Шаблони інвойсів для експорту послуг. Формування інвойсів онлайн в SMARTFIN.UA

Сьогодні фізичні особи - підприємці можуть використовувати інвойси замість договорів та актів виконаних робіт, наданих послуг.

Це одна із важливих особливостей інвойса та його головна відмінність від українського рахунка-фактури. Застосування інвойсів спростило процедуру отримання валюти при експорті послуг. Зокрема після того, як НБУ своїм листом № 22-01012/46746 від 07.07.2015 роз'яснив банкам особливості контролю за експортними операціями послуг, зробивши договори і акти виконаних робіт необов'язковими.

Інвойс – це рахунок на оплату робіт та послуг на ім'я іноземного замовника. Виписка інвойса підтверджує факт надання послуг.

З цією думкою погоджуються і податківці.

ЗІР 112.02.

Чи є обов'язковим оформлення акту виконаних робіт (наданих послуг) при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності та які вимоги до оформлення акту (в якій формі укладається, якою мовою, в якій валюті тощо)?

Повна відповідь:

Відповідно до п.п. 4 п. 9 розд. ІІІ Інструкції про порядок валютного нагляду банків за дотриманням резидентами граничних строків розрахунків за операціями з експорту та імпорту товарів, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 02 січня 2019 року № 7 банк завершує здійснення валютного нагляду за дотриманням резидентами граничних строків розрахунків у разі імпорту робіт, послуг, прав інтелектуальної власності та інших немайнових прав, призначених для продажу (оплатної передачі), – після пред'явлення резидентом акта, рахунку (інвойсу) або іншого документа, який згідно з умовами договору засвідчує виконання нерезидентом робіт, надання послуг, передавання прав інтелектуальної власності та інших немайнових прав, призначених для продажу (оплатної передачі).

Більше про інвойс тут: Інвойс: види, відмінності від українського рахунка-фактури. Зразок інвойса

Інвойс (оферта) при роботі з прямим клієнтом

При роботі з прямими клієнтами процес вашої взаємодії буде наступним.

1. Ви складаєте інвойс і надсилаєте своєму клієнтові. Шаблон інвойса (оферти) повинен містити всі необхідні дані та реквізити. Це є оферта (пропозиція) укласти угоду в розумінні Цивільного Кодексу України.

2. Клієнт погоджується з цією офертою подальшими діями, такими як надсилання відповіді та необхідних матеріалів, внесенням правок тощо.

3. Коли роботи виконані, клієнт надсилає вам оплату згідно з цим інвойсом (офертою). При цьому в ньому повинно бути зафіксовано, що оплата є підтвердження клієнтом факту виконання робіт.

Після оплати цей інвойс (оферта) стає документом, що підтверджує факт надання послуг. Таким чином інвойс (оферта) є одночасно і договором і заміною акта виконаних робіт.

Такий формат роботи рекомендовано використовувати з тими клієнтами, яких ви добре знаєте, або при вже фактично виконаних роботах, наданих послугах. Адже у випадку проблем із клієнтом, доводити його однозначну згоду доведеться в суді. Тому, у разі сумнівів щодо клієнта чи неузгодженості з ним - використовуйте стандартну форму договору і чекайте підписання зі сторони клієнта.

Приклад шаблону для прямих клієнтів

Інвойс при роботі через сайти-посередники

Принцип роботи тут наступний.

1. При роботі через сайти-посередники, вашим договором буде публічна оферта, розміщена на цьому сайті. З публічною офертою ви погоджуєтесь певною дією, як правило, реєструючи акаунт.

2. Сайт-посередник зараховує на ваш баланс гроші за виконану роботу. Але поки що це тільки баланс на загальному рахунку цієї компанії (сайту).

3. Для того, щоб сайт перерахував вам гроші, ви повинні виставити компанії інвойс у відповідь на її публічну оферту. За цим інвойсом сайт висилає вам гроші.

Зверніть увагу, що в цьому випадку це не інвойс (оферта), а саме інвойс.

В цьому випадку оферта — це оферта сайту. Але ініціювати відправку грошей при такій формі роботи, як правило, повинен виконавець.

Також банк може попросити надати йому публічну оферту. Видрукувати/завантажити оферту можна з сайту. Зазвичай, це потрібно зробити один раз. Крім того, відповідно до роз'яснень НБУ, переклад оферти необов'язковий і на розсуд банку.

Приклад шаблону через сайти-посередники

Яким повинен бути інвойс, щоб відповідати вимогам українського законодавства?

Щоб набути статусу первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), як електронний, так і паперовий первинний інвойс має містити такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст, обсяг і одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за проведення і оформлення господарської операції;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.

Враховуючи вимоги до складання первинних документів і принцип роботи інвойса в цьому документі доцільно зазначити:

• номер інвойса;
• дату інвойса (або дату і місце складання);
• дані замовника: можна отримати з платіжного доручення SWIFT, а також з сайту замовника;
• дані виконавця: статус ФОП, прізвище, ім'я та по батькові, адресу реєстрації та ідентифікаційний номер;
• предмет: назву наданих послуг (наприклад, розроблення програмного забезпечення, тестування програмного забезпечення, послуги дизайну тощо).
• умови оплати та передачі: наприклад, "100% після плата за фактом виконання послуг. Послуги надаються за місцем реєстрації Замовника."
• ціну і загальну вартість;
• щоб інвойс виконував роль договору, він має містити положення, що оплата по інвойсу є прийняттям пропозиції укласти договір та свідчить про надання послуг, виконання робіт нерезиденту в повному обсязі. Також можна зазначити, що у замовника відсутні претензії до виконаних робіт, наданих послуг.

Якою мовою складається інвойс

Як правило, документи надання послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності оформляють двома мовами – українською та мовою країни нерезидента (або англійською). При цьому документи, які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову. Переклад
засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису
перекладача засвідчується нотаріально.

Формування інвойсів онлайн у SMARTFIN.UA

Перевагами формування інвойсів в SMARTFIN.UA є простота та функціональність. Під час роботи в програмі ви маєте наступні можливості.

1. Легко створювати інвойси онлайн

Вам потрібно один раз заповнити довідники (ваші реквізити іноземною мовою, клієнтів, назви послуг валюту), і формувати інвойси можна буде в декілька кліків.

Крім того, ви можете створити декілька "пакетів" з вашими реквізитами на різних мовах. Наприклад, одним клієнтам вам потрібно виставляти інвойси англійською мовою, іншим - німецькою. Додайте відповідні "пакети", і при створенні інвойса вибирайте потрібний варіант для автозаповнення друкованої форми.

Детальніше тут: Інвойс: налаштування для створення та автозаповнення документа

2. Друкувати інвойси або зберігати їх в формат pdf

Після створенні інвойса система автозаповнить форму для друку/завантаження.

2.1 Користуйтесь усталеною формою

Щоб ви не робили зайвих налаштувань, в системі встановлений англомовний шаблон інвойса, в якому враховані вимоги таких банків, як Приват, ПУМБ, Укрсиббанк, Райффазен Банк Аваль.

Якщо натиснути на кнопку "Редагувати", яка показана на картинці вище, ви зможете внести необхідні дані в форму:

Усталена форма є корисною, але вона не може покрити індивідуальні вимоги щодо складання цього документа. А постійне ручне редагування забиратиме багато часу і уваги.

Тому в сервісі є можливість налаштувати шаблони "під себе".

Детальніше тут: Шаблон інвойса: користуйтесь усталеною в системі формою або налаштуйте її "під себе"

2.2 Створіть свої шаблони

Для цього в системі передбачено окреме меню, в якому можна створити необхідну кількість шаблонів і обирати необхідний під час друку/завантаження документа:

Інструмент створення шаблонів дозволяє:

• налаштувати назви полів в шаблоні, просто відредагувавши їх у запропонованому англомовному варіанті (надалі мови автозаповнення шаблонів будуть розширюватися);
• показати/сховати поля в шаблоні;
• зафіксувати потрібні умови інвойса.

Крім того, "пустий шаблон" дозволить створити шаблон тією мовою, для якої не передбачено автозаповнення в системі.

Детальніше тут: Як налаштувати шаблони інвойса "під себе": частина 1

3. Гнучко налаштовувати умови інвойса

Умови інвойса - це частина документа, в якій важливо зафіксувати певні домовленості, особливо в тому випадку, коли інвойс виконує роль договору. Разом з тим, умови інвойса часто містять дані, які можуть змінюватися.

3.1 Зафіксуйте в шаблоні текст, який не буде змінюватися

Відповідно до викладених вище принципів роботи, в шаблоні є автоматичне заповнення умов інвойса:

• для прямих клієнтів;
• через сайти-посередники.

Також сюди можна вписати будь-який свій варіант тексту.

3.1 Скопіюйте в шаблон змінні, щоб одержати в інвойсі потрібні значення

Умови інвойса можуть містити дані, які змінюються. Наприклад, для кожного конкретного інвойса буде своя дата оплати, або різні назви і дати укладання договорів.

Якщо в шаблоні прописати таку конкретну дату оплати (наприклад, 18.12.2022) або залишити її пустою, щоразу при виведенні документа на друк/завантаження цю умову потрібно буде редагувати вручну безпосередньо в документі.

Щоб цього уникнути і автоматизувати заповнення інвойса, потрібно скопіювати в текст шаблону змінні. Це дозволить в самому документі одержати їх значення.

Детальніше тут: Як налаштувати шаблони інвойса "під себе": частина 2