Ежегодный отпуск: документальное оформление, пример заполнения документов
Порядок предоставления ежегодного отпуска - это последовательность действий, которые должен сделать работодатель перед тем, как перейти непосредственно к расчету и оплаты суммы отпускных. На предприятиях этим, как правило, занимаются два подразделения - отдел кадров и бухгалтерия. Но, даже если вы физическое лицо - предприниматель с одним наемным работником, разобраться с надлежащим оформлением предоставления ежегодных отпусков вам также необходимо, ведь требования трудового законодательства одинаковые для всех работодателей.
Для этого можно воспользоваться следующим алгоритмом:
1. Способы, которыми можно уведомить работника о ежегодном отпуске
Уведомить работника о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее, чем за две недели до установленного графиком отпусков срока (ч. 11 ст. 10 Закона «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР). Если это требование будет нарушено, работник вправе перенести отпуск на другой период (в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона «Об отпусках» и ст. 80 КЗоТ).
Кроме этого, при проверке такое нарушение будет квалифицировано как нарушение законодательства о труде (п. 5.18 Перечня вопросов, которые изучают во время инспекционного посещения / невыездного инспектирования приказ Минсоцполитики от 18.08.2017 № 1338). Это грозит штрафом на предприятие в размере минимальной заработной платы.
Обратите внимание!
Написание работником заявления о предоставлении отпуска не означает, что работодатель уведомил его об отпуске.
Как работодателю соблюсти эту норму законодательством четко не определено, поэтому на практике оптимальными являются следующие способы.
Первый способ: издать приказ об отпуске за две недели до начала и ознакомить
Этим способом можно воспользоваться тогда, когда в графике отпусков указаны конкретные даты начала и окончания отпуска.
В приказе об отпуске в качестве основания предоставления отпуска нужно указать, например, "График отпусков на 2018 г."
Итак, уведомить работника об отпуске посредством издания приказа можно только в том случае, когда конкретные даты отпуска указанные в графике, что не всегда возможно сделать на практике. Поэтому, предлагаем воспользоваться следующим способом.
Второй способ: уведомить работника в письменном
Этот способ хотя и увеличивает документооборот на предприятии, но имеет значительные преимущества, а именно:
- есть документальное подтверждение соблюдения работодателем требований законодательства;
- нет необходимости заранее издавать приказ об отпуске;
- в случае болезни работника накануне отпуска не нужно будет издавать приказ о его переносе.
Сообщение оформляется в произвольной форме и должно быть предоставлено работнику для ознакомления под роспись. Желательно составить сообщение в двух экземплярах - для работника и для работодателя.
Сообщение о предоставлении ежегодного отпуска является представлено в разделе "Кадровые документы" программы SMARTFIN.UA, и имеет следующий вид:
Приказ об отпуске в этом случае можно выдать за 3-5 дней до его начала. Основанием для приказа является график отпусков. Нужно учесть срок, который предоставляется бухгалтерии для того, чтобы перечислить отпускные (не позднее, чем за три дня до отпуска (ч. 1 ст. 21 Закона "Об отпусках" № 504).
2. Ежегодный отпуск: нужно ли заявление о предоставлении?
В законодательстве нет требования, согласно которой работники должны предоставлять заявления с просьбой предоставить запланированный отпуск. Перечень случаев, предусмотренных законодательством, когда заявления нужны, следующий:
- отпуск в связи с усыновлением ребенка (ст. 18-1 Закона "Об отпусках" № 504);
- присоединение ежегодного отпуска к отпуску по беременности и родам (ч. 2 ст. 20 Закона "Об отпусках" № 504) ;
- отпуск по уходу за ребенком до 3-х (6-ти) лет (ст. 181 КЗоТ);
- ежегодные отпуска работникам моложе 18 лет полной продолжительности в первый год работы (ст. 195 КЗоТ).
Поэтому, если в графике отпусков установлена конкретные даты отпуска и работник не просить их скорректировать, то отдельное заявление от работника может НЕ подаваться.
Но на практике необходимость в заявлении с указанием желаемых дат возникает, если в графике указаны только месяца начала отпуска. Тогда работник, предварительно согласовав с работодателем конкретные даты предоставления и продолжительность отпуска (в пределах периода, запланированного в графике), подает соответствующее заявление. В заявлении работник указывает дату начала ежегодного отпуска и его продолжительность. Указывать дату окончания отпуска не обязательно, это сделают специалисты кадровой службы. Работодатель, в свою очередь, визирует заявление (например, значком «Не возражаю»).
Также в Правилах внутреннего трудового распорядка целесообразно прописать такое условие: "Работник должен подать заявление о ежегодный отпуск за 16-18 дней до начала планируемого месяца отпуска. Иначе работодатель вправе самостоятельно определить дату начала отпуска в пределах срока, установленного графиком".
Если работник подает заявление о предоставлении отпуска не по графику?
Если работник подает заявление о предоставлении отпуска не по графику, а это, в свою очередь, может негативно влиять на производственный процесс, то работодатель имеет право отказать работнику в предоставлении отпуска по следующим основаниям:
- во-первых, из-за нарушения графика отпусков;
- во-вторых, потому что он не может нарушать производственный процесс.
Если же работник обратился с заявлением о предоставлении отпуска не по графику, но без ущерба для производственного процесса, работодатель может перенести отпуск такого работника на другой период.
Так как работодатель обязан отправить работника в отпуск, согласие работника для этого не нужно. И главными «инструментами» работодателя должны стать график отпусков и Правила внутреннего трудового распорядка.
3. Приказ о предоставлении ежегодного отпуска
Предоставления ежегодных отпусков на предприятии оформляется приказом. Для этого может быть использована типовая форма № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденная приказом Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г.. № 489 (далее - Приказ № 489). Эта форма носит рекомендательный характер, поэтому работодатель может составить приказ об отпуске произвольной формы (с указанием всех обязательных реквизитов).
Приказ о предоставлении отпуска может быть выдан сразу на нескольких работников, но часто выдают и приказ на каждого работника в отдельности.
Обратите внимание!
В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работодатель должен указать даты начала и окончания ежегодного оплачиваемого отпуска, а также его продолжительность в календарных днях. Дата окончания отпуска указывается с учетом продления ее срока за праздничные дни (если пришлись на период отпуска), а количество дней отпуска - без учета праздничных и нерабочих дней. Таким образом, в приказе о предоставлении отпуска закладывается формальное противоречие, продиктовано требованиями трудового законодательства.
В сервисе SMARTFIN.UA используется типовая форма приказа № П-3:
4. Заполняем табель учета рабочего времени
В табеле учета использования рабочего времени типовой формы № П-5, утвержденной Приказом № 489, проставляется отметка об отпуске:
- ежегодные основные отпуска обозначаются буквенным кодом «В» или цифровым - «08»;
- ежегодные дополнительные отпуска - буквенным кодом «Д» или цифровым - «09».
Обратите внимание!
В случае, если ежегодный оплачиваемый отпуск совпадает с обычными выходными, целесообразно их кодировать шифрами ежегодного отпуска, ведь для оплаты ежегодного отпуска выходные дни также учитываются. А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ) для оплаты ежегодного основного и дополнительного отпусков не учитываются, поэтому кодировать их следует как нерабочие дни (например, пометкой "СВ").
В сервисе SMARTFIN.UA информация об отпуске в Табель учета рабочего времени вносится автоматически, при создании отпуска в Калькуляторе отпусков.
5. Оплата отпуска
Ежегодные (основная и дополнительные) отпуска предоставляются работникам с сохранением на их период места работы (должности) и заработной платы (ст. 74 КЗоТ). Выплата заработной платы должна быть осуществлена работодателем не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 115 КЗоТ). Несвоевременная выплата заработной платы за время ежегодного отпуска является основанием для его переноса по требованию работника на другой период (ст. 80 КЗоТ и часть первая ст. 11 Закона «Об отпусках»).
Механизм исчисления заработной платы работникам за время отпусков и компенсации за неиспользованные отпуска установлено Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.1995 г.. № 100.
6. Внесение информации о предоставлении отпуска карточку П-2
Информация об отпусках заполняется на основании изданного приказа в разделе V «Отпуска» карточки П-2.
В таблицу вносится информация обо всех видах отпусков, предоставляемых работнику: ежегодные (основной и дополнительный), без сохранения заработной платы, дополнительные в связи с учебой, творческие, социальные всех видов, отпуска, предусмотренные другими законами (чернобыльские и др.) .
В первой колонке указывается вид отпуска, во второй - за какой период она предоставляется. Для ежегодных отпусков рабочий период отсчитывается со дня принятия на работу, и именно он записывается во второй колонке.
Если одним приказом работнику предоставляется ежегодный отпуск за различные периоды работы, целесообразно и в личной карточке записать их отдельно, чтобы облегчить подсчет использованных дней отпуска.
При предоставлении социального отпуска работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона Украины «Об отпусках»), записывается календарный год, за который предоставляется отпуск. Это связано с тем, что этот отпуск, как и ежегодная, может быть перенесен на другой период, если по каким-то причинам не была использована работником в течение календарного года.
Для всех других видов отпусков заполнения этой графы не обязательно, потому что они не переносятся на другой период, если не были использованы в текущем году.
В третьей и четвертой колонках записываются даты начала и окончания отпуска, в пятой колонке - номер приказа о предоставлении отпуска.
