Режим неполного рабочего времени: настраиваем в SMARTFIN.UA

О правовых тонкостях перевода работника на режим неполного рабочего времени мы писали здесь: Работа на условиях неполного рабочего времени

В этой публикации рассмотрим, как настроить график работы и расчет заработной платы такому сотруднику в сервисе SMARTFIN.UA.

Настройка графика работы

При неполном рабочем времени работнику устанавливается меньшая продолжительность рабочего времени. При этом законодательство не регламентирует, сколько дней или часов допускается устанавливать при неполном рабочем времени. Это может быть определенное количество часов в день или дней в неделю. Поэтому первое, с чем надо определиться, это с тем, как будет работать работник:

• неполный рабочий день (например по 4 часа в день) – в этом случае уменьшается продолжительность ежедневной работы (рис. 1);
• неполную рабочую неделю (например, 3 дня в неделю) – в этом случае уменьшается количество дней работы (рис. 2);
• возможен вариант, когда уменьшается и продолжительность ежедневной работы и количество дней работы (например, по 4 часа 3 дня в неделю (рис. 3).

Рис. 1 Неполный рабочий день в Конструкторе графиков

При таком режиме работы работник будет работать на 0,5 ставки: 20 часов / 40 часов = 0,5

Рис. 2 Неполная рабочая неделя в Конструкторе графиков

При таком режиме работы работник будет работать на 0,6 ставки: 24 часа / 40 часов = 0,6

Рис. 3 Комбинация неполного дня и неполной недели

При таком режиме работы работник будет работать на 0,3 ставки: 12 часов / 40 часов = 0,3

Настройка расчета заработной платы

При неполном рабочем времени труд работника оплачивается пропорционально отработанному времени.

Работник, которому установлен месячный оклад, в качестве оплаты своего труда будет получать часть месячного оклада. Это должно быть отражено в приказе (распоряжении или другом распорядительном документе). Для того, чтобы заработать часть оклада, работник должен отработать часть нормы продолжительности рабочего время (например 0,5, 0,6 или 0,3 как на рисунках выше).

Количество ставок в сервисе SMARTFIN.UA указывается в настройках работника (Картка працівника - Нарахування):

Настройка расчетов для разных видов начислений

Кроме того, в сервисе SMARTFIN.UA предусмотрено 2 вида начислений работникам по месячным окладам:

1. оклад по дням
2. оклад по часам

Настройка находится в Карточке работника в меню "Нарахування":

Расчет зарплаты с видом начисления "оклад по дням"

Расчет заработной платы при этом виде начисления происходит исходя из установленного месячного оклада пропорционально отработанному времени. Особенность этого вида начисления в том, что даже если работник находится на рабочем месте 1 час, ему это будет засчитано за полный день. Поэтому для корректного расчета зарплаты работникам, работающих на условиях неполного рабочего времени, учитывается также количество ставок:

Заработная плата = Оклад * Количество ставок / Норма дней * Количество отработанных дней

Откуда "берётся" норма рабочего времени в расчетах?

Норма, которая берется для расчета заработной платы по окладам, настраивается при создании графика в Конструкторе.

Настройка содержит три пункта: "за цим графіком", "за 5-ти денним графіком", "за 6-ти денним графіком".

Рекомендуемая настройка для вида начисления "оклад по дням" - норма для расчета заработной платы "за цим графіком". Т,е. считается, что если работник выполнил норму рабочего времени по своему графику (тому, что составил для него работодатель), то ему необходимо начислить полный оклад. В случае с работниками на неполном рабочем времени, будет считаться, что они выполнили положенную по их графику работы норму рабочего времени, а при расчете заработной платы будет учтено количество ставок, на которых работает такой сотрудник.

Например, оклад работника 4000 грн., график работы с пн. - птн. по 4 часа в день. Норма рабочего времени в январе 2018 года составляет 21 день, который и отработал работник по своему графику.

Заработная плата рассчиталась по формуле: 4000 грн. * 0,5 ставки / 21 день по норме * 21 отработанный день.

Если, к примеру, работник трудится неполную рабочую неделю, то по своему графику он должен в январе 2018 г. отработать 12 дней по 8 часов. Соответственно его нормой дней для расчета заработной платы будет 12 дней.

Например, оклад работника 5000 грн., график работы с пн., ср., птн. по 8 часов в день. Расчет заработной платы будет таким:

5000 грн. * 0,6 ставки / 12 дней по норме * 12 отработанных дней

Если выбрать другую настройку для расчета заработной платы по окладу, к примеру, в качестве нормы рабочего времени взять 5-ти дневный график работы, то это приведет к некорректным расчетам.

Например, работник, с графиком "неполный день, неполная неделя". Оклад работника 5000 грн. Норма рабочего времени по 5-ти дневной неделе 21 день. Количество рабочих дней по графику работника 12 дней. Работник работает на 0,3 ставки.

Заработная плата рассчитается так: 5000 грн. * 0,3 ставки / 21 день * 12 дней = 857,14 грн.

Как видно такой расчет приведет к некорректному начислению заработной платы, занизив ее примерно в два раза.

Чтобы настроить расчет заработной платы, который бы учитывал фактически отработанное время исходя из нормы по 5-ти дневной (40-ка часовой) рабочей недели, для этого лучше использовать другой вид начисления заработной платы, - "оклад по часам".

Расчет зарплаты с видом начисления "оклад по часам"

Расчет заработной платы осуществляется исходя из установленного месячного оклада пропорционально отработанному времени в часах. Для этого количество отработанных часов сравнивается с установленной нормой часов расчета зарплаты по окладу для этого графика работы. В формуле для расчета количество ставок не учитывается:

Заработная плата = Оклад / Норму часов * Количество отработанных часов

Поэтому для корректного расчета заработной платы в качестве нормы для расчета зарплаты в Конструкторе графиков надо установить: "норма по 5-ти дневному" ( или "по 6-ти денному").

Например, для работника с окладом 5000 грн. установлен график "Неполный рабочий день и неполная рабочая неделя". В январе 2018 г. норма рабочего времени по 5-ти дневному графику составляет 21 день / 168 часов. Работник по своему графику должен отработать 12 дней / 48 часов.

Расчет заработной платы следующий: 5000 грн. / 168 ч. * 48 ч. = 1428,57 грн.

Отражение неполного времени в табеле учета рабочего времени

Для неполного рабочего времени (день, неделя) в табеле следует использовать два кода:

«РС» (02) — часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству. Используем код в ситуации, когда неполное рабочее время установлено по инициативе работника (ст. 56 КЗоТ);

«НД» (20) — неявка в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю). Используем код в ситуации, когда неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ).

В сервисе табель формируется автоматически на основании графика работы сотрудника. Для неполного рабочего времени используется код "РС".