Книга учета ФЛП на общей системе: переходные издержки, примеры, риски (Часть 3)

27 жовтня 2025 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

В первой части материала мы разобрали, как правильно учитывать доходы в Книге учета, а также какие типичные ошибки могут привести к претензиям налоговой. Во второй — подробно остановились на расходах, документах для их подтверждения, амортизации и расчете финрезультата.

В третьей части переходим к, без преувеличения, самой деликатной теме: как отражать переходные расходы — то есть расходы, которые ФЛП понёс в одном году, а доход от связанной с ними деятельности получил в следующем (или наоборот). Что делать в ситуации, когда год уже закрыт, декларация подана, а расходы за прошлый доход появились только сейчас? Можно ли их учесть? Утрачено ли право снизить налоговую нагрузку?

Кассовый метод учета, заложенный в ст. 177 НКУ и Порядок № 261, кажется простым: расходы отражаем, когда фактически оплатили, доходы — когда фактически получили. Но на практике всё сложнее: договор подписан в декабре, оплата поступила в январе, акт — в феврале… И бухгалтер или сам ФЛП просто не понимает, когда именно это «правильно» записать в Книгу учета.

В этой части мы:

рассмотрим три типичные ситуации с переходными расходами;
покажем, как трактуют эти кейсы налоговики;
проанализируем возможные подходы: пессимистичный и оптимистичный.
дадим практические советы, как ФЛП избежать рисков и не потерять право на учет расходов.

Что такое "переходные" расходы: суть проблемы

Итак, время рассмотреть один из самых сложных и одновременно самых противоречивых моментов ведения Книги учета — отражение в ней так называемых "переходных" расходов и связанных с ними доходов. Сложность таких ситуаций заключается в переходе ФЛП от учета расходов (и доходов, связанных с ними) с одного отчетного года на другой. Эти вопросы касаются прежде всего так называемых материальных расходов, которые фиксируются в графе 6 Книги учета.

К материальным расходам, согласно нормативным разъяснениям, относятся расходы, непосредственно связанные с конкретным объектом затрат, в частности:

сырье, материалы, товары, которые составляют основу для изготовления (продажи) продукции или товаров (оказания работ, услуг);
покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;
топливо и энергия;
строительные материалы;
запасные части;
тара, упаковочные материалы, вспомогательные и другие материалы.

Это те расходы, которые чаще всего являются "переходными", то есть когда, например, товар закуплен в декабре, а доход от его продажи получен в январе следующего года. Что же в такой ситуации делать?

Ключевое условие: кассовый метод

Прежде чем перейти к примерам, напомним главное правило: расходы, в том числе материальные, могут быть отражены в Книге учета только после их фактической оплаты. Это базовый принцип кассового метода, который применяется и к доходам, и к расходам.

Иными словами, чтобы ФЛП имел право отразить материальные расходы в Книге, ему недостаточно иметь только накладную на получение товарно-материальных ценностей от поставщика или подписанный акт выполненных работ (оказанных услуг). Нужны документы, подтверждающие факт оплаты: чек, платежное поручение, выписка со счета и т.д.

Чтобы понять лучше — примеры из практики

Для более глубокого понимания возможных проблем рассмотрим несколько примеров из практики. Начнем с самого простого...

Пример 1. Предоплата — в декабре, поставка — в январе

ФЛП занимается производством мебели на индивидуальный заказ, работает на условиях предоплаты. Согласно договору с покупателем, ФЛП получил средства за комплект мебели в декабре 2024 года, а поставил продукцию покупателю в январе 2025 года. Акт приема-передачи оформлен именно на январь. Покупные материалы и фурнитура для выполнения заказа были приобретены (и оплачены) еще в ноябре 2024 года. Имеются надлежащие подтверждающие документы на всех этапах.

Вывод: по условиям приведенного примера и доход, и расходы ФЛП должны быть отражены в Книге учета за 2024 год. Дата фактической поставки (январь 2025 года) никоим образом не влияет на момент признания дохода и расходов. Следовательно, в этом случае "переходных" расходов не возникает.

Пример 2. Расходы — в 2024 году, доход — в 2025-м

Рассмотрим ту же ситуацию, но с иными условиями оплаты. ФЛП приобрел и оплатил материалы для производства мебели в ноябре 2024 года. Заказ был выполнен и мебель передана заказчику в январе 2025 года. Только тогда ФЛП получил оплату.

Вывод: доход признается в январе 2025 года — по факту получения оплаты за мебель. Что касается материальных расходов, то они должны быть учтены в Книге учета также в январе 2025 года, хотя фактически были оплачены в ноябре предыдущего года. Ведь у ФЛП не было оснований отражать в Книге учета расходы на производство мебели в ноябре 2024 года, поскольку по итогам 2024 года он не получил дохода за выполнение заказа.

Это классический пример ситуации, когда возникают "переходные" расходы. Их отражение в Книге учета в январе 2025 года логично и соответствует условиям учета доходов и расходов, установленным ст. 177 НКУ и Порядком № 261*.

Пример 3. Предоплата — в 2024 году, расходы — в 2025-м

Другая ситуация: ФЛП — производитель мебели получил предоплату за продукцию в декабре 2024 года, но изготовил и поставил мебель заказчику в феврале 2025 года. Материалы для заказа закуплены и оплачены в январе 2025 года. При этом материалы и фурнитуру для изготовления мебели он приобрел в январе 2025 года.

Вывод: опираясь на логику связи доходов и расходов, которой буквально "пронизана" ст. 177 НКУ**, а также на кассовый метод при отражении доходов и расходов в Книге учета, напрашиваются два вывода:

ФЛП обязан отразить доход (в момент получения предоплаты за продукцию) в Книге учета за декабрь 2024 года;
ФЛП не имеет права отразить материальные расходы, понесенные в январе 2025 года, в Книге учета по итогам 2024 года, несмотря на то, что они связаны с получением им дохода в декабре 2024 года.

Что говорят налоговики?

Налоговики подтверждают эти выводы.

В ЗІР (категория 104.05) есть ответ на вопрос: "Учитываются ли при определении чистого годового налогооблагаемого дохода ФЛП на общей системе налогообложения расходы, связанные с получением дохода текущего года при условии, что оплата расходов осуществляется в следующем году?"

Ответ краткий и безапелляционный: «Нет».

Налоговики объясняют, что согласно подп. 7 п. 1 раздела II Порядка № 261, в графе 11 Книги указывается сумма чистого налогооблагаемого дохода как разница между общей суммой полученного дохода (графа 4) и суммой документально подтвержденных расходов, связанных с хозяйственной деятельностью или ведением независимой профессиональной деятельности (графы 6–10), но только тех, что фактически оплачены в отчетном году.

Таким образом, по логике контролирующих органов, расходы, оплаченные в 2025 году, не уменьшают налогооблагаемый доход 2024 года, даже если они напрямую связаны с ним.

Налоговое молчание и поиск альтернатив

К сожалению, после приведенного в ЗІР ответа налоговики фактически замолкают. Никаких уточнений или комментариев относительно того, как действовать ФЛП в ситуации с "переходными" расходами, не предоставляется. То есть, ответ есть только на вопрос, можно ли учесть расходы прошлого года, если они оплачены в текущем. И этот ответ — категорическое «нет».

А вот что делать с такими расходами в новом году? Можно ли их отразить в Книге учета после того, как год, к которому относится доход, уже закрыт? В ст. 177 НКУ и Порядке № 261 — прямого ответа на эти вопросы мы не найдем.

Остается только логический анализ и попытка выстроить обоснованную позицию. И здесь возможны два подхода.

Вариант 1. Пессимистичный (фискальный подход)

Этот вариант исходит из того, что:

на основе данных Книги учета ФЛП заполняет годовую налоговую декларацию и уплачивает налог на доходы за отчетный год;
расходы отражаются в Книге учета только по кассовому методу и должны быть связаны с полученным доходом;
обе операции — доход и расходы — должны произойти в одном и том же отчетном периоде.

В таком случае доход 2024 года (полученная предоплата) окончательно «отрывается» от расходов, понесенных в 2025 году. То есть, после закрытия отчетного 2024 года (подачи декларации за 2024 год) возможность связать новые материальные расходы с прошлым доходом — исчезает. То есть, даже если расходы полностью документально подтверждены, они не могут быть учтены в Книге учета за январь 2025 года, потому что нет дохода, с которым их можно связать.

Последствия крайне негативные: база налогообложения за 2024 год искусственно увеличивается, ведь доход есть, а расходы, хоть и очевидно связанные, не признаются. Налог уплачивается со всей суммы полученной предоплаты — без уменьшения на понесенные расходы.

Вариант 2. Оптимистичный (общелогический подход)

Этот подход основывается на том, что ни статья 177 НКУ, ни Порядок № 261 не содержат предписаний относительно отражения / неотражения в учете материальных расходов, понесенных в текущем году, которые связаны с получением дохода прошлого года. Нет и запрета связывать такие расходы с прошлогодним доходом.

Это логично: без материальных расходов, когда бы они ни были осуществлены, доход от продажи продукции получить невозможно.

В то же время в ст. 177 НКУ четко сформулированы общие условия для учета расходов:

они должны быть оплачены;
быть документально подтвержденными;
быть связанными с хозяйственной деятельностью, а значит — с полученным доходом.

Именно связь с доходом является ключевой.

В Примере 3 ФЛП получил доход в 2024 году, а расходы оплатил в 2025-м. И хотя календарные периоды разные, экономическая связь между ними очевидна: расходы осуществлены исключительно с целью выполнения обязательств по полученной предоплате. Поэтому логичным выглядит подход, при котором ФЛП отражает эти расходы в январе 2025 года — и включает их в Книгу учета как расходы текущего периода.

Преимущество: в 2025 году ФЛП уменьшает свой налогооблагаемый доход на сумму расходов, связанных с ранее полученным доходом, и не «теряет» их из учета. А именно это и является целью ведения Книги — полнота и достоверность учета фактической хозяйственной деятельности.

SMARTFIN.UA для ФЛП: автоматизируйте учёт, освободите время для важного

Устали вести Книгу учёта вручную? Попробуйте SMARTFIN — современную онлайн-бухгалтерию с 35+ инструментами для ведения ФЛП:

Автоматический учёт доходов и расходов — с разбивкой по годам, месяцам, операциям и графам Книги;
Заработная плата — индексация, больничные, отпускные, компенсации согласно действующему законодательству;
Кадровые документы — более 70 шаблонов заявлений, приказов и табелей с автозаполнением;
Импорт банковских выписок — распознавание операций без ручного ввода;
Фискальная касса (ПРРО) — интеграция с Cashalot, Z-отчёты, онлайн-чек;
ОС и НМА — амортизация и учёт активов по упрощённой схеме;
Электронный документооборот — акты, договоры, накладные онлайн;
Поддержка — консультации, видеоуроки, база знаний для предпринимателей.

В ноябре 2025 года — релиз нового функционала для ФЛП на общей системе, возможность ведения полного учёта!

Зарегистрируйтесь сейчас, чтобы попробовать!

Автоматизируйте ваши бухгалтерские процессы, работайте без стресса и рутины вместе с SMARTFIN.UA!

Вывод

В ситуациях, когда действующее законодательство не даёт чёткого, однозначного ответа на конкретный практический вопрос, предприниматель имеет право обратиться в орган ГНС с письменным запросом на получение индивидуальной налоговой консультации (в соответствии со ст. 52 НКУ).

Однако реальная практика показывает, что в случаях спорных или неоднозначных ситуаций налоговая служба, как правило, занимает фискальную позицию — то есть даёт ответы не в пользу налогоплательщика. В нашей теме это означает, что ФЛП, скорее всего, получит ответ, аналогичный описанному пессимистичному сценарию (Вариант 1), даже если экономическая логика подсказывает иное.

Поэтому ФЛП, которые стремятся избегать любых споров с налоговиками, а также не имеют желания тратить время на переписку с налоговой, целесообразно действовать заранее.

А именно — планировать свою деятельность так, чтобы все доходы и связанные с ними расходы были фактически получены и понесены в рамках одного отчётного года. В таком случае понятие "переходные расходы" просто не возникнет, и риски, связанные с их учётом, сведутся к нулю.

_____________________________________

*Порядок ведения типовой формы, по которой осуществляется учёт доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, утверждён приказом Минфина Украины от 13.05.2021 г. № 261.

**Налоговый кодекс Украины