Как ФЛП вести учет валютных доходов: налоги, курс, автоматизация

Если вы – ФЛП и получаете доход в валюте, перед вами возникает немало вопросов:

• Как правильно учитывать поступления?
• Как не ошибиться с налогами?
• Можно ли автоматизировать эти процессы?

В этом материале мы разберем ключевые моменты, с которыми сталкиваются предприниматели, работающие с зарубежными клиентами, и подскажем, какое практическое решение существует для упрощения учета валютных доходов ФЛП.

Предпосылки и реалии

Украинская IT-отрасль – одна из самых динамичных и устойчивых, которая продолжает расти несмотря на сложную экономическую ситуацию и все военные вызовы. Ежегодно она приносит в страну миллиарды долларов. Согласно исследованию IT Research Ukraine, в 2024 году IT-сфера сгенерировала около 4,4% ВВП, а объем экспортной выручки достиг 6,3–6,45 млрд долларов.

И значительную роль в этом играют ФЛП – украинские разработчики, дизайнеры, маркетологи, бизнес-аналитики и другие специалисты, которые работают с зарубежными компаниями. Кто-то сотрудничает напрямую, кто-то через аутсорсинговые фирмы или международные фриланс-биржи, такие как Upwork, Fiverr, Toptal и т.д. Получая оплату за свои услуги в долларах, евро или других валютах, они обеспечивают значительный поток валютных поступлений в страну.

Однако, вместе с возможностями появляются и вызовы, особенно в сфере учета валютных поступлений и уплаты налогов.

ФЛП и валюта: как не ошибиться с налогами и курсом

Каждый предприниматель, который работает с иностранными клиентами, должен не только вовремя получить оплату за свою работу, но и правильно ее задекларировать, учесть налоги с валютных поступлений и не допустить ошибок в отчетности. Получение дохода в валюте создает для ФЛП ряд бухгалтерских и финансовых трудностей. В частности:

• Когда учитывать валютный доход? На дату поступления валюты на счет или во время ее конвертации в гривну.
• Какой курс использовать? Официальный курс НБУ или курс банка, в котором проводится операция.
• Как считать доход при изменении курса? Если между моментом получения валюты и ее продажей курс изменился – какую сумму считать налогооблагаемой.
• Когда выгодно осуществить продажу валюты? Как минимизировать потери из-за курсовых колебаний и банковских комиссий.
• Как отчитываться о доходах? Что важно знать, чтобы избежать штрафов и не допустить ошибок в декларациях.
• Как автоматизировать учет валютных доходов? Можно ли упростить эти процессы с помощью сервисов.

Рассмотрим эти вопросы подробнее и с реальными примерами, чтобы вы могли легко разобраться в сложных нюансах и не тратить лишнее время на рутину.

Когда учитывать валютный доход и какой курс использовать?

Итак, на банковский счет ФЛП — плательщика единого налога поступил валютный платеж. Каков алгоритм действий предпринимателя?

• Проверяем банковскую выписку, чтобы убедиться, что платеж не содержит ошибок в сумме и реквизитах. Определяем источник платежа, назначение, сумму в валюте и комиссию банка. Делаем вывод, соответствуют ли данные контракту или договоренностям с клиентами.
• Фиксируем дату поступления средств. Доходом ФЛП считается гривневый эквивалент валюты, поступившей на счет. Моментом возникновения дохода является дата поступления средств на банковский счет.
• Комиссия банка не уменьшает налогооблагаемый доход. ФЛП должен учитывать, что доходом считается полная сумма валютного платежа, поступившего на счет, без учета комиссий банка.
• Применяем курс НБУ на дату поступления. Сумма дохода определяется по курсу НБУ, установленному на дату поступления средств.
• Курсовую разницу не учитываем. Изменение курса между поступлением и продажей не влияет на сумму налогооблагаемого дохода.

Рассмотрим примеры:

Пример 1 (курс одинаков при поступлении и продаже валюты):

5 апреля 2025 года на счет ФЛП поступила сумма – 2 300$;

Курс НБУ на 5 апреля – 41,5782 грн/$;

Доход предпринимателя зафиксирован – 95 629,86 грн (2 300$ × 41,5782);

Валюту продали 6 апреля по тому же курсу – 41,5782 грн/$;

Получена такая же сумма дохода – 95 629,86 грн

В отчетности указываем доход 95 629,86 грн.

Расчет налогов:

• 95 629,86 грн × 5% = 4 781,49 грн (единый налог 5%);
• 95 629,86 грн × 1% = 956,30 грн (военный сбор 1%);
• 8 000 грн × 22% = 1 760 грн (ЕСВ за месяц);

Итого: 7 497,79 грн.

Пример 2 (после поступления валюты курс снизился):

5 апреля 2025 года на счет ФЛП поступила сумма – 2 300$;

Курс НБУ на 5 апреля – 41,5782 грн/$;

Доход предпринимателя зафиксирован – 95 629,86 грн (2 300$ × 41,5782);

Валюту продали 10 апреля по курсу – 41,1 грн/$;

Получено 94 530 грн (меньше, чем сумма 95 629,86 грн, которую мы зафиксировали как доход);

В отчетности указываем доход 95 629,86 грн.

Разница 1 099,86 грн, которая появилась из-за изменения курса, НЕ УМЕНЬШАЕТ сумму дохода для налоговой. ФЛП теряет часть гривневой суммы, но налог платит с изначальной, большей суммы.

Пример 3 (после поступления валюты курс вырос):

5 апреля 2025 года на счет ФЛП поступила сумма – 2 300$;

Курс НБУ на 5 апреля – 41,5782 грн/$;

Доход предпринимателя зафиксирован – 95 629,86 грн (2 300$ × 41,5782);

Валюту продали 10 апреля по курсу – 41,97 грн/$;

Получено 96 531 грн (больше, чем сумма 95 629,86 грн, зафиксированная как доход);

В отчетности указываем доход 95 629,86 грн.

Разница 901,14 грн, которая появилась из-за изменения курса в большую сторону, НЕ СЧИТАЕТСЯ ДОХОДОМ И НЕ ОБЛАГАЕТСЯ НАЛОГАМИ. ФЛП получает больше гривен, и это считается его финансовой выгодой от изменения курса.

ВАЖНО: Примеры приведены для того, чтобы продемонстрировать, что для налоговой важен именно курс НБУ на дату поступления валюты, а курсовые разницы не влияют на сумму налогооблагаемого дохода, если вы ФЛП на едином налоге.

Но обратите внимание! ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ НА ЕДИНОМ НАЛОГЕ применяется другой подход!

По мнению налоговиков, юрлица-упрощенцы должны включать положительные курсовые разницы от пересчета иностранной валюты в состав налогооблагаемого дохода. А вот отрицательное значение не уменьшает базу налогообложения единого налога.

Если деньги получены через Payoneer или другие платёжные системы

Если перед тем, как попасть на счёт ФЛП в украинском банке, валюта от нерезидента поступила на счёт, открытый в иностранном банке, или аккаунт в международной платёжной системе (Payoneer, Wise, Veem), то моментом возникновения дохода ФЛП на ЕН считается дата поступления валюты на счета в таких платёжных системах. Сумму следует пересчитать по курсу, установленному НБУ, на дату их поступления. Если при этом взимается комиссия — включаем в доход полную сумму валютной выручки без уменьшения на сумму комиссии платёжной системы. И ещё одно важное условие — перечислить эти средства на счёт в украинском банке нужно не позднее годового налогового периода.

Когда выгодно продавать валюту?

Чтобы минимизировать риск потерь из-за курсовой разницы или даже увеличить собственный доход, предпринимателям стоит анализировать валютный рынок и определять наилучший момент для продажи валюты ФЛП. Для этого стоит:

• Мониторить динамику курса, отслеживать официальный курс НБУ, межбанковский курс и банковские предложения, изучать экономические прогнозы.
• Хранить средства в валюте, если курс гривны падает, и ждать более стабильной и благоприятной ситуации на валютном рынке.
• Изучать возможности банков и других финансовых сервисов. В некоторых случаях финансовые платформы позволяют установить желаемый курс продажи, после достижения которого система автоматически конвертирует валютную сумму в гривневую. Кроме того, некоторые банки могут предлагать своим клиентам более выгодные курсы или отменять комиссии на валютно-обменные операции.

Взвешенный подход к курсовым разницам позволит ФЛП принимать обоснованные решения и минимизировать финансовые риски.

Как вести учёт валютных доходов ФЛП?

Главной задачей для ФЛП, который получает валюту, является не только правильно зафиксировать поступление дохода, но и корректно отразить его в налоговой отчётности.

Учёт можно вести вручную с помощью Excel или Google Sheets – фиксировать дату каждого поступления, сумму в валюте, курс НБУ и гривневый эквивалент. Затем эти данные использовать для заполнения налоговой декларации.

Напоминаем, ФЛП на едином налоге 3 группы, которым разрешено работать с валютой, отчитываются по налогам ежеквартально до 20-го числа месяца, следующего за завершением квартала.

Как учитывать валюту ФЛП вручную:

Расчёт налогов:

• Единый налог (5%) = 11 304,34 грн
• Военный сбор (1%) = 2 260,87 грн
• ЕСВ = 1 760 грн (за месяц) или 5 280 грн (за квартал)

Налоговая нагрузка за квартал → 18 845,21 грн.

ВАЖНО! Чтобы не рассчитывать доходы вручную и избежать ошибок, стоит использовать автоматизированные решения. Например, SMARTFIN.UA самостоятельно учтёт курс, обменные операции и сформирует отчётность для ФЛП!

Налоговая проверка валютных доходов ФЛП

Мораторий на проведение налоговых проверок, который действовал с марта 2022 года, был отменён ещё в конце 2023 года. Поэтому сейчас большинство предпринимателей, которые работают с валютой, должны быть готовы к возможной налоговой проверке. Для этого важно сохранять все документы, подтверждающие законность ваших доходов, а именно:

Автоматизация учёта валютных доходов ФЛП

Если вы работаете с иностранными клиентами и получаете валютные платежи, онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA поможет автоматизировать учёт доходов, упростит рутинные расчёты и сэкономит ваше время:

1. Вы сможете импортировать валютные выписки в систему всего за несколько кликов. SMARTFIN.UA позволяет работать со счетами в иностранной валюте без лишних хлопот.
2. Система автоматически учтёт курсовые разницы и банковские комиссии при операциях с валютой.
3. Гривневый эквивалент валютных доходов "подтянется" в Книгу учёта доходов ФЛП.
4. Система автоматически определит курс НБУ на дату поступления средств и внесёт соответствующую сумму в учёт.
5. SMARTFIN.UA также поможет бизнесам, которые ведут ВЭД: вы сможете быстро создавать и автоматически заполнять инвойсы.

Хотите упростить учёт валютных доходов? Регистрируйтесь в SMARTFIN.UA и получите бесплатный тестовый период!

После регистрации вам будет предоставлен доступ к более чем 35 инструментам для автоматизации учёта ФЛП, начисления заработной платы, ведения кадрового учёта и подачи отчётности.

Автоматизация учёта валютных доходов – это не просто удобство, а необходимость для современного бизнеса. Присоединяйтесь к SMARTFIN.UA, тестируйте бесплатно и забудьте о рутине!