причин имеет базовый алгоритм действий для работодателя:

1. Получить письменное согласие от работника в форме заявления на перевод.
2. Подготовить приказ о переводе на основании заявления, зарегистрировать его и ознакомить работника под личную подпись.
3. Внести сведения о переводе в учетные документы предприятия и трудовую книжку работника.
4. Ознакомить работника с должностной инструкцией, другими документами, предусмотренными новой должностью, провести соответствующие инструктажи по охране труда и т.п.

Особенности оформления процесса перевода:

• Не устанавливается срок испытания.(ст. 26 КЗпП)
• Сохраняется средний заработок в течение 2-х недель со дня перевода (при переводе на работу с меньшей з/п).

Если перевод касается военнообязанного работника, нужно дополнительно:

• Внести сведения о переводе военнообязанного работника в Списки персонального военного учета.
• Сообщить о переводе военнообязанного работника соответствующий ТЦК по форме прил.4 и в порядке, определенном Постановлением 1487 от 30.12.2022 р.

Для предприятий, имеющих статус «критически важных» (обеспечивают потребности ВСУ и других военных формирований в особый период или для функционирования экономики и обеспечения жизнедеятельности населения в особый период) отдельно указано требование уведомления ПФУ о переводе работника на другую должность или работу. Уведомление ПФУ о переводе работника следует отправить не позднее следующего дня после выдачи приказа на перевод.

Временный перевод работника

Этот процесс предусматривает, что работник освобождается от своих основных обязанностей и выполняет работу по новой должности, на которую он переведен соответствующим приказом с указанием четко определенного срока перевода.

После окончания срока перевода, по договоренности с работодателем, работник может продолжить работать на этом посту уже постоянно или оформить перевод на новый срок.

ОТМЕТИМ: В период действия военного положения работодатель может осуществлять перевод работника без его согласия при условии, что такая работа не противопоказана работнику по состоянию здоровья, для предотвращения или ликвидации последствий боевых действий и других обстоятельств, что представляют угрозу жизни и нормальным условиям жизни людей с оплатой труда не ниже средней зарплаты по предыдущей работе (исключение – перевод на работу в местность, где продолжаются активные боевые действия).

Частные случаи перевода работников регулируются следующими статьями КЗоТ Украины:

• для ликвидации чрезвычайных обстоятельств; (ст.33)
• в случае простоя предприятия (ст.34);
• на более легкую работу по состоянию здоровья (с.170);
• на более легкую работу беременных женщин и женщин с детьми до 3-х лет (ст.178).

Перевод работника на время простоя

Происходит по общему алгоритму перевода, с учетом специальности и квалификации работника и только с его согласия, на время простоя (если перевод осуществляется в пределах одного предприятия), или до 1 месяца (в случае перевода на другое предприятие, но в той же местности).

Перевод работника на более легкую работу по состоянию здоровья

Согласно ст. 170 КЗоТ, работодатель обязан перевести работника на более легкую работу, если работник предоставил соответствующее медицинское заключение. Оформляется такой перевод стандартно: заявление работника + приказ на перевод.

Если такая работа предусматривает более низкую заработную плату – работодатель сохраняет предыдущий средний заработок на 2 недели. В случае, если работник отказывается от перевода – работодатель имеет право уволить работника на основании п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП, с выплатой выходного пособия в размере не менее среднего месячного заработка (ст. 44 КЗпП). Обязательное условие для такого увольнения: письменный отказ работника в переводе на предложенную работу.

Перевод на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей до 3-х лет

Этот процесс основан на таких ключевых факторах:

• беременную женщину нужно перевести на более легкую работу, при необходимости, согласно медицинскому заключению, с сохранением средней з/п с предыдущего места работы;
• женщину, имеющую ребенка до 3-х лет, нужно перевести на более легкую работу в случае невозможности выполнения предварительной работы с сохранением предыдущей з/п до достижения ребенком 3-летнего возраста.

Перевод работника на другое предприятие

Осуществляется путем прекращения трудового договора работника на текущем предприятии, а значит, имеет дополнительные нюансы в алгоритме действий текущего работодателя:

1. Получение письма-запроса от руководителя предприятия, на которое планируется перевод работника, с просьбой уволить его с работы согласно пункту 5 статьи 36 КЗоТ с указанием даты увольнения.
2. Заявление работника на увольнение с формулировкой "уволить в связи с переводом на ООО…"
3. Приказ об увольнении работника в связи с переводом его на другое предприятие на основании письма-запроса и заявления работника.

Отдельно следует отметить, что во время военного положения в трудовом законодательстве отсутствует возможность перечислить по желанию работника на счет предприятия, на которое он переходит, сумму причитающихся ему отпускных (чтобы сохранить возможность использовать ежегодный отпуск досрочно на новом предприятии). Следовательно, текущий работодатель в день увольнения работника в связи с переводом на другое предприятие должен выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни ежегодных отпусков и отпусков на детей (это прямое требование ст. 24 Закона «Об отпусках»).

Какие кадровые документы могут понадобиться: образцы приказов и заявлений

Приказ о переводе на другую должность:

Приказ о переводе на более легкую работу:

Приказ о временном переводе работника:

Заявление на перевод на другую должность:

Заявление на временный перевод:

Заявление на перевод на более легкую работу:

Хотите навести порядок в кадровых документах? Автоматизировать начисление заработной платы? Формировать и подавать отчеты онлайн в несколько кликов? Регистрируйтесь в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA! Мы разработали более 35 функций для автоматизации зарплатных расчетов, собрали 70+ шаблонов кадровых документов, которые можно формировать и надежно хранить в рабочем кабинете, разработали функционал для формирования и заполнения отчетов, ведения учета рабочего времени, контроля доходов и расходов ФЛП! После регистрации у вас будет бесплатный тестовый период! А наши консультанты всегда на связи, чтобы помочь с настройкой!