Большое обновление кадрового раздела: что мы сделали?

Друзья, привет! Рады анонсировать долгожданное обновление кадрового раздела, идея которого появилась благодаря вашим запросам:

• добавить возможность видеть номера и даты документов в списке;
• улучшить логику нумерации кадровых приказов;
• формировать журналы регистрации приказов, заявлений и трудовых договоров.

В процессе работы над доработкой мы учли ваши пожелания и требования законодательства. Искренне надеемся, что вам понравится! Ваши отзывы и вопросы можно оставлять в комментариях к этому материалу.

Итак, что мы сделали?

1. Обновили списки документов:

• сгруппировали документы по видам;
• сделали, чтобы структура списков соответствовала структуре журналов регистрации; соответственно, появилась возможность загрузить журналы регистрации кадровых документов в Excel;
• сделали возможность настройки списка под себя.

Подробнее об этом в инструкции: Список кадровых документов: группировка по видам, структура, настройка "под себя"

Обратите внимание!

После обновления раздела КАДРЫ в списках приказов, заявлений, трудовых договоров могут не отображаться даты и номера по "старым" документам:

Почему это так и что с этим делать, читайте здесь: Номера и даты кадровых документов не отображаются в списке: почему, что делать?

2. Разделили кадровые приказы в соответствии со сроками хранения:

• Приказы длительного срока хранения (75 лет);
• Приказы временного срока хранения (5 лет).

Несмотря на то, что у малых компаний и ФЛП небольшое количество кадровых приказов, регистрировать их в одном журнале нельзя. Это нарушает требования ведения кадрового делопроизводства, установленные Правилами №1000/5.

Ведь виды кадровых приказов в соответствии со сроками их хранения:

• Регистрируют в отдельных журналах, начиная с №1 в пределах календарного года.
• Формируют в отдельные дела в соответствии с требованиями Правил №1000/5.
• Используют буквенные индексы для дополнения регистрационных номеров для разделения групп приказов и корректного формирования их в дела.

Более подробно с этими вопросами можно ознакомиться в материале на нашем блоге: Кадровые приказы: все, что нужно знать предпринимателю

В соответствии с этими требованиями теперь в SMARTFIN:

• добавлена возможность загружать журналы регистрации кадровых приказов в Excel;
• сгруппированные приказы в меню КАДРЫ; при создании каждый приказ попадает в свою группу;
• обновлена логика нумерации приказов: теперь каждый вид приказов (75 и 5 лет) нумеруется в разрезе календарного года, начиная с номера 1;
• добавлена возможность добавлять к номерам приказов буквенные индексы.

Подробнее об этом в инструкции: Кадровые приказы: виды, нумерация, журналы регистрации

3. Вынесли заявления работников в отдельный список

Теперь между заявлениями и приказами есть связь, которая дает возможность:

• проконтролировать надлежащее оформление документов: заявление - приказ;
• создавать приказы на основании заявлений и наоборот.

Также появилась возможность скачивать журнал регистрации заявлений работников в Excel.

Подробнее об этом в инструкции: Заявления работников: список, журнал регистрации, связь с приказами

4. Вынесли трудовые договоры с дополнительными соглашениями к ним в список

Сделали "привязку" дополнительного соглашения к соответствующему трудовому договору. Благодаря этому можно проконтролировать надлежащее оформление документов, а также сформировать журнал регистрации трудовых договоров в Excel.

Подробнее об этом в инструкции: Трудовые договоры и дополнительные соглашения

5. Добавили меню "Кадры" в карточку работника

Это позволяет проконтролировать наличие необходимых кадровых документов в разрезе работника. Также в этом меню можно создавать документы по работнику. Все документы, созданные из меню "Кадры" в карточке работника, будут отображаться в основном меню КАДРЫ.

6. Добавили заявление и приказ на перевод работника

Напомним, что перевод на другую должность вносится в таблицу "Должность" в карточку работника.

Теперь непосредственно с карты появилась возможность сформировать заявление и приказ на перевод:

Сделали максимальное автозаполнение текстов заявления и приказа.

На основании этой информации автоматически заполняется приложение 5 объединенной отчетности. А теперь вносится и документ-основание о переводе:

Подробнее об этом в инструкции: Перевод работника на другую должность: где внести заявление и приказ заполнение объединенной отчетности

Если вы хотите навести порядок в кадровых документах, но еще не зарегистрировались в программе SMARTFIN.UA, попробуйте прямо сейчас! Регистрируйтесь, создавайте организацию, добавляйте работников, и через несколько минут получайте необходимые расчеты, а также сформированные и правильно оформленные кадровые документы! SMARTFIN.UA поможет автоматизировать расчеты и повысить эффективность вашей работы!