Как документально оформить повышение окладов работников: действия работодателей

С 1 апреля 2024 г. ожидаем очередное повышение размера минимальной заработной платы до 8 000 грн. Об этом сообщалось ранее вот здесь. В этом материале подробнее рассмотрим алгоритм действий работодателя в связи с повышением должностных окладов, а также разберемся, как документально оформить процессы в соответствии с требованиями законодательства.

Базовая информация об оплате труда на предприятии

Какие действия работодателя в связи с повышением окладов?

Приказ о внесение изменений в штатное расписание

Индивидуальный (персонифицированный) приказ об изменении должностного оклада

Дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор

Базовая информация об оплате труда на предприятии

Во-первых, напомним, что размер зарплаты работника за выполненную в полной мере месячную/часовую норму труда не может быть ниже размера МЗП, установленного законодательством. Эту минимальную государственную гарантию по оплате труда должен выполнять каждый работодатель на территории Украины, независимо от формы собственности и хозяйствования, а также все физические лица, использующие труд наемных работников по любой системе оплаты труда.

В случае если минимальный должностной оклад на предприятии привязан к прожиточному минимуму, то устранить разницу можно такими способами:

• Доплачивать ежемесячно до уровня минимальной з/п одновременно с начислением з/п.
• «Дотянуть» зарплату до минималки надбавками или доплатами.

Во-вторых, заметим, что система оплаты труда на предприятии формируется на основании тарифных сеток, схем должностных окладов и тарифно-квалификационных справочников и применяется с целью распределения работы между персоналом в зависимости от квалификации и опыта.

Система оплаты труда является основой дифференциации и формирует размеры зарплаты по предприятию в соответствии с ЗУ «Об оплате труда» №108/95-ВР от 24.03.1995 г. Задача работодателя – зафиксировать установленную систему оплаты труда на предприятии в колдоговоре или в Положении об оплате труда, согласованном с профсоюзом или другим органом, уполномоченным на представление интересов трудового коллектива.

Распространенной практикой является установление всем работникам в штатном расписании одинаковых должностных окладов на уровне минимальной заработной платы. Однако Гоструд отмечает, что это можно квалифицировать как невыполнение требований ст. 96 КЗоТ, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности с применением штрафа в размере минимальной з/п за каждое обнаруженное такое нарушение (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

По разъяснению Гоструда в листі від 15.09.2014 р. № 32-21/01-1715 отмечено, что оплата труда на уровне минимальной заработной платы допустима только для простейшего неквалифицированного труда.

Какие действия работодателя в связи с повышением окладов?

Изменение условий оплаты труда – это существенный фактор трудовых отношений, о котором работодатель обязан проинформировать свой штат не позднее, чем до внедрения таких изменений.(ч. 2 ст. 3 ЗУ №2136-IX від 15.03.2022 р.).

Четкие требования к срокам предупреждения о повышении должностных окладов не установлены в законодательстве, однако следует учитывать количество работников, которое нужно будет ознакомить с изменениями, следовательно рекомендуем подготовить все необходимые приказы как минимум за день (актуально и для дополнительных сделок) ).

Важно разобраться в возможных вариантах документального оформления процесса.

Чтобы изменить размер должностного оклада работника, нужно оформить:

1. Приказ об изменении в штатное расписание или об утверждении штатного расписания в новой редакции.
2. Индивидуальный приказ об изменении должностного оклада по работнику.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностного оклада (при наличии письменного трудового договора).

О штатном расписании и внесении изменений в него мы уже упоминали в материале " С Новым кадровым годом! 5 документов, которые следует актуализировать в начале 2024 года", в этом же материале приведем к примеру образец приказа о внесении изменений в штатное расписание .

Индивидуальные (персонифицированные) приказы об изменении должностного оклада представляются на каждого работника, относящиеся к нововведению. В свою очередь работник должен ознакомиться с таким индивидуальным кадровым приказом и поставить свою подпись на документе.

Другой вариант – В приказ о внесении изменений в штатное расписание составляется письмо с ознакомлением работника о повышении ему оклада под подпись .

Заметьте, сводный приказ о повышении должностного оклада не составляется, ведь это нарушает требования Закона Украины «О защите персональных данных». Им определено, что зарплата – это персональные данные работника с ограниченным доступом, характеризующие имущественное положение лица. Даже при условии, что у всех работников установлен должностной оклад на уровне минимальной заработной платы, все равно нельзя разглашать эту информацию.

Персонифицированные приказы об изменении окладов работникам относятся к приказам по кадровым вопросам длительного срока хранения и являются первоочередным документом для начисления заработной платы.

Если же с работником при принятии на работу был заключен письменный трудовой договор, то в случае повышения должностного оклада нужно задокументировать действие дополнительным соглашением. u>. Подписание работником дополнительного соглашения можно квалифицировать как ознакомление работника с новыми условиями труда, так что индивидуальный приказ подписывать будет необязательно.

Напомним, что большинство шаблонов кадровых документов, которые могут понадобиться работодателю при взаимодействии с работниками, собраны в нашей библиотеке SMARTFIN. В разделе "Кадры" вы найдете шаблоны приказов, заявлений, трудовых договоров, справки, штатное расписание, график отпусков, личные карточки работников. Библиотека регулярно обновляется и расширяется! Кроме того, в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN вы можете: рассчитывать заработную плату, отпускные, больничные, вести табель учета рабочего времени онлайн, подавать зарплату отчетность, контролировать учет доходов ФЛП. Регистрируйтесь, чтобы попробовать!

SMARTFIN.UA помогает с легкостью и без нервов автоматизировать сложную работу бухгалтера! Действует бесплатный тестовый период!

Подробнее о возможностях SMARTFIN мы рассказывали тут. И сняли об этом видео. Рекомендуем посмотреть!