Отпуск без сохранения зарплаты: основания, периоды предоставления, документальное оформление

Одна из самых актуальных вопросов трудового законодательства в условиях карантина - предоставление отпусков без сохранения зарплаты. В этом материале хотим еще раз обратить ваше внимание на необходимость их правильного документального оформления.

Напомним, что шаблоны заявлений и приказов находятся в разделе «Кадровые документы». Многие пользователи программы SMARTFIN.UA уже воспользовались ими для оформления отпусков. Также мы получили много вопросов по их предоставлению и на самые распространенные из них отвечаем в сегодняшней публикации.

Будьте внимательны с периодами и основаниями предоставления отпусков!

При составлении документов важно не допустить ошибок, ведь:

• карантин введен с 12 марта 2020 по 3 апреля 2020 - Постановлением КМУ от 11 марта 2020 № 211;
• Закон № 530-IX, которым предоставлено право брать отпуск на время карантина, вступил в силу 17 марта;
• карантин продлен до 24 апреля 2020 - Постановлением КМУ № 239 от 25 марта 2020.

Законом Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г.. № 504/96-ВР (далее - Закон об отпусках) установлены следующие виды отпусков без сохранения зарплаты:

1. Предоставляется по соглашению сторон: работник выражает желание взять отпуск, а работодатель вправе как предоставить такой отпуск, так и отказать в его предоставлении - ст. 26 Закона об отпусках. Именно эта норма была дополнена возможностью взять отпуск на время карантина Законом № 530-IX от 17.03.2020 г.
2. Предоставляется в обязательном порядке: работник выражает желание взять отпуск, в предоставлении такого отпуска работодатель не может отказать работнику - ст. 25 Закона об отпусках.

Отпуск без сохранения заработной платы, независимо от основания, не может предоставляться по инициативе работодателя в принудительном порядке!

Итак, сегодня есть три основания, по которым работник может взять отпуск за свой счет:

1. Ст. 25 ЗУ «Об отпусках»: отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику в обязательном порядке. В пункте 3-1 настоящей статьи указано о предоставлении матери или другому лицу (отцу ребенка, бабушке, деду или другим родственникам, которые фактически ухаживают за ребенком, или лицу, усыновившему или взявшему под опеку ребенка, одним из приемных родителей и родителей-воспитателей ), по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории. Такой отпуск работник может взять со дня объявления карантина:

• с 12 марта 2020 по 3 апреля 2020 г.
• с 04 апреля по 24 апреля 2020 г.

2. Ст. 26 ЗУ «Об отпусках»: по семейным обстоятельствам и по другим причинам работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы на срок, обусловленный соглашением между работником и собственником или уполномоченным им органом, но не более 15 календарных дней в году.

Такой отпуск работник может взять в любой момент в течение года, независимо от внешних обстоятельств, таких как карантин. То есть по этому основанию отпуск может начинаться с любой даты. Главное условие - продолжаться он не может более 15 дней в году.

3. Ст. 26 ЗУ «Об отпусках» (изменение, внесенное Законом № 530-IX): в случае установления Кабинетом Министров Украины карантина в соответствии с Законом Украины "О защите населения от инфекционных болезней" срок пребывания в отпуске без сохранения заработной платы на период карантина не включается в общий срок, установленный частью первой этой статьи.

Поскольку Закон № 530-IX вступил в силу 17 марта 2020, то отпуск на время карантина можно взять с 17 марта 2020 Но несмотря на то, что работник должен был написать заявление, работодатель издать приказ, более вероятная дата начала отпуска - 18 Март 2020 г. Итак, период отпуска по этому основанию может быть:

• с 18 марта 2020 по 3 апреля 2020 г.
• с 4 апреля 2020 по 24 апреля 2020 г.

Документальное оформление отпусков без сохранения заработной платы: заявление и приказ на каждый из периодов карантина или альтернативный вариант с продлением

Независимо от оснований предоставлять бесплатные отпуска работникам можно только на основании их письменных заявлений. Управление Гоструда в Николаевской области утверждает, что в заявлении должны быть указаны:

• причина, по которой работник просит предоставить ему неоплачиваемый отпуск;
• дата начала такого отпуска;
• продолжительность отпуска.

Поскольку у нас два периода карантина, и есть большая вероятность, что будет третий, возникает вопрос, сколько заявлений и приказов должно быть? Ведь работник, который писал заявление о предоставлении отпуска 17 марта не мог знать, что 25 марта карантин будет продлен до 24 апреля.

Поскольку по предоставленным выше разъяснением Гоструда в заявлении должны быть указаны дата начала и продолжительность (что, в свою очередь должно быть отражено в приказе), в случае продолжения правительством срока действия карантина работникам снова нужно будет писать заявление о предоставлении неоплачиваемого отпуска, а работодателю на его основании - издавать приказ.

Некоторые специализированные бухгалтерские издания предлагают альтернативный механизм: в заявлении и приказе об отпуске предусмотреть возможность автоматического продления "карантинного" отпуска в случае продолжения правительством карантина. Это избавит необходимости повторно писать заявление и издавать приказ.

Предлагаются следующие формулировки заявления и приказа:

Хотим обратить ваше внимание! Предложенный вариант очень целесообразный с точки зрения экономии ресурсов: времени бухгалтера и потраченного на составление заявлений и приказов бумаги. Но, по нашему мнению, при проверках Гоструда такая формулировка может создать повод для непризнания законности предоставления отпуска. Ведь в законодательстве нет понятия удлинение для отпусков без сохранения зарплаты. Пока нет судебной практики по этим вопросам, как правильным будет такой вариант, сказать трудно.

Поэтому мы советуем вам первый вариант документального оформления отпусков: на каждый период карантина работник пишет отдельное заявление, а работодатель издает приказ.

На сегодня все, искренне надеемся, что материал был вам полезен! Берегите себя!