Автоматизований облік товарних запасів — нова функція в SMARTFIN.UA

23 квітня 2025 р. Автор: SMARTFIN.UA

У вас магазин або точка продажу, де потрібно вести товарний облік? Щоразу відкриваєте Excel із надією, що цього разу все буде швидко, але натомість — таблички, формули, хаос... Маємо чудову новину! У сервісі SMARTFIN.UA з'явилася Форма обліку товарних запасів, і ми автоматизували процес її заповнення.

Кому обов'язково вести товарний облік?

Відповідно до Порядку № 496 та Закону про РРО, вести облік товарних запасів зобов'язані:

ФОП на загальній системі оподаткування;
ФОП 3 групи ЄП зі ставкою 3% (платники ПДВ);
ФОП 2, 3, 4 групи ЄП зі ставкою 5%, які реалізують:

Виняток: ФОП 2 і 4 груп, а також ФОП 3 групи (5% без ПДВ), які не реалізують перелічені вище товари.

Як виглядає товарний облік на практиці?

Облік товарних запасів передбачає послідовне, хронологічне внесення інформації про всі операції з надходження та вибуття товарів. Для цього використовується спеціальна Форма обліку товарних запасів, яка заповнюється на підставі первинних документів — таких як прибуткові та видаткові накладні, касові чеки, товарно-транспортні накладні, митні декларації тощо.

Форма ведеться за встановленим зразком, який визначено Порядком № 496. Вона може бути паперовою або електронною — за вибором підприємця.

Жодної реєстрації в податковій не потрібно — достатньо просто вести облік відповідно до правил, зберігаючи усі записи та підтверджуючі документи.

Коли починати вести облік?

Обов'язок вести товарний облік у ФОП виникає з моменту початку реалізації товарів, що входять до переліку ризикових категорій, визначених законодавством (наприклад, ТСПТ, ліки, ювелірні вироби тощо). Перш ніж зафіксувати нові надходження, у Формі обліку необхідно зробити первинний запис — це інформація про залишки товарів на кінець дня, що передує початку обліку. Саме з цього запису й починається систематичне ведення обліку.

Такий підхід дозволяє повністю відповідати вимогам податкового законодавства та уникнути штрафів за відсутність документального підтвердження руху товарів.

Що буде, якщо не вести облік?

З 1 жовтня 2023 року діють наступні штрафні санкції:

до 100% вартості товару – за відсутність обліку;
170 грн і більше – мінімальні адміністративні штрафи;
до 340 грн – для посадових осіб та працівників.

Як організувати облік у SMARTFIN?

Ми подбали про те, щоб кожен підприємець міг легко та без зайвих зусиль виконати вимоги законодавства. У SMARTFIN процес максимально простий і автоматизований:

1. Перейдіть у розділ «Бухгалтерія – Облік товарних запасів» та створіть необхідну кількість Форм — окремо для кожного місця реалізації або торгової точки, якщо їх декілька.

2. Вкажіть ключові параметри: адресу/місце продажу, дату початку обліку, категорії первинних документів, які мають потрапляти у Форму (наприклад, накладні, чеки тощо).

3. Система автоматично заповнить Форму на основі даних з первинних документів, які ви обрали.

4. Додайте перший запис — залишки товарів, що перебували у вас на момент старту обліку. Це обов'язковий крок для формування повної історії руху товарів.

Після цього SMARTFIN самостійно вносить до Форми всі відповідні документи, зокрема:

прибуткові та видаткові накладні;
документи на повернення товару;
надходження з торговою націнкою.

Що ще можна робити з Формою в SMARTFIN.UA?

редагувати та фільтрувати записи;
експортувати або роздруковувати форму для контролю;
надсилати через ЕДО або електронну пошту.

Детальна інструкція доступна тут: https://help.smartfin.ua/uk/oblik-u-fop/oblik-tovarnikh-zapasiv

З новою функцією SMARTFIN.UA облік товарних запасів перестає бути складним і трудомістким процесом!

Автоматичне заповнення, робота з первинними документами, зручне редагування та експорт — усе це економить ваш час і зменшує ризик помилок.

Зареєструйтесь зараз і протестуйте облік товарів безкоштовно!

Якщо ви — ФОП, який зобов'язаний вести облік товарів, спробуйте SMARTFIN і переконайтесь, що з автоматизацією — це справді просто!