Личная карточка работника: общие требования к форме № П-2 и её заполнению

Речь в сегодняшнем материале пойдет про личную карточку работника, которая является главным документом по учету личного состава предприятия, организации или учреждения. Обязательно ли иметь личную карточку на каждого работника? Какие требование к ее заполнению и хранению? Ответы на эти и другие вопросы читайте в статье.

Типовая форма № П-2 "Личная карточка работника": все разделы и их заполнение

Типовая форма первичной учетной документации № П-2 "Личная карточка работника" была утверждена 25 декабря 2009 объединенным приказом Госкомстата и Министерства Обороны Украины №495 / 656. Форма № П-2 стандартная и используется большинством работодателей, в том числе в бюджетных учреждениях. Для некоторых категорий работников, например, судей и госслужащих, утверждены свои формы личных карточек, о них мы поговорим позже. А теперь рассмотрим подробнее типовую форму № П-2, которая необходима большинству работодателей.

Состоит она из следующих разделов:

• I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ (здесь указываем основную информацию о работнике: ФИО, дату рождения и гражданство, сведения об образовании и последипломной профессиональной подготовке, общий стаж работы, семейное положение и состав семьи, место прописки и фактического проживания, а также паспортные данные. Информация вносится на основе предоставленных работником документов: паспорта, документов об образовании, заключении брака, трудовой книжки).
• II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ (заполняем раздел только в том случае, если работник является военнообязанным или призывником, на основе предоставленных документов: военного билета, временного удостоверения или удостоверения пpо приписке к призывному участку).
• III. ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ НА ПРОИЗВОДСТВЕ (в этом разделе указываем информацию о профессиональном образовании работника, которое осуществлялось за счет работодателя).
• IV. НАЗНАЧЕНИЯ И ПЕРЕВОД (здесь содержится информация о назначении работника на ту или иную должность, дата принятия или перевода, название должности и код по Классификатору профессий. Все данные заполняем на основании приказа о приеме работника на работу и / или приказа о переводе. С каждой записью работник должен знакомится лично под подпись).
• V. ОТПУСКА (в этом разделе отмечаем отпуска всех видов, предоставляемых работнику во время его работы на предприятии, например, ежегодный отпуск или социальный отпуск на детей, а также указываются даты этих отпусков).

Для данных, которые не были зафиксированы в основных разделах, предусмотрена графа «Дополнительные сведения». Здесь можем указывать информацию о наличии у работника государственных наград, знании иностранных языков, участии в боевых действиях и т.д..

Если работник увольняется, в графе "Дата и причина увольнения (основание)" указываем соответствующую информацию согласно приказу об увольнении. Не забываем указать причину (основание) для увольнения и соответствующую статью КЗоТ, на основе которой произошло прекращение трудовых отношений. Информация подтверждается личной подписью работника.

Общие требования к личным карточек работников

Личная карточка в обязательном порядке заводится на каждого работника, с которым заключен трудовой договор, в том числе на совместителей, работников для временной или сезонной работы.

Как правило, за заполнение и хранение личных карточек отвечают специалисты кадровой службы предприятия.

Если во время работы на предприятии у работника меняется фамилия, место жительства, семейное положение (и т.д.), новую информацию необходимо отразить в личной карточке.

Все личные карточки хранятся на предприятии или в его структурных подразделениях, если таковые предусмотрены штатным расписанием, в общей картотеке по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Карточки военнообязанных работников и призывников хранятся в отдельной картотеке в следующем порядке: военнообязанные офицерского состава (1), военнообязанные рядового, сержантского и старшинского состава (2), военнообязанные женщины (3) и призывники (4). Если работник снят с воинского учета по возрасту или состоянию здоровья, его личная карточка переводится в общую картотеку предприятия.

После увольнения работника его форма № П-2 сохраняем в отделе кадров еще 3 года, а в кадровом архиве - 75 лет.

Если работник повторно принят на работу, рекомендуется отразить соответствующую информацию в старой личной карточке, а не заводить новую.

Штрафы за нарушение требований к заполнению личной карточки работника?

Если работодатель не завел личную карточку по типовой форме № П-2 на работника, или указал не всю информацию, специалисты Гоструда могут применить к нему санкции на основе ч. 2 ст. 265 КЗоТ (за нарушение других требований трудового законодательства) и наложить штраф в размере одной минимальной заработной платы ( примечание: до 1 декабря 2021 - 6000 грн., после 1 декабря 2021 - 6500 грн.)

Личная карточка работника в SMARTFIN.UA

Пользователи программы SMARTFIN.UA имеют возможность сформировать личную карточку на каждого работника по типовой форме № П-2 всего за несколько секунд. Для этого перейдите в раздел "Кадры" на нажмите кнопку Создать.

В блоке документов, касающихся Приема на работу, выберите «Личная карточка работника" и определите, для кого ее сформировать. В сформированный документ автоматически подтянется та информация, которую пользователь заполнил, создавая работника. Остальные поля нужно будет заполнить вручную в соответствии с требованиями заполнения личных карточек работников.

Напомним, что онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA – это оптимальное решение для ведения ФЛП. Расчет зарплаты, больничных, отпускных, сумм компенсаций за неиспользованные отпуска, налогов, командировок – и все это за считанные минуты! А еще: подготовка кадровой документации с помощью библиотеки шаблонов, учет рабочего времени, представление отчетности, учет доходов и расходов ФЛП. Регистрируйтесь, чтобы оценить все возможности программы! После регистрации вам будет доступен бесплатный тестовый период с доступом ко всем функциям!