Инвойс: виды, отличия от украинского счета-фактуры. Образец инвойса

Ведение внешнеэкономической деятельности невозможно без такого документа, как инвойс. В переводе с английского (англ. – invoice) это слово означает «счет» или «фактура», но понятие «инвойс» значительно шире и содержит несколько разновидностей.

Инвойс — в международной практике это документ, предоставляемый продавцом покупателю, и содержащий перечень товаров, услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, особенности товара (цвет, вес и т.п.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.

Для чего необходимы инвойсы?

В международной торговле инвойс необходим для прохождения таможенной границы, защиты интересов продавца и покупателя, определения величины таможенных пошлин, обеспечения расчета покупателя с продавцом (по инвойсу происходит оплата товара).

Выписка инвойса свидетельствует о том, что товар отгружен в соответствии с условиями поставки и у покупателя появилась обязанность оплатить товар в соответствии с указанными условиями (кроме случаев, когда поставку осуществляют по предоплате).

В п. 3 ч. 2 ст. 53 Таможенного кодекса Украины отмечено, что документами, подтверждающими таможенную стоимость товаров, являются:

• счет-фактура (инвойс);
• или счет-проформа (если товар не является объектом купли-продажи).

То есть, в этом случае законодатель употребляет понятие инвойса и счета-проформы как тождественные.

Но все равно инвойс и счет-фактура имеют свои отличительные особенности. Для того чтобы выяснить это, необходимо более подробно разобраться в видах инвойсов.

Для экспорта услуг выписка инвойса подтверждает факт предоставления услуг.

Виды инвойсов

В международном законодательстве существует несколько видов инвойсов. Наиболее применяемые и распространенные виды инвойсов в Украине:

• проформа-инвойс;
• коммерческий инвойс.

Проформа - инвойс (Proforma invoice) – это документ, в котором указывается обязанность продавца товаров (исполнителя услуг) поставить товары (оказать услуги) покупателю по заранее оговоренной цене.

По сути это предварительный счет на оплату, и он не подтверждает факт отгрузки товара, оказания услуг. Цена услуг и перечень товаров в этом виде инвойса не являются окончательными и могут измениться в процессе согласования окончательного заказа. Например, стороны могут изменить данные по количеству или моделям, типу того или иного товара.

Проформа-инвойс часто составляется в случаях, когда товар поставляется бесплатно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и т.д).

А вот инвойс с окончательными изменениями и согласованными данными уже будет формировать коммерческий инвойс.

Коммерческий инвойс (Invoice, Facture, Rechnung etc.) – это документ, используемый для таможенной декларации при продаже товаров, экспортируемых через международные границы.

Коммерческий инвойс предприятие в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгруженным товаром. Без него не растаможат товар и не допустят на территорию государства. По этому документу также рассчитывается НДС и таможенные пошлины.

Отличие украинского счета-фактуры от инвойса

В Украине нет утвержденной формы счета-фактуры. Это документ, предоставляемый продавцом покупателю, и вмещающий перечень товаров, услуг, их количество и предлагаемую цену, по которой они могут быть поставлены покупателю в случае его согласия. На основе счета-фактуры покупатель, соглашающийся на предложенные условия, производит полную или частичную предварительную оплату товара, услуг.

Счет-фактура в украинской бухгалтерской практике не подтверждает отгрузку товаров, предоставление услуг. Этот документ только предложение на покупку товара, услуг на определенных условиях.

Если проводить параллели с международной практикой, то украинский счет-фактура схож по своему назначению с инвойсом-проформой (Proforma invoice), а не с инвойсом (Invoice, Facture, Rechnung etc.).

Роль зарубежного инвойса (Invoice, Facture, Rechnung etc.) у нас выполняют документы, которыми оформляется отгрузка товаров, предоставление услуг:

• для товаров – расходная накладная (иногда ТТН);
• для услуг – акт оказанных услуг (акт приемки-передачи).

Хотя, согласно письмам Минфина от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658 и от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339, счет-фактура, при условии его оплаты, может быть первичным документом:

"Оформленный должным образом счет-фактура (инвойс) может являться основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции по поставке товаров, работ (услуг) без составления акта приемки-передачи только в случае его оплаты, что подтверждается соответствующими документами. Документами, подтверждающими оплату, могут быть платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция в прибыльный кассовый ордер и т.д.

Счет-фактура может быть составлен в бумажной или электронной форме и должен иметь реквизиты, позволяющие идентифицировать хозяйственную операцию и ее участников, в частности: название предприятия, от имени которого составлен счет-фактуру; название контрагента; содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в оформлении счета-фактуры."

Пока что в украинской практике оплата счета-фактуры между резидентами подтверждает лишь возникновение дебиторской задолженности, а не предоставление услуги или отгрузки товаров.

Хотя определенное движение в сторону международной практики происходит. В частности, в ВРУ зарегистрирован законопроект "Об использовании счетов-фактур в операциях по выполнению работ (оказанию услуг)" от 13.10.2022 г. № 8125. Как указано в пояснительной записке, сегодня бухгалтерский учет требует от предпринимателей обязательного оформления документов (актов выполненных работ/услуг), которые в современных условиях не нужны для отражения налоговых обязательств. Продолжается практика использования актов выполненных работ (оказанных услуг), которые не предусмотрены никаким нормативно-правовым актом.

!! Создайте счета в SMARTFIN

Может ли инвойс заменить накладную или акт

Мы уже сказали о том, что в международной практике инвойс может подтверждать отгрузку товара, предоставление услуги. То есть составлять к нему еще накладную или акт не нужно.

Но инвойс может заменить накладную/акт, только если это будет гибридный документ. То есть он должен фиксировать факт перехода права собственности на товар или предоставление услуги.

Обычно условия перехода права собственности на товар регулируют соответствующий договор. Стороны договора заинтересованы в том, чтобы корректно зафиксировать в нем условия (в частности, дату) перехода права собственности на товары или услуги. Ведь от этого зависит, правильно ли они признают доходы и расходы.

Чтобы инвойс выполнял роль договора, кроме обязательных реквизитов первичного документа, он должен содержать:

• для торговли – информацию о том, что продавец отгрузил товар, а покупатель его получил;
• для услуг – положение, что оплата по инвойсу является принятием предложения заключить договор и свидетельствует о предоставлении услуг, выполнении работ нерезиденту в полном объеме. Также можно отметить, что у заказчика отсутствуют претензии к выполненным работам, предоставленным услугам.

На практике гибридным формам первичных документов присваивают двойные названия. Например, счет-накладная, счет-акт и т.д.

!! Создавайте акты и накладные в SMARTFIN

На каком языке складывается инвойс

При составлении инвойса нужно учитывать интересы обеих сторон контракта. Логично, что выставить инвойс контрагенту-нерезиденту нужно на его языке. С другой стороны, все первичные документы составляют на украинском языке (п. 1.3 Положения № 88).

Мнение налоговиков: документы, являющиеся основанием для записей в бухучете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык (ЗИР, категория 102.21).

Поэтому инвойс или сразу составляйте на двух языках (на украинском и, например, на английском), или обеспечивайте аутентичный перевод иноязычного документа на украинский.

ОБРАЗЦ ИНВОЙСА

Утвержденная форма инвойсов и требований по их заполнению законодательством Украины не предусмотрена. Вместе с тем, инвойс должен содержать все необходимые реквизиты, а именно:

• название документа;
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственность за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Создавайте инвойсы в программе SMARTFIN за несколько кликов! Вы можете пользоваться шаблоном, установленным в системе, или настроить их "под себя". Регистрируйтесь, чтобы попробовать ! После регистрации вам будет доступен бесплатный тестовый период!

Детальнее здесь: Шаблоны инвойсов для экспорта услуг. Формирование инвойсов онлайн в SMARTFIN.UA