Шаблоны инвойсов для экспорта услуг. Формирование инвойсов онлайн в SMARTFIN.UA

Сегодня физические лица-предприниматели могут использовать инвойсы вместо договоров и актов выполненных работ, предоставленных услуг.

Это одна из важных особенностей инвойса и его главное отличие от украинского счета-фактуры. Применение инвойсов упростило функцию получения валюты при экспорте услуг. В частности, после того, как НБУ своим письмом № 22-01012/46746 от 07.07.2015 разъяснил банкам особенности контроля за экспортными операциями услуг, сделав договоры и акты выполненных работ необязательными.

Инвойс – это счет на оплату работ и услуг на имя иностранного заказчика. Выписка инвойса подтверждает факт предоставления услуг.

С этим мнением согласны и налоговики.

Общедоступный информационно-справочный ресурс 112.02.

Обязательно ли оформление акта выполненных работ (оказанных услуг) при осуществлении внешнеэкономической деятельности и какие требования к оформлению акта (в какой форме заключается, на каком языке, в какой валюте и т.п)?

Полный ответ:

Согласно п.п. 4 п. 9 разд. ІІІ Инструкции о порядке валютного надзора банков за соблюдением резидентами предельных сроков расчетов по операциям по экспорту и импорту товаров, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 02 января 2019 г. № 7 банк завершает осуществление валютного надзора за соблюдением резидентами предельных сроков расчетов услуг, прав интеллектуальной собственности и других неимущественных прав, предназначенных для продажи (платежной передачи) – после предъявления резидентом акта, счета (инвойса) или иного документа, который согласно условиям договора свидетельствует о выполнении нерезидентом работ, предоставлении услуг, передаче прав интеллектуальной собственности и других неимущественных прав, предназначенных для продажи (оплачиваемой передачи).

Больше об инвойсе здесь: Инвойс: виды, отличия от украинского счета-фактуры. Образец инвойса

Инвойс (оферта) при работе с прямым клиентом

При работе с прямыми клиентами процесс вашего взаимодействия будет следующим.

1. Вы собираете инвойс и отправляете своему клиенту. Шаблон инвойса (оферты) должен содержать все необходимые данные и реквизиты. Это оферта (предложение) заключить соглашение в понимании Гражданского Кодекса Украины.

2. Клиент согласен с этой офертой дальнейшими действиями, такими как отправка ответа и необходимых материалов, внесением правок и т.п.

3. Когда работы выполнены, клиент посылает вам оплату согласно этому инвойсу (оферте). При этом в нем должно быть зафиксировано, что оплата подтверждается клиентом факта выполнения работ.

После оплаты этот инвойс (оферта) становится документом, подтверждающим факт предоставления услуг. Таким образом, инвойс (оферта) является одновременно и договором и заменой акта выполненных работ.

Такой формат работы рекомендуется использовать с теми клиентами, которых вы хорошо знаете или при уже фактически выполненных работах, предоставляемых услугах. Ведь в случае проблем с клиентом доказывать его однозначное согласие придется в суде. Поэтому, в случае сомнений относительно клиента или несогласованности с ним – используйте стандартную форму договора и ждите подписания со стороны клиента.

Пример шаблона для прямых клиентов

Инвойс при работе через сайты-посредники

Принцип работы здесь следующий.

1. При работе через сайты-посредники вашим договором будет публичная оферта, размещенная на этом сайте. С публичной офертой вы соглашаетесь определенным действием, как правило, регистрируя аккаунт.

2. Сайт-посредник зачисляет на ваш баланс деньги за проделанную работу. Но пока это только баланс на общем счете этой компании (сайта).

3. Для того чтобы сайт перечислил вам деньги, вы должны выставить компании инвойс в ответ на ее публичную оферту. За этим инвойсом сайт высылает вам деньги.

Обратите внимание, что в этом случае это не инвойс (оферта), а именно инвойс.

В этом случае оферта – это оферта сайта. Но инициировать отправку денег при такой форме работы, как правило, должен исполнитель.

Также банк может попросить предоставить ему публичную оферту. Напечатать/загрузить оферту можно с сайта. Обычно это нужно сделать один раз. Кроме того, согласно разъяснениям НБУ, перевод оферты необязателен и по усмотрению банка.

Пример шаблона через сайты-посредники

Каким должен быть инвойс, чтобы удовлетворять требованиям украинского законодательства?

Чтобы получить статус первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), как электронный, так и бумажный первичный инвойс должен содержать такие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за проведение и оформление хозяйственной операции;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в проведении хозяйственной операции.

Учитывая требования к составлению первичных документов и принцип работы инвойса, в этом документе целесообразно указать:

• номер инвойса;
• дату инвойса (или дату и место составления);
• данные заказчика: можно получить по платежному поручению SWIFT, а также с сайта заказчика;
• данные исполнителя: статус ФЛП, фамилия, имя и отчество, адрес регистрации и идентификационный номер;
• предмет: название предоставляемых услуг (например, разработка программного обеспечения, тестирование программного обеспечения, услуги дизайна и т.д.).
• условия оплаты и передачи: например, "100% после оплаты по факту выполнения услуг. Услуги предоставляются по месту регистрации Заказчика."
• цену и общую стоимость;
• чтобы инвойс выполнял роль договора, он должен содержать положение, что оплата по инвойсу является принятием предложения заключить договор и свидетельствует о предоставлении услуг, выполнении работ нерезиденту в полном объеме. Также можно отметить, что у заказчика отсутствуют претензии к выполненным работам, предоставленным услугам.

На каком языке составляется инвойс

Как правило, документы предоставления услуг в сфере внешнеэкономической деятельности оформляются на двух языках – на украинском и языке страны нерезидента (или на английском). При этом документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на украинский язык. Перевод удостоверяется подписью лица, осуществившего перевод, подлинность подписи переводчика удостоверяется нотариально.

Формирование инвойсов онлайн в SMARTFIN.UA

Преимуществами формирования инвойсов SMARTFIN.UA является простота и функциональность. При работе с инвойсами в программе у вас есть следующие возможности.

1. Легко создавать инвойсы онлайн

Вам нужно один раз заполнить справочники (ваши реквизиты на иностранном языке, клиентов, названия услуг валюту), и формировать инвойсы можно будет в несколько кликов.

Кроме того, вы можете создать несколько "пакетов" с вашими реквизитами на разных языках. Например, одним клиентам вам нужно выставлять инвойсы на английском языке, другим – на немецком. Добавьте подходящие "пакеты", и при создании инвойса выбирайте подходящий вариант для автозаполнения печатной формы.

Детальнее здесь: Инвойс: настройки для создания и автозаполнения документа

2. Печать инвойсов или хранить их в формат pdf

После создания инвойса система автозаполнит форму для печати/загрузки.

2.1 Используйте установившуюся форму

Чтобы вы не производили лишних настроек, в системе установлен англоязычный шаблон инвойса, в котором учтены требования таких банков, как Приват, ПУМБ, Укрсиббанк, Райффазен Банк Аваль.

Если нажать на кнопку "Редактировать", показанную на картинке выше, вы сможете внести необходимые данные в форму:

Установленная форма полезна, но она не может покрыть индивидуальные требования по составлению этого документа. А постоянное ручное редактирование займет много времени и внимания.

Поэтому в сервисе есть возможность настроить шаблоны "под себя".

Детальнее здесь: Шаблон инвойса: пользуйтесь установившейся в системе формой или настройте ее "под себя"

2.2 Создайте свои шаблоны

Для этого в системе предусмотрено отдельное меню, в котором можно создать необходимое количество шаблонов и выбирать необходимое при печати/загрузке документа:

Инструмент создания шаблонов позволяет:

• настроить названия полей в шаблоне, просто отредактировав их в предложенном англоязычном варианте (в дальнейшем языки автозаполнения шаблонов будут расширяться);
• показать/скрыть поля в шаблоне;
• зафиксировать нужные условия инвойса.

Кроме того, "пустой шаблон" позволит создать шаблон на том языке, для которого не предусмотрено автозаполнение в системе.

Детальнее здесь: Как настроить шаблоны инвойса "под себя": часть 1

3. Гибко настраивать условия инвойса

Условия инвойса – это часть документа, в которой важно зафиксировать определенные договоренности, особенно в том случае, когда инвойс выполняет роль договора. Вместе с тем, условия инвойса часто содержат данные, которые могут изменяться.

3.1 Зафиксируйте в шаблоне текст, который не будет изменяться

Согласно изложенным выше принципам работы, в шаблоне имеется автоматическое заполнение условий инвойса:

• для прямых клиентов;
• через сайты-посредники.

Также сюда можно вписать любой свой вариант текста.

3.1 Скопируйте в шаблон переменные, чтобы получить в инвойсе нужные значения

Условия инвойса могут содержать изменяющиеся данные. Например, для каждого конкретного инвойса будет своя дата оплаты, или разные названия и даты заключения договоров.

Если в шаблоне прописать такую конкретную дату оплаты (например, 18.12.2022) или оставить ее пустой, при выводе документа на печать/загрузку это условие нужно будет редактировать вручную непосредственно в документе.

Чтобы этого избежать и автоматизировать заполнение инвойса, нужно скопировать в текст шаблона переменные. Это позволит в самом документе получить их значение.

Детальніше тут: Как настроить шаблоны инвойса "под себя": часть 2