Ваши 7 действий при принятии работника на работу. Образец заявления о приеме на работу, примеры приказа и сообщения

Прием работника на работу - процесс несложный, но требует от специалиста кадровой службы или бухгалтера (в зависимости от того, кому делегирована эта часть работы) четкости и последовательности в действиях. Предлагаем рассмотреть действующий алгоритм действий при принятии работника на работу. Какие документы нужно запросить? В какой последовательности и какие приказы издать? Как выглядит приказ (распоряжение) и заявление о приеме на работу, а также сообщение, которое отправляем в налоговую. Ответы в статье.

• Проверяем документы, представленные лицом, которое трудоустраивается. В соответствии со статьей 24 КЗоТ при устройстве на работу работник должен предоставить пакет с документами, в котором есть: паспорт (ID-карта), идентификационный код, документ об образовании, трудовая книжка. Дополнительно могут быть запрошены следующие документы: о состоянии здоровья (в том числе справка Об инвалидности), военный билет, пенсионное удостоверение, свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании, удостоверение участника боевых действий, чернобыльское удостоверение, свидетельство о рождении ребенка (детей), документ, подтверждающий статус одинокой матери, документ, удостоверяющий установление ребенку инвалидности. Предоставленные документы должны в полной мере пидтверджуватиправо лица на трудовые льготы, доплаты и надбавки.
• Принимаем от лица заявление о приеме на работу или оформляем трудовой договор (письменно или в устной форме). Заявление о приеме на работу (образец заявление см. ниже) может быть написано работником от руки в произвольной форме, или же иметь вид печатного бланка. В таком случае бланк заявления о приеме на работу обязательно должен содержать подпись работника. В документе, как правило, отмечается следующая информация: название должности, дата принятия, оклад, срок (в случае срочного трудового договора), срок испытания (если о таком договорились обе стороны), режим рабочего времени (если предполагается неполное рабочее время или индивидуальный режим работы), возможность и условия работы по совместительству (если трудоустраивается совместитель). После принятия заявления руководителем предприятия (наложение резолюции и подпись) может выдаваться приказ о принятии на работу.
• Выдаем приказ о принятии на работу. Издание приказа о приеме работника на работу - обязательное требование Кодекса законов о труде Украины (статья 24). Приказом Госкомстата Украины от 5 декабря 2008 № 489 утверждена типовая форма № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу». Напомним, бланк «Приказа о приеме на работу» доступен для редактирования и печати в рабочем кабинете пользователя (раздел "Кадровые документы»). Перед подписанием руководителем предприятия приказ о приеме на работу, при необходимости, может визироваться главным бухгалтером / юристом / руководителем отдела и т.п. Подпись руководителя предприятия позволяет зарегистрировать приказ, после чего документ вступает в силу. После регистрации приказа в книге регистрации кадровых приказов с ним знакомится работник (под подпись) и вручную отмечает дату ознакомления. Приказ может выдаваться в нескольких экземплярах: для хранения в деле кадровой службы, для хранения в бухгалтерии в книге регистрации, для добавления в личное дело работника и т.д.
• Знакомим работника с локальными документами. Согласно статье 29 КЗоТ работодатель обязан проинформировать лицо, которое трудоустраивается, об условиях труда на рабочем месте, наличие опасных и вредных производственных факторов и возможных последствиях их влияния на здоровье, о правах на льготы и компенсации за работу в опасных или вредных условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором. Права и обязанности работника определены в должностной (рабочей) инструкции. Основным подтверждением того, что работник с ними знаком, является его подпись. Подпись работника об ознакомлении с коллективным договором и ПВТР не требуется, но его желательно получить. Рекомендуется завести специальный журнал, в котором можно фиксировать ознакомление работников с указанными выше и другими локальными документами (например, положением об оплате труда, коммерческую тайну предприятия и т.д).
• Подаем сообщение о принятии на работу. Частью третьей статьи 24 КЗоТ определено, что работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и сообщения центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию ЕСВ о принятии работника на работу в соответствии с порядком, установленным Постановлением № 413.
• Направляем лицо, трудоустраивается на инструктаж по охране труда. Обязанность работодателя - проинструктировать лицо, которое трудоустраивается, о технике безопасности на предприятии, производственную санитарию, гигиену труда и противопожарную охрану. Инструктаж проводится специалистом службы охраны труда или уполномоченным специалистом. Задача отдела кадров - направить работника на инструктаж.
• Готовим документы для ведения личного дела работника. Внутренние нормативные акты предприятия могут предусматривать заполнение лицом, которое трудоустраивается, дополнительных документов, например, анкеты, договора о неразглашении коммерческой тайны, договора о материальной ответственности и тому подобное. После подписания всех дополнительных документов специалист кадровой службы может начать заполнение личной карточки работника по форме П-2 и личного дела, а также сделать запись в трудовой книжке.

Заявление о приеме на работу: образец, сформированный в SMARTFIN.UA

Заявление о приеме на работу - это официальное прошение, которое подается на имя руководителя организации, и содержит следующие обязательные реквизиты:

1. адресат заявления (форма собственности и название организации, ФИО руководителя);
2. сведения о заявителе (ФИО заявителя);
3. название вида документа (Заявление о принятии на работу);
4. текст документа;
5. дата документа;
6. подпись работника.

Пользуясь программой SMARTFIN.UA пользователи имеют возможность формировать необходимые кадровые документы в любой момент времени (заявления, приказы, справки, распоряжения, трудовые договоры, личные карточки, табели учета и т.п.).

Образец заявления о приеме работника на работу, сформированный в SMARTFIN.UA, выглядит следующим образом:

Приказ о приеме на работу: образец от SMARTFIN.UA

Приказ о приеме на работу должен содержать следующие реквизиты и информацию об условиях приема работника на работу:

• Дата издания распоряжения (число, месяц, год);
• ФИО работника и дата его фактического выхода на работу;
• Название должности, на которую принимается специалист;
• Название структурного подразделения предприятия, куда принимается работник (если предусмотрены подразделения);
• Условия приема на работу (на конкурсной основе, со сроком испытания, по результатам успешной стажировки, на период отсутствия основного работника и т.д.);
• Условия работы (основная или по совместительству, какова продолжительность рабочего дня или недели, полный или неполный рабочий время и т.д);
• Должностной оклад (тарифная ставка);
• Размер надбавок и доплат (если таковые предусмотрены);

Приказ о приеме на работу, сформированный в программе SMARTFIN.UA, выглядит так:

Сообщение о принятии на работу работника

Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ Украины работник не может быть допущен к работе в организации в таких случаях:

• если с ним не заключен трудовой договор (в устной или письменной форме), оформленный приказом (распоряжением) о приеме на работу;
• если в налоговую службу не отправлено сообщение о принятии работника на работу.

Отчитываться о принятии на работу работников обязаны как юридические лица, так и физические лица, использующие наемный труд.

Образец уведомления о принятии на работу работника, сформированное в программе SMARTFIN.UA, выглядит следующим образом:

Пользователи имеют возможность не только сформировать отчет, но и направить его в органы Государственной налоговой службы с рабочего кабинета.