Трудовые книжки: полный гайд для работодателя

Трудовая книга – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и являющийся базой для начисления пенсий, льгот и социальных гарантий. Трудовая книга входит в список основных документов, которые должно предоставить лицо при трудоустройстве.

С 10.06.2021 года в Украине действует электронный аналог бумажной трудовой книжки работника, целью является оптимизация документооборота, обеспечение доступности и прозрачности начисления страхового стажа. Установлен постепенный переход на электронные трудовые книжки и внедрение электронного учета трудовой деятельности через Пенсионный фонд Украины.

Параллельно с электронными трудовыми книжками в 2025 году продолжают действовать трудовые книжки работников стандартного формата, в частности трудовые книги старого образца также действительны и обмену не подлежат.

5 основных тезисов по трудовым книжкам:

1. Обязательность ведения трудовой книжки. Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника. Ее ведение обязательно для лиц, которые являются наемными работниками более 5 дней на предприятии, независимо от его формы собственности.
2. Заполнение на основании официальных документов. Все записи в трудовой книжке должны вноситься работодателем на основании надлежащим образом оформленных приказов работодателя с указанием соответствующих реквизитов (дата и номер приказа).
3. Вероятность и точность записей. Записи должны быть четкими, аккуратными, без сокращений, исправлений или ошибок. Все исправления производятся по порядку, утвержденному Инструкцией, с указанием оснований для их внесения.
4. Внесение информации о принятии, переводе, увольнении, поощрении и награждении. Все изменения в трудовой деятельности работника должны быть зафиксированы в трудовой книжке.
5. Обеспечение сохранения и своевременной выдачи трудовой книжки. Трудовая книжка хранится у работодателя должным образом, в сейфе, и выдается работнику в день увольнения под личную подпись в карточке П-2 и Книге учета движения трудовых книжек.

Базовые правила заполнения и ведения трудовых книг

Они зафиксированы в Инструкции №58 Минюста от 29.07.1993 года и действуют на 2025 год:

1. В трудовой книжке указывается полное название предприятия без сокращений, аббревиатур и т.п..
2. Сведения о принятии работника вносятся с указанием работы/должности/профессии в соответствии с классификатором профессий, разряд при наличии, структурное подразделение/цех/участок.
3. Информация об установлении срока испытания, характере работы, сроке действия трудового договора или установлении неполного рабочего времени в трудовой книжке не указывается!
4. Информация о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника из справки с места работы.
5. Если при внесении записи в трудовую книжку допустили ошибку, неправильная запись зачеркивается, а новая вносится после фразы "Запись №…не действительна". Если в трудовой книжке есть опечатка, неправильную запись перечеркивают одной линией, пишут "Недействительно" и рядом делают правильную запись, удостоверяя ее печатью и подписью ответственного лица.
6. Каждая запись в трудовой книжке дублируется в личной карточке работника формы П-2 и фиксируется его личной подписью в соответствующих строках.
7. Внесение сведений о награждении или поощрении работника осуществляется по тем же параметрам, что и запись о принятии на работу, в специально назначенном разделе трудовой книжки.
8. После окончания свободных страниц трудовой книги она дополняется вкладышем, по тому же порядку, что и трудовая. При оформлении вкладыша на титульной странице трудовой книжки вносится запись (или штамп) "Издан вкладыш: серия/номер".
9. Запись об увольнении формулируется на основании приказа на увольнение и соответствующей статьи КЗоТ Украины.
10. Все записи в трудовой книжке работника ведутся ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО на украинском языке.

5 часто задаваемых вопросов о трудовых книжках, которые возникают у работодателей

? Должен ли хранить трудовые книжки работодатель во время военного положения?

Военное положение действует в Украине с 2022 года, однако изменения законодательства о трудовых книжках отсутствуют: трудовые книги хранятся на предприятии, являющемся основным местом работы работника, во время действия военного положения. Госслужба Украины по вопросам труда в своих разъяснениях отметила, что издавать работникам трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, нет оснований. Одновременно нет оснований и отказать в выдаче трудовой книжки работнику по его требованию в форме письменного заявления. Таким образом, работодатель снимает с себя ответственность за сохранение трудовой и действует в интересах работника, который может изменить место жительства, уехать за границу или устроиться на работу по совместительству.

? Нужно ли вести трудовые книжки ФЛПам?

Когда ФЛП принимает на работу наемных работников – он приобретает статус работодателя, следовательно, должен учитывать персонал и оформлять документы в соответствии с законодательством о труде. Поэтому – да, физические лица-предприниматели ведут трудовые книжки всех наемных работников. Оформление трудовых или внесение записей о трудовой деятельности осуществляются на основании соответствующих приказов согласно инструкции, а вот удостоверять записи при отсутствии печати у физического лица-предпринимателя разрешено просто подписью. К тому же ФЛПы не ведут Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (которая обязательна для остальных работодателей), потому что трудовые книжки его работников находятся у них на руках.

? Какие требования для работодателя по оформлению электронных трудовых книжек работников?

С 10.06.2021 года для работодателей установлен 5-летний переходный период, в течение которого они обязаны оцифровать трудовые книжки работников и загрузить их на сайт ПФУ для проверки и внесения в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного социального страхования.

Для перехода на электронные трудовые книги должны выполнить такой алгоритм действий:

1. Отсканировать трудовые книжки и другие документы*, подтверждающие трудовой стаж работника в соответствии со следующими требованиями: все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке сканировать в цвете, скан-копии должны содержать серию и номер документа, нумерацию страниц и должны быть сохранены в формате jpg или pdf, размер файла - не более 1Мб.

2. На вебпортале электронных услуг ПФУ передать сведения о трудовой деятельности выполнив следующую последовательность действий:

• С помощью КЭП работодателя войти в личный кабинет страхователя;
• В разделе «Коммуникации по ПФУ» выбрать пункт «Сведения о трудовой деятельности работника»;
• Внести ФИО и РНОКПП работника, по которому будет добавлена информация о трудовой деятельности;
• Заполнить форму обращения;
• Добавить файл в соответствующем окне (отсканированную в цвете бумажную трудовую книжку работника и другие документы при наличии
• Подписать обращение с помощью КЭП и отправить на рассмотрение ПФУ
• Результаты оцифровки будут доступны в личном кабинете, раздел «Мои обращения».

3. ФЛПам следует подать через персональный кабинет Пенсионного фонда скан-копии выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП и справку из ГНС об учете как субъекта предпринимательской деятельности.

*Дополнительные документы пригодятся, если у работника отсутствует трудовая книжка, или в трудовой книжке неточные/ложные/отсутствуют необходимые записи.

Под дополнительными документами подразумевается: справки, выписки из приказов, личные счета/сведения на выдачу зарплаты, письменные трудовые договоры, соглашения и другие документы, содержащие сведения о периодах работы.

! Обратите внимание, что сканировать трудовые книжки работающих пенсионеров и передавать информацию ПФУ не нужно, все данные по таким работникам у них уже есть.

? Что делать, если трудовая книжка потеряна / потеряна?

Если обнаружена утрата трудовой книжки по вине работодателя — составляем акт о потере, указываем обстоятельства утраты и лицо, ответственное за нарушение. Далее необходимо в письменной форме сообщить работнику и оформить с ним заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 5.2 Инструкции №58).

В случае, когда этот работник уже имел опыт работы до текущего трудоустройства, при оформлении дубликата в разделе "Сведения о работе" в графе 3 сначала указывается запись об общем трудовом стаже, полученная ранее, что подтверждается соответствующими документами. Информация об общем трудовом стаже подается в итоговом виде, то есть указывается общее количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности, без детализации места работы, периодов и должностей. Документы для подтверждения стажа можно получить на предыдущих предприятиях, если они еще работают, либо у их правопреемников, либо архиве, где хранятся документы ликвидированных организаций.

? Не выдали своевременно трудовую книжку при увольнении работника, есть ли ответственность?

ДА! Важно помнить, что если работодатель продолжает хранить трудовые книжки работников, будет нести полную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения. А именно, админ.штраф на должностное лицо за нарушение согласно ст. 41 КУоАП еще и вынужден будет возместить средний заработок за все время задержки выдачи трудовой (ст. 235 КЗоТ Украины), если работник обратится в Гоструд или суд.

Если работник не явился в день увольнения для получения трудовой книжки по каким-либо причинам (работает дистанционно/увольняется находясь в отпуске/не выходит на связь) работодатель может себя обезопасить отправив в день увольнения работнику по почте уведомление о необходимости получения трудовой книжки и зафиксировать содержание в описании вложения.

Когда работник на связи, но не может получить трудовую книжку лично — пусть пришлет письменное заявление с просьбой отправить документ по почте.

Пример заявления на отправку трудовой книжки

Приклади внесення записів у трудові книжки

Пример 1 для ООО:

Пример 2 для ФЛП:

Пример 3 о внесении изменений в структуру организации:

Организуйте кадровую работу быстро и профессионально вместе со SMARTFIN.UA

Если вы занимаетесь кадровым делопроизводством, SMARTFIN.UA станет вашим незаменимым помощником. Это онлайн-бухгалтерия, которая поможет легко и профессионально упорядочить все кадровые процессы:

• 70+ кадровых приказов и документов для оформления любых кадровых событий доступны в рабочем кабинете;
• Документы автоматически заполняются в соответствии с информацией, внесенной в карточку организации и работника;
• Шаблоны можно отредактировать, напечатать и сохранить в PDF, а также отправить готовый кадровый документ получателю через Вчасно.ЕДО, Dubidoc и на email.
• Ваши документы всегда "под рукой" - в облачном кабинете. Вы застрахованы от потери данных из-за технических сбоев или других непредвиденных обстоятельств.

Попробуйте все возможности сервиса в демо-режиме! После регистрации вы получаете 3 дня доступа более 35 инструментов для начисления зарплаты, кадрового учета, подготовки отчетности. Проверьте, как SMARTFIN.UA может упростить вашу работу! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и убедитесь, как легко и удобно работать с сервисом!