С Новым кадровым годом! 5 документов, которые следует актуализировать в начале 2025 года

30 грудня 2024 р. Автор: Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи, понад 15 років досвіду

Апдейт материала — 30 декабря 2024 г.

Новый год – повод актуализировать кадровые документы на предприятии. Какие из них нуждаются в вашем внимании?

1. Штатное расписание: утверждаем новую редакцию на начало года

Штатное расписание — это документ, определяющий структуру предприятия и его штат, содержащий информацию о численности персонала, должностей и должностных окладов работников.

Типовая форма утверждена только для бюджетных учреждений, остальные предприятия самостоятельно определяют свое штатное расписание и его форму (п. 3 ст. 67 ХКУ). Период действия также утверждается по усмотрению руководителя предприятия: на квартал, на год, или на весь период деятельности предприятия с внесением изменений и дополнений.

Практические советы на 2025 год:

Утверждаем новое штатное расписание на календарный год, особенно, если оклады предприятия имеют привязку к минимальной заработной платы та прожиточного минимума (с 01.01.2025 г. минимальная зарплата не измениться, и будет составлять 8 000 грн в месяц или 48,0 грн в час, соответственно).
Штатное расписание не персонифицированный документ, то есть указание фамилий, имен и других личных данных работников не требует.

Избегаем ошибок:

Не устанавливаем одинаковые должностные оклады для всех работников предприятия.
Не вводим в штатное расписание должности, не соответствующие Классификатору профессий.
Не уничтожаем предварительное штатное расписание после введения нового. Штатное расписание и изменения к нему - документы длительного хранения, а следовательно храним их на предприятии не менее 3 лет (п. 37 Перечень типовых документов №578/5 от 12.04.2012 г.)

2. Правила внутреннего трудового распорядка: вносим изменения, которые будут актуальны в 2025 году

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – не менее важный кадровый документ, определяющий актуальные аспекты организации труда на предприятиях с наемными работниками. Именно в этих правилах закрепляются:

продолжительность ежедневной работы (смены) при пятидневной рабочей неделе;
время начала и окончания ежедневной работы (изменения);
порядок дежурства работников в смене при сменном режиме работы;
время начала и окончания перерыва;
трудовой распорядок на предприятии;
виды поощрений и порядок их применения.

Практические советы на 2025 год:

Прописываем в ПВТР все основные нюансы в соответствии с актуальными изменениями в кадровых вопросах в 2025 году, которые могут вызвать спорные ситуации с работниками: алгоритм предоставления работнику отпуска по уходу за ребенком (необходимо предоставить справку от другого родителя о неиспользовании такого отпуска), правила принятия военнообязанных женщин (тех, имеющих военный билет), правила оплаты компенсации за неиспользованные дни ежегодного социального отпуска на детей и прочее.
Вносим актуальный перечень праздничных (нерабочих) дней на 2025 год (ст. 73 КЗоТ Украины)

Избегаем ошибок:

Директор предприятия не утверждает ПВТР, а только представляет на рассмотрение и согласование трудовому коллективу и представителям профсоюза. ПВТР утверждаем Протоколом общего собрания трудового коллектива.
Не путаем коллективный договор с ПВТР: содержание и условия колдоговора регулируются ст. 13 КЗоТ Украины, в то время как ПВТР детализирует режим работы, продолжительность рабочего времени и отдыха работников. Наличие, легитимность и, особенно, ознакомление работников ПВТР проверяют государственные инспекторы, руководствуясь 2 ч. 1 ст. 29 КЗоТ Украины.

3. Приказы по кадровым вопросам (личному составу): регистрируем и нумеруем с начала года

Любые кадровые события предприятия фиксируются с помощью приказа, то есть это первичный документ для осуществления определенных хозяйственных операций предприятием (начисление заработной платы, установление доплат или надбавок, начисление выплат при увольнении и т.п.).

Практические советы на 2025 год:

Проводим аудит приказов за текущий год, сверяя соответствие записей в журнале и оригиналов документов. Оригиналы приобщаем к соответствующему делу, образованному по номенклатуре дел предприятия и подведенному в конце года.
Регистрационные индексы приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) состоят из порядкового номера в пределах года и индекса (Правила №1000/5 п. 5 гл. 3 разд. III). Итак, с 2025 года нумеруем приказы с «1/» и начинаем новые или продолжаем предыдущие журналы регистрации приказов по кадровым вопросам (личного состава) сделав предварительно итоговую запись (фиксируем подписью ответственного должностного лица сведения об общем количестве зарегистрированных приказов за текущий год). Журналы регистрации в системах электронного документооборота закрывают по правилам, предусмотренным для таких журналов.

Избегаем ошибок:

Всі приказы, касающиеся любого кадрового события, группируются соответственно сроку хранения, а затем уже нумеруются и регистрируются в журналах. Ошибочно регистрировать и нумеровать все кадровые приказы подряд, ведь некоторые из них хранят 75 лет, а некоторые – всего 5 (п. 16 Перечня типовых документов №578/5 от 12.04.2012).
Приказы по кадровым вопросам не нужно заверять печатью предприятия, только подписью руководителя.

4. График отчетности на 2025 год: составляем план и вносим в календарь

Практические советы на 2025 год:

Составьте график отчетности, согласно перечню основных отчетов, касающихся кадровой деятельности предприятия, и внесите его в свой рабочий календарь, чтобы не упустить сроки подачи.
Пользователи онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA могут сформировать и отправить большинство отчетов через свой рабочий кабинет, не тратя лишнее время. Некоторые отчеты, например, Объединенная отчетность, имеют функцию автоформирования и авторасчета, что сводит процесс подготовки документа к 5 минутам!

Список кадровых отчетов для подачи в 2025 году: пример

кадровые отчеты в 2025 году

5. График отпусков: добавляем все основные ежегодные, дополнительные ежегодные и социальные отпуска

График отпусков на 2025 год целесообразно вводить в действие до конца 2024 года, чтобы в случае припадания отпусков работников на первые числа января был запас времени для их сообщения. В этом материале мы описали все ключевые советы по составлению графика отпусков на 2025 год, приглашаем посмотреть!

Автоматизация кадрового учета

Если вы хотите автоматизировать свою работу в 2025 году, регистрируйтесь в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA. Вот основные "кадровые" возможности программы:

автоматически формируются трудовые договоры, личные карточки, справки, приказы, заявления, локальные документы работодателя;
в библиотеке SMARTFIN.UA 70+ шаблонов кадровых документов, охватывающих большинство случаев в трудовых отношениях между работодателем и работниками
через несколько минут можно создать заявления и приказы о принятии и увольнении работника, учете рабочего времени, оформить отпуска;
документы заполняются автоматически на основе данных, занесенных в программу;
сформированные документы всегда в порядке и под рукой – в вашем рабочем кабинете. Их можно редактировать, печатать и хранить в PDF;
некоторые кадровые документы имеют функцию SMART – создаются и заполняются автоматически (заявление и приказ для безвозмездного отпуска по семейным обстоятельствам).

А кроме того, работая в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA, вы сможете начислять заработную плату в несколько кликов, формировать и представлять отчеты прямо из рабочего кабинета, вести учет доходов и расходов ФЛП. Интересно? Регистрируйтесь, чтобы попробовать!