Изменение названия предприятия: 6 кадровых документов, требующих обновления

Смена названия предприятия — распространённая ситуация в бизнес-практике. Такая необходимость возникает по разным причинам: ребрендинг, масштабирование, расширение деятельности или смена владельцев. Часто причиной является переход на другую организационно-правовую форму — например, с ФЛП на ООО. В таком случае смена названия организации является обязательной.

Но достаточно ли просто внести новые данные в ЕГР? Влечёт ли эта правка изменения в сфере кадрового делопроизводства? Наш ответ: однозначно, да!

И в этом материале мы разберёмся:

• что считается изменением названия, а что — изменением предприятия;
• какие документы обязательно обновляются после смены названия, как это сделать грамотно с юридической точки зрения;
• нужно ли перезаключать трудовые договоры с работниками;
• на на что обратить внимание в отчетности во избежание ошибок и претензий;
• как автоматизировать кадровую рутину.

Что считается сменой названия предприятия?

Смена названия предприятия — это обновление наименования юридического лица без прекращения его деятельности. Организация продолжает функционировать в рамках текущего правового поля: с тем же ЕГРПОУ, банковским счётом, с предыдущими обязательствами перед работниками, налоговой и контрагентами.

В таких случаях обновляются внутренние документы, но работодатель остаётся тем же. Переоформлять трудовые договоры с работниками не требуется.

Когда это уже не просто смена названия?

Важно отличать смену названия от реорганизации или создания нового субъекта хозяйствования.

Если меняется не только название, но и код ЕГРПОУ, происходит слияние, разделение, преобразование или ликвидация бизнеса — речь идёт уже не о смене названия, а о смене работодателя.

В этом случае:

• действие трудовых договоров с предыдущим работодателем прекращается;
• новый работодатель заключает новые договоры;
• работников необходимо письменно проинформировать об изменениях;
• основанием для прекращения выступает ст. 36 КЗоТ (изменения в организации производства и труда).

6 кадровых документов, которые нужно обновить после смены названия предприятия

Если происходит именно смена названия организации, кадровую документацию необходимо обновить синхронно. Это не всегда означает, что документы придётся переписывать с нуля. В большинстве случаев достаточно привести реквизиты и ключевую информацию в соответствие с новыми данными.

Рассмотрим, с каких документов начать:

Штатное расписание

Смена названия предприятия требует актуализации штатного расписания. Это можно сделать одним из двух способов:

Внесение изменений в действующее штатное расписание

Руководитель предприятия издаёт приказ о внесении изменений, в котором указываются:

• основание (приказ о смене названия, выписка из ЕГР и т.д.);
• старое и новое название предприятия;
• дата вступления в силу (не ранее даты госрегистрации нового названия);
• при необходимости к приказу прилагается приложение с обновлённой "шапкой" штатного расписания.

Утверждение нового штатного расписания

Если одновременно меняются и другие параметры (например, оклады, названия должностей и т.д.), целесообразно утвердить штатное расписание в новой редакции.

В таком случае издаётся отдельный приказ об утверждении нового штатного расписания и отмене действия предыдущего.

2. Приказы по кадровым вопросам

Смена названия предприятия не влияет на действительность уже изданных приказов. Все ранее оформленные документы о приёме на работу, переводе, увольнении и т.п. остаются юридически действительными, так как работодатель не изменился.

Но все новые приказы должны содержать обновлённое наименование предприятия.

Рекомендуем оформить отдельный внутренний приказ о смене названия предприятия, который станет основой для последующих изменений в кадровых документах. В приказе указывается:

• дата регистрации нового названия;
• старое и новое название;
• основание (выписка из ЕГР или соответствующее решение учредителей).

Закон не требует издавать такой документ, но его наличие поможет системно обновить шаблоны, реквизиты и избежать путаницы при проверках.

3. Личные карточки работников (форма П-2)

Личные карточки работников подлежат обновлению в связи с изменением названия предприятия. В части, где указано наименование работодателя, необходимо указать новое юридическое название.

Как обновить личную карточку:

• На титульном листе (обложке) аккуратно зачеркивается старое название предприятия;
• Новое полное название юридического лица вписывается рядом или над зачеркнутым текстом;
• В разделе «Дополнения к личному листку» (если ведется), либо в конце карточки, вносится служебная запись об изменении названия предприятия.

4. Трудовые договоры

Согласно трудовому законодательству, изменение наименования предприятия не считается изменением существенных условий труда и не является основанием для переоформления трудового договора с работниками. Следовательно, все ранее заключённые письменные трудовые договоры остаются в силе. Это объясняется тем, что юридическое лицо не меняется, сохраняется его код ЕГРПОУ, прежние права и обязанности.

Но есть моменты, на которые стоит обратить внимание:

• С даты регистрации нового названия трудовые договоры оформляем с обновлённым наименованием работодателя;
• Дополнительные соглашения к договорам заключать не обязательно, если не меняются существенные условия труда. Но на практике это не повредит. В документе указывается факт переименования предприятия и подтверждается, что все условия договора остаются без изменений.

5. Трудовые книжки

Изменение названия предприятия может быть отражено в трудовой книжке работника, если это предусмотрено внутренним порядком или работодатель считает это целесообразным. Такая запись вносится в соответствии с п. 2.15 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда № 58 от 29.07.1993 г.

Процедура такая:

В графе 1 — указываем порядковый номер записи;

В графе 2 — дату внесения записи (как правило, дату приказа или дату вступления в силу нового названия);

В графе 3 — записываем формулировку о переименовании;

В графе 4 — указываем основание для записи (реквизиты приказа).

Такую запись целесообразно вносить, если:

• трудовые книжки ведутся в бумажной форме;
• они хранятся на предприятии (в отделе кадров);
• работники продолжают работу после переименования.

Если трудовая книжка хранится у работника «на руках», запись вносится:

• по его требованию;
• или при увольнении. В таком случае сначала фиксируется изменение названия предприятия, а затем — факт увольнения.

Если предприятие перешло на электронные трудовые книжки (через ПФУ), запись о переименовании не требуется. Достаточно вносить дальнейшие кадровые записи уже с новым названием работодателя.

6. Коллективный договор и другие акты

Помимо кадровых документов, изменение названия предприятия влечёт за собой актуализацию всех внутренних нормативных актов, содержащих реквизиты работодателя.

К таким документам относятся:

• Коллективный договор;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения об оплате труда, премировании, командировках и др.;
• должностные инструкции;
• шаблоны приказов, заявлений, актов и т. п.;
• формы внутренних отчётов или документов, которые автоматически подгружают название предприятия (особенно если они генерируются из кадрового или бухгалтерского ПО).

Для этого достаточно зачеркнуть старое название и рядом указать новое.

Рекомендуем создать внутренний чек-лист или распорядительный документ, в котором перечислены все локальные акты, где нужно изменить название. Это поможет организовать процесс и не упустить ни одного документа.

На что обратить внимание в отчётности после смены названия предприятия

После смены наименования предприятия важно обеспечить согласованность всех реквизитов в отчётности, подаваемой в контролирующие органы:

• Все новые отчёты должны подаваться с обновлённым названием предприятия, начиная с даты государственной регистрации изменений;
• Код ЕГРПОУ остаётся неизменным, поэтому система налоговой и ПФУ распознаёт предприятие как то же самое — но наименование должно быть актуальным;
• Расчёт по единому взносу (ЕСВ), налоговый расчёт (1ДФ), финансовая отчётность, отчётность в Госстат — все эти формы должны содержать обновлённое название.

Актуализируйте кадровые документы после переименования предприятия — в один клик

Не тратьте время на ручное обновление каждого документа. В SMARTFIN.UA это можно сделать быстро и централизованно.

Как это работает:

1. Измените название предприятия в карточке организации;

2. Система автоматически обновит реквизиты во всех кадровых шаблонах: приказах о приёме, переводе, увольнении, в штатном расписании, личных карточках, формах отчётов и др.

Никаких Excel-файлов, ручного поиска и замены или дублирования бланков. Обновлённое название сразу подгрузится во все новые документы, которые вы формируете через систему.

Регистрируйтесь, чтобы попробовать!

Вас ждут более 35 инструментов для эффективной работы бухгалтера, 70+ шаблонов кадровых документов, автоматическое заполнение отчётности, функционал для ведения ФЛП! Работайте быстро, эффективно и без рутины!