Принятие работника на работу в 2025 году: последовательность шагов и нюансы оформления

Апдейт материала от 16.12.2024

Процесс оформления трудовых отношений между работником и работодателем унифицирован для всех субъектов хозяйственной деятельности. В 2025 году он состоит в последовательном выполнении действий, определенной на законодательном уровне, и направленной на согласование и защиту интересов обеих сторон.

Шаг 1. Работник предоставляет документы для оформления трудовых отношений

Перечень таких документов утвержден в ст. 24 КЗоТ:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книга или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (выдержка по форме приложения 8 из портала Действие или из электронного кабинета застрахованного лица на портале ПФУ).
• Военно-учетный документ для всех военнообязанных работников.
• Регистрационный номер учетной карты налогоплательщика.

Дополнительно, в случаях, предусмотренных законодательством, работник предоставляет:

• Документы об образовании (если работа требует специальных знаний, профессиональной подготовки и квалификации).
• Документы о состоянии здоровья (если трудоустраивается лицо с инвалидностью, лицо до 21 года или работник на должность, для которой требуется предварительный медосмотр).
• Документы, подтверждающие право на льготы, если кандидат имеет право на них (справка ВПЛ, лицо, имеющее детей до 15 лет, одинокая мать, чернобылец и т.п.).

Шаг 2. Работник должен написать заявление о принятии на работу

В 2025 году в документе должны указываться основные договоренности о будущем трудоустройстве:

• дата начала работы;
• должность;
• основное место работы или совместительство;
• срок испытания;
• режим работы (в случае неполного рабочего дня);
• дата окончания трудового договора (если это срочный трудовой договор).

Пример заявления о принятии работника на работу в 2025 году

Шаг 3. Правовое оформление трудовых отношений между работодателем и работником

На этом шаге имеем в виду оформление работника посредством заключения трудового договора, контракта или гиг-контракта.

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, согласно которому работник обязуется выполнять определенный объем рабочих задач, а работодатель – выплачивать зарплату, обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором и соглашением сторон.

Подробнее про трудовой договор писали здесь: Трудовой договор: виды и формы, с ФЛП, процесс заключение

В 2025 году, когда военное положение продолжает действовать, работодатель и работник по взаимному согласию определяют форму трудового договора: устная или письменная.

Контракт – это особая форма трудового договора, которая заключается только в письменном виде с отдельными категориями работников в случаях, предусмотренных законами (например: руководители учебных заведений, руководители предприятий, работники фермерских хозяйств, иностранцы и т.д.)

Гиг-контракт – гражданско-правовой договор, заключаемый между гиг-специалистом и предприятием, имеющим статус резидента Дия Сити. Согласно документу, гиг-специалист должен выполнять определенный объем работы и/или оказывать услуги в соответствии с задачами заказчика. Заказчик, в свою очередь, обязуется создать гиг-специалисту надлежащие условия для выполнения работ и/или предоставления услуг, оплачивать выполненные работы/услуги и обеспечить предоставление социальных гарантий, предусмотренных разд. 5 Закона №1667.

Скрытые трудовые отношения – это оформление работы по гражданско-правовому договору, что на самом деле является фактическим выполнением работы на условиях полного рабочего дня.

При заключении с физическим лицом договора ЦПХ в 2025 году убедитесь, что по его условиям:

• лицо не подчиняется внутренним локальным актам предприятия и его графику работы;
• лицо не подчиняется владельцу предприятия или уполномоченным органам;
• лицо не назначено на должность, не прикреплено к структурному подразделению;
• лицо получает оплату за выполненную работу/оказанные услуги отдельно, не совпадая с графиком выплаты заработной платы или аванса на предприятии;
• лицо не продолжает предоставлять услуги/выполнять работы после завершения определенных в договоре.

Шаг 4. Приказ о принятии работника, изданный на основании заявления работника и подписанный работодателем

Приказ о принятии работника в 2025 году – это типовая форма № П-1, оформленная согласно требованиям ДСТУ 4163:2020.

Пример приказа о принятии работника на работу в 2025 году

Шаг 5. Уведомление о принятии работника в ГНС по форме, определенной постановлением КМУ

Уведомление должно быть принято налоговой до начала работы работника. Сообщать ГНС о принятии работника обязаны все работодатели, ФЛП, использующие наемный труд, и резиденты Дия Сити. (ч. 4 ст. 24 КЗоТ).

В 2025 году уведомление о принятии подается в территориальные органы ГНС по месту учета их как плательщика единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование.

Работодатель сообщает о всех работниках, принимаемых по трудовому договору: внутреннее/внешнее совместительство, принятие в порядке перевода, принятие по срочному трудовому договору и т.п.

Подробнее о уведомлении о принятии мы уже писали здесь. Кроме того, заметим, что в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA как юридические, так и физические лица могут представить отчет о принятии на работу работника в несколько кликов. Зарегистрируйтесь, чтобы попробовать! Актуальная на 2025 год форма уведомления находится в разделе ОТЧЕТНОСТЬ.

Если сообщение о принятии работника не было направлено в ГНС, органы контроля могут приравнять такое нарушение к фактическому допуску работника к работе без оформления трудового договора и наложить штраф согласно ч. 2 ст. 265 КЗоТ Украины.

Обязанность подавать уведомления о заключении договора ЦБХ не предусмотрена действующим законодательством.

Шаг 6. Ознакомление работника под личную подпись с локальными нормативными актами

Перед началом работы в 2025 году принятый работник должен ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя. К ним относятся:

• ПВТР и коллективный договор
• Инструктажи по охране труда и пожарной безопасности
• Должностная/рабочая инструкция
• Положение о защите персональных данных (п. 2 ст. 12 ЗУ «О защите персональных данных» №2297-VI от 01.06.2010 г.)
• Правила военного учета
• Наличие на рабочем месте вредных и опасных факторов, возможные последствия их влияния на здоровье работника.

К примеру, можно завести «Журнал ознакомления с правилами в/о» или бланк ознакомления, который будет храниться вместе с документами по военному учету.

Шаг 7. Оформление личной карты П-2, личного дела и внесение записи в трудовую книжку по желанию работника

Лицо, проходящее стажировку на рабочем месте без оформления надлежащих документов, считается неоформленным работником. Выявление таких работников при проверке влечет штраф. Единственный допустимый вариант в случае, когда работодатель не уверен в кандидате – принять работника с установлением пробного срока.

Подробнее об оформлении личной карты мы писали здесь — Личное дело работника: общие требования к форме № П-2 и её заполнению.

Напомним, что все документы, которые необходимы для оформления работника на работу, собранные в нашей библиотеке SMARTFIN. Кроме того, в разделе "Кадры" вы найдете шаблоны приказов, заявлений, трудовые договоры, справки, штатное расписание, график отпусков, личные карточки работников. Библиотека регулярно обновляется и расширяется! Кроме того, в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN вы можете: рассчитывать заработную плату, отпускные, больничные, вести табель учета рабочего времени онлайн, подавать зарплату отчетность, контролировать учет доходов ФЛП. Регистрируйтесь, чтобы попробовать!

SMARTFIN.UA помогает с легкостью и без нервов автоматизировать сложную работу бухгалтера! Действует бесплатный тестовый период!

Подробнее о возможностях SMARTFIN мы рассказывали здесь. И сняли об этом видео. Рекомендуем посмотреть!