Учет товарных запасов в ФЛП: когда обязателен и грозит за нарушение

29 травня 2025 р. Автор: Тетяна Сушальська, експерт з оподаткування та бухгалтерського обліку

Учёт товарных запасов — это не только про порядок на складе. Для ФЛП, которые работают с РРО или ПРРО, это ещё и чёткое требование закона. А его нарушение — не формальность, а риск получить штраф в размере стоимости всего неучтённого товара. Всегда ли нужно вести учёт? А как быть с услугами, бывшими в употреблении товарами, интернет-магазинами?

В этом материале мы разобрали самые распространённые ситуации и объяснили, когда товарный учёт для ФЛП обязателен, а когда — нет.

Отсутствие учёта товарных запасов: что грозит предпринимателю

Какой штраф грозит ФЛП на едином налоге и общей системе налогообложения за неведение учёта товарных запасов?

ОТВЕТ: Обязанность вести учёт товарных запасов согласно Порядку № 496* и осуществлять продажу только тех товаров, которые отображены в таком учёте, установлена в п. 12 ст. 3 Закона о РРО**. Он распространяется на субъектов хозяйствования, которые осуществляют расчётные операции в наличной и/или безналичной форме (с использованием электронных платёжных средств, платёжных чеков, жетонов и т. д.) при продаже товаров. Из этого пункта следует, что учёт товарных запасов должны вести физические лица — предприниматели (ФЛП):

общей системы налогообложения;
единщики, зарегистрированные плательщиками НДС;
единщики, не зарегистрированные плательщиками НДС, которые реализуют следующие виды товаров:

технически сложные бытовые товары, подлежащие гарантийному ремонту;
лекарства;
медицинские изделия;
ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов, драгоценных камней, в т. ч. органогенного образования, и полудрагоценных камней.

Учёт товарных запасов указанные предприниматели должны вести в Форме учёта***, утверждённой Порядком № 496. Ответственность за отсутствие у них учёта (а также за не предоставление во время налоговой проверки документов, подтверждающих учёт товаров, находящихся в месте продажи) предусмотрена ст. 20 Закона о РРО. Она установлена в виде штрафа в размере стоимости неучтённых товаров по ценам реализации, но не менее 10 НМДГ.

Учёт товарных запасов при оказании услуг

? ФЛП 2 группы единого налога оказывает стоматологические услуги, используя лекарственные средства и медицинские изделия. Нужно ли ему вести учёт товарных запасов?

ОТВЕТ: Нет, не нужно, и вот почему.

Согласно Форме учёта и подпп. 4, 5 п. 3 разд. II Порядка № 496 в графе 7 Формы учёта указывается общая стоимость товара согласно первичному документу о его поступлении. Под поступлением товара понимают: покупку, возврат товара от покупателей, внутреннее перемещение. А в графе 8 указывается общая стоимость товара согласно первичному документу о выбытии товаров (кроме данных о продаже через РРО/ПРРО). При этом под выбытием товаров для целей Порядка № 496 считают:

продажу товаров с расчётом в безналичной форме, осуществлённую без применения РРО/ПРРО;
внутреннее перемещение товара между принадлежащими одному ФЛП местами продажи и/или местами хранения;
уничтожение или утрату товара;
возврат товара поставщику;
использование товаров для собственных нужд.

Очевидно, речь идёт о товаре, который приобретается исключительно с целью его перепродажи в неизменном виде. И хотя при оказании стоматологических услуг широко используются различные материалы, лекарства и медицинские изделия, называть их товарами в контексте Порядка № 496 концептуально неправильно, так как они используются в процессе оказания услуги, а не для продажи.

Учёт товарных запасов и инвентаризация

? Существует ли для ФЛП, который ведёт учёт товарных запасов, обязанность периодически проводить их инвентаризацию?

ОТВЕТ: Нет, не существует.

Согласно п. 3 Положения № 879****, которым регулируется процесс проведения инвентаризации, требования этого документа обязательны исключительно для юридических лиц. И взаимосвязи между Положением № 879 и п. 12 ст. 3 Закона о РРО, которым установлена обязанность вести учёт товарных запасов определённым категориям предпринимателей (см. ответ на вопрос 1), нет.

Безусловно, если предприниматель, который ведёт деятельность в сфере розничной торговли (особенно если у него есть наёмные работники — продавцы), заинтересован в том, чтобы в его торговых точках был порядок. Поэтому он может инициировать проведение инвентаризации, чтобы убедиться, что весь непроданный товар находится в месте его продажи, и продавцы добросовестно выполняют свои обязанности. Такие инвентаризации он может проводить в любое время, когда сочтёт нужным.

Учёт бывшего в употреблении товара

? ФЛП 2 группы единого налога реализует с использованием РРО бывшие в употреблении технически сложные товары, у которых истёк гарантийный срок (мобильные телефоны, фото- и видеокамеры и т. д.). Нужно ли вести их учёт согласно Порядку № 496?

ОТВЕТ: Да, нужно.

Пунктом 12 ст. 3 Закона о РРО установлено, что при реализации технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту, ФЛП обязан вести их учёт согласно Порядку № 496. При этом ФЛП должен ориентироваться на Перечень групп технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту (обслуживанию) или гарантийной замене, для целей применения РРО, утверждённый постановлением КМУ от 16.03.2017 № 231. То есть, если товар указан в данном Перечне, то при его реализации ФЛП-единщик обязан вести его учёт в Форме учёта.

При этом ни Закон о РРО, ни Порядок № 496 не содержат исключений для технически сложных товаров, которые были в употреблении и срок гарантии которых истёк.

Учёт товарных запасов в интернет-магазине

? ФЛП 2 группы осуществляет продажу ювелирных изделий через интернет-магазин. Покупатели после выбора товара могут оплатить его на сайте интернет-магазина через LiqPay или через мобильное приложение Приват24. Нужно ли при таких формах оплаты вести учёт товарных запасов?

ОТВЕТ: Способ оплаты не влияет на обязанность ведения учёта товарных запасов, и вот почему.

Согласно п. 12 ст. 3 Закона о РРО, ФЛП-единщик, который реализует ювелирные изделия из драгоценных металлов, драгоценных камней, в т. ч. органогенного происхождения, и полудрагоценных камней, обязан вести учёт товарных запасов согласно Порядку № 496. При этом в п. 12 ст. 3 Закона о РРО способ оплаты вообще не упоминается. Это означает: определяющим фактором в вопросе ведения учёта товарных запасов для ФЛП, который продаёт ювелирные изделия, является только вид товара.

Однако способ расчётов влияет на заполнение Формы учёта. Согласно подп. 5 п. 3 разд. II Порядка № 496, в графе 8 указывается общая стоимость товара, который выбыл (кроме данных о продаже через РРО/ПРРО). При этом под выбытием товаров для целей Порядка № 496, в частности, считается продажа товаров с расчётом в безналичной форме, осуществлённым без применения РРО/ПРРО. Таким образом, в Форме учёта отображается продажа товаров, осуществлённая без применения РРО/ПРРО.

Расчёты через LiqPay и Приват24 являются безналичными, но: на расчёты через LiqPay требования Закона о РРО по применению РРО/ПРРО распространяются, а на расчёты через мобильное приложение Приват24 — нет! Согласно п. 1 ст. 3 Закона о РРО, ФЛП в сфере торговли обязаны применять РРО или ПРРО, если они при продаже товаров «осуществляют расчётные операции … в безналичной форме (с использованием электронных платёжных средств, платёжных чеков, жетонов и т. д.)». То есть среди безналичных платежей, которые требуют от ФЛП обязательного применения РРО/ПРРО, выделен один способ расчёта — с использованием электронных платёжных средств. Речь идёт, прежде всего, о платёжной банковской карте. Чтобы провести платёж за товар, плательщик должен предоставить платёжному сервису (в данном случае — LiqPay), установленному на сайте продавца, данные карты (номер, срок действия и CVV-код). После обработки данные поступают в банк покупателя, и тот перечисляет деньги в банк продавца. То есть между покупателем и продавцом стоит, так сказать, финансовый онлайн-посредник.

Если же покупатель оплачивает товар через мобильное приложение Приват24, то посредника здесь нет. Платёж осуществляется с использованием интернет-банкинга, когда покупатель даёт своему банку платёжное поручение, указывая реквизиты продавца, и банк после проверки переводит средства с IBAN-счёта покупателя на IBAN-счёт продавца. На такие расчёты требования Закона о РРО не распространяются, и РРО/ПРРО в этом случае не применяется. Этот вывод подтверждают и налоговики в консультации в ЗІР, категория 109.03.

Преимущества автоматизации товарного учёта с SMARTFIN

Вести учёт в Excel — это бесконечные таблицы, ручное заполнение и риск ошибок. В SMARTFIN мы сделали всё, чтобы освободить вас от этой рутины! Учёт товаров больше не вызывает стресса — он автоматизирован и точен.

Так что если вы ФЛП и обязаны вести товарный учёт — предлагаем делать это просто и безопасно!

Как работает автоматизированный учёт в SMARTFIN?

Создаёте Форму учёта — для каждой торговой точки или места реализации.
Указываете параметры: адрес, дату начала, типы первичных документов (накладные, чеки и т. п.).
Добавляете начальную запись — остатки товаров на момент начала учёта.
Система автоматически заполняет Форму на основе выбранных документов.

Таким образом, в Форму автоматически попадают:

приходные и расходные накладные;
возвраты товаров;
поступления с торговой наценкой.

Ваш результат:

Никакого хаоса в таблицах
Полное соответствие Порядку № 496
Спокойствие при любой проверке

Зарегистрируйтесь на SMARTFIN.UA и протестируйте ведение товарного учёта бесплатно. Убедитесь, как просто соблюдать законодательство, когда всё автоматизировано.

______________________________

* Порядок ведения учёта товарных запасов для физических лиц — предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утверждён приказом Минфина Украины от 03.09.2021 г. № 496.

** Закон Украины "О применении регистраторов расчётных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.

*** Форма ведения учёта товарных запасов.

**** Положение об инвентаризации активов и обязательств, утверждённое приказом Минфина Украины от 02.09.2014 г. № 879.