Уведомление о принятии на работу работника: обновленная форма 2022 г.

Подача уведомления о принятии работника на работу в территориальные органы Государственной налоговой службы Украины – это один из обязательных шагов, который должен выполнить работодатель перед тем, как работник фактически перейдет к выполнению своих рабочих задач.

Напомним, что первые шаги включают:

• принятие заявления от работника;
• заключение с ним трудового договора;
• оформление приказа / распоряжение о принятии работника на работу;
• ознакомление трудоустраиваемого лица с локальными документами организации, с условиями труда на рабочем месте, с правами и обязанностями, определяемыми должностной инструкцией.

Уведомление о принятии на работу работника: когда подавать, обновлена форма

В части 3 ст. 24 КЗоТ четко указано, что работник не может начать работу до того, как работодатель подаст уведомление о его принятии в территориальные органы Государственной налоговой службы. Не будет считаться нарушением законодательства, если работодатель представит уведомление в день начала работы работника. Достаточно выполнить требование ко времени подачи документа: сделать это до начала рабочего дня или смены. К примеру, если работник выходит в 10:00, а уведомление будет подано в 07:00, требования ст. 24 КЗоТ можно считать выполненными. Сразу после подачи документа работник может быть допущен к работе.

Уведомление о принятии на работу работника в 2024 подается:

• непосредственно собственником предприятия, учреждения или организации;
• уполномоченным органом (лицом) или физическим лицом (кроме уведомления о принятии на работу члена исполнительного органа хозяйственного общества, руководителя предприятия, учреждения, организации);
• резидентом Дия Сити.

Документ должен подаваться в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Если у работодателя отсутствует возможность отправить уведомление онлайн, ГНС примет бумажный вариант документа, дополненный электронной копией.

5 января 2022 года форма уведомления о принятии была обновлена. Теперь она называется «Уведомление о принятии работника на работу/заключение гиг-контракта» (форма F3001002).

Всего обновленный документ включает 14 строк:

1. Тип уведомления: первоначальное или отменяющее (початкове чи скасовуюче);
2. Код ЕГРПОУ / регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта; Наименование / фамилия, имя, отчество (при наличии) страхователя ;
3. Порядковый номер;
4. Категория работника: 1) наемные работники по основному месту работы; 2) работники по совместительству; 3) гиг-специалисты по гиг-контракту; 4) работники на основании гражданско-правовых договоров;
5. Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта;
6. Уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре (при наличии)
7. Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица
8. Номер приказа или распоряжение о принятии на работу/заключение гиг-контракта;
9. Дата издания приказа или распоряжение о принятии на работу/заключение гиг-контракта;
10. Дата начала работы/начала выполнения работ (оказание услуг) гиг-специалистом;
11. Дата формирования уведомления у страхователя;
12. Руководитель (уполномоченное лицо): регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта; Имя и ФАМИЛИЯ;
13. Главный бухгалтер (лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета): регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта*); Имя и ФАМИЛИЯ.

Уведомление о принятии: штраф за нарушения

Если работодатель надлежащим образом оформил трудовые отношения с работником, проинформировал его о правах и обязанностях, ознакомил с правилами внутреннего трудового распорядка, начисляет заработную плату и уплачивает взносы, но не обеспечил своевременную подачу уведомления о принятии, это может рассматриваться как нарушение действующего законодательства. В этом случае инспекторами Гоструда вносится предписание об устранении нарушения. Исправление нарушения в оговоренный срок, не предусматривает применение штрафов. Если работодатель не выполнил предписания, на него может быть наложен штраф в размере одного МЗП.

Нарушение трудовых отношений во время военного положения: будут ли последствия?

Если работодатель не имеет возможности своевременно подать уведомление о принятии в органы ГНС из-за независимых от него форс-мажорных обстоятельств (непреодолимой силы), санкции не будут применены в том случае, если работодатель будет иметь подтверждение попытки совершить такие действия. Специалисты Гоструда рекомендуют зафиксировать такую попытку документально (составить акт, справку или письмо). Просто факт действия военного положения не избавляет работодателя от ответственности.

Кроме того, согласно комментарию Минэкономики к Закону Украины от 1 июля 2022 г. № 2352-ІХ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по оптимизации трудовых отношений", для обеспечения соблюдения основополагающих прав работников в трудовых отношениях, в том числе и под время военного положения, планируется возобновление проверок Гоструда по следующим основаниям:

• соблюдение требований Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения»;
• выявление неоформленных трудовых отношений;
• законность прекращения трудовых договоров.

Непредставление уведомления о принятии работника в совокупности с другими нарушениями (допуск к работе без оформления трудового договора, отсутствие распоряжения или приказа директора на принятие, выплата заработной платы "в конверте") будет трактоваться инспекторами Гоструда как ненадлежащее оформление трудовых отношений и грозит работодателю значительными финансовыми санкциями.

Уведомление о принятии: образец в SMARTFIN.UA

Представить отчет о принятии на работу работника онлайн как юридические, так и физические лица могут в онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA. Обновленная форма 2022 г. находится в разделе ОТЧЕТНОСТЬ. Сформировать, подписать и подать уведомление можно прямо в рабочем пользовательском кабинете за несколько кликов. Автоматизировать вашу работу настолько, насколько это возможно, предлагает SMARTFIN.UA! Зарегистрируйтесь, чтоб попробовать!