Книга учета ФЛП на общей системе: расходы, амортизация, финрезультат (Часть 2)

Как подтвердить расходы ФЛП, чтобы избежать проблем с налоговой? Как правильно их записывать в Книге учета? Какие документы нужны для амортизации и где взять суммы для графы 11?

Эти вопросы вызывают больше всего запросов у бухгалтеров и предпринимателей на общей системе. Если с доходами всё более-менее понятно, то с расходами — постоянная путаница: что и когда записывать, какие документы сохранять, и что делать, если расход — в одном месяце, а доход — в другом?

Во второй части гайда мы раскладываем всё по полочкам: от заполнения «расходных» граф Книги до учета амортизации и определения финансового результата. Без воды — только то, что действительно нужно в работе:

• Какие документы подтверждают расходы, вносимые в Книгу (графа 5);
• Роль договоров: нужно ли их вносить в Книгу и что с ними на проверках;
• Какие расходы в какие графы записывать (6–10);
• Позиция налоговиков — как действовать в спорных ситуациях (ЗИР, 104.08);
• Амортизация — когда, как и чем подтверждать;
• Как рассчитать финансовый результат и определить базу для НДФЛ (графа 11);
• Что такое «переходные расходы» и как не допустить ошибку.

Пропустили первый материал из цикла «Книга учета ФЛП на общей системе» (Часть 1)? Читайте его здесь — в нём разобрали доходную часть, базовые правила ведения Книги, графы 1–4 и практические примеры. Рекомендуем начать именно с него.

Подтверждающие документы: что вносится в графу 5

Особого внимания заслуживает графа 5 Книги учета. В ней указываются реквизиты документов, подтверждающих расходы ФЛП, непосредственно связанные с полученным доходом. Такими документами могут быть:

• платежные инструкции;
• квитанции к приходным кассовым ордерам;
• другие квитанции;
• фискальные чеки РРО/ПРРО;
• акты закупки продукции, товаров, других ТМЦ;
• акты выполненных работ (оказанных услуг);
• иные первичные документы, подтверждающие факты оплаты товаров (работ, услуг).

Напоминаем! ФЛП, зарегистрированные плательщиками НДС, не включают в расходы суммы НДС, входящие в цену приобретенных товаров (работ, услуг) (п. 2 р. I Порядка № 261).

Договоры: нужно ли вносить их в Книгу

Теперь — о хозяйственных и гражданско-правовых договорах (поставки, купли-продажи, аренды и т. п.), которые ФЛП заключает с субъектами хозяйствования или физическими лицами. Хотя сами договоры не указываются в Книге учета, они служат обоснованием для записей в ней.

Зачем их сохранять:

• Подтверждают реальность хозяйственных операций. Договор является доказательством того, что операция (покупка товара, оказание услуги и т. п.) была реальной, а не фиктивной. Во время налоговых проверок контролёры обычно проверяют именно эти документы.
• Помогают в решении споров. Если возникает спор с покупателем или поставщиком, договор определяет права и обязанности сторон и может стать главным аргументом в суде.

Отражение расходов: заполнение граф 6–10

Учёт расходов ФЛП и их особенности мы подробно рассмотрели в отдельном материале " Учёт расходов ФЛП на общей системе налогообложения: что учитывать, а что — нет". Рекомендуем ознакомиться, если ещё не читали!

А сегодня — сфокусируемся на том, как правильно отразить расходы именно в Книге учета*. Согласно пп. 6 п. 1 разд. II Порядка № 261, для этого предназначены графы 6–10**. Ниже — краткое объяснение, что в них указывается.

Таблица 1. Учёт расходов в графах 6–10

Спорные ситуации: мнение налоговиков (ЗИР)

На практике при отражении расходов в Книге учёта у ФЛП возникают ситуации, которые прямо не урегулированы Порядком № 261. В таких случаях ориентируемся на позицию налоговых органов — в частности, разъяснения из ресурса ЗИР, категория 104.08.

Ситуация 1. Расходы в другом месяце, чем доход

Вопрос: ФЛП получил доход в одном месяце, а материальные расходы, связанные с его получением, понёс в следующем. Как заполнить Книгу учёта?

Позиция налоговиков: ФЛП по итогам дня (на основании первичных документов) заполняет:

• графу 2 — на дату фактического получения дохода;
• графу 6 — на дату фактически понесённых расходов.

Не нужно «подгонять» даты — ориентируйтесь на фактические события, даже если они в разных месяцах.

Ситуация 2. Расходы без дохода в день

Вопрос: Заполняет ли ФЛП графы 8 и 9 Книги учёта в случае осуществления расходов, если доход в течение рабочего дня не получался?

Позиция налоговиков: если ФЛП не получал доход от хозяйственной деятельности в течение рабочего дня, но имел расходы, непосредственно связанные с получением дохода, или расходы по уплате налогов и сборов, то он по итогам рабочего дня заполняет:

• графу 8 — «расходы по уплате налогов, сборов, единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, платежей за получение лицензий, разрешений»;
• графу 9 — «прочие расходы, связанные с получением дохода / осуществлением независимой профессиональной деятельности».

Ситуация 3. Зарплата без дохода в месяце

Вопрос: Заполняет ли ФЛП графу 7 «расходы на оплату труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях / за выполнение работ, услуг по договорам гражданско-правового характера» Книги учёта, если доход в отчётном месяце он не получал?

Позиция налоговиков: Да. Расходы на оплату труда наёмных лиц или по договорам ГПХ вносятся:

• в графу 7 — по фактической дате выплаты (перечисления);
• при наличии документального подтверждения.

Амортизация: от записей до таблицы

ФЛП может включать амортизационные отчисления в расходы — по собственному желанию. Это касается как основных средств (ОС), так и нематериальных активов (НА), связанных с хозяйственной деятельностью.

Что подлежит амортизации:

• расходы на приобретение ОС и НА;
• расходы на самостоятельное изготовление, реконструкцию, модернизацию или иные улучшения ОС.

Все расходы должны быть подтверждены документально (п. 4 р. III Порядка № 261):

• акт приёма-передачи;
• акт приёмки-сдачи;
• фискальный чек РРО/ПРРО;
• грузовая таможенная декларация;
• расходная накладная;
• другие первичные документы.

Приложение к Книге учёта — как и зачем его вести

ФЛП ведёт учёт амортизации в отдельном Приложении к Книге учёта. Именно из него итоговое значение строки 11 переносится в графу 10 Книги.

Важно: если ФЛП не ведёт Приложение, графу 10 заполнить невозможно — поэтому стоит заранее организовать учёт амортизации.

Далее приведена структура Приложения в таблице для удобства заполнения (согласно разд. III Порядка № 261).

Таблица 2. Учёт амортизационных отчислений ОС и НА (Приложение к Книге учёта)

Вывод финансового результата — графа 11

Графа 11 Книги учёта — это ключевой итог для ФЛП, ведь именно здесь рассчитывается финансовый результат, который является базой для начисления налога на доходы.

Финансовый результат — сумма чистого облагаемого дохода. Его рассчитывают как разницу между общей суммой полученного дохода (графа 4) и суммой расходов (графы 6–10). Именно для его расчёта и предназначена Книга учёта.

Согласно п. 177.5 НКУ отчётный период для ФЛП равен календарному году, по итогам которого он подаёт налоговую декларацию и уплачивает налог на доходы. Однако в течение года на основе данных Книги учёта ФЛП также должен рассчитывать (и уплачивать ежеквартально, кроме IV квартала) авансовые взносы****. Окончательный расчёт налога по итогам года осуществляется по данным декларации с учётом уплаченных авансов.

Важно: если в течение года суммы авансовых взносов были рассчитаны некорректно — в годовой декларации это можно скорректировать, учтя фактические расходы и доходы.

Что может пойти не так?

Одна из самых распространённых проблем — «переходные» расходы, когда расход и доход не попадают в один отчётный период. Это может привести к:

• занижению или завышению финрезультата;
• переплате или недоплате налога;
• рискам во время налоговой проверки.

О таких ситуациях — в следующем материале. Продолжение следует!

*Типовая форма, по которой осуществляется учёт доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, утверждена приказом Минфина Украины от 13.05.2021 г. № 261.
**Порядок ведения типовой формы, по которой осуществляется учёт доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, утверждён приказом Минфина Украины от 13.05.2021 г. № 261.
***НКУ — Налоговый кодекс Украины.
****Особый порядок уплаты авансовых взносов предусмотрен пп. 177.5.1-1 НКУ только для ФЛП, осуществляющих розничную торговлю топливом.