Испытательный срок при принятии на работу: оформление, зарплата, отчетность

Установление испытательного срока при приёме работника — стандартная практика для многих работодателей. Однако в контексте бухгалтерии это не просто формальность или «проверка на прочность», а процесс, который должен быть надлежащим образом оформлен и правильно отражён в учёте.

Устной договорённости об испытательном сроке недостаточно. Если такое условие не предусмотрено ни в одном из документов — оно считается недействительным. А это означает, что работник считается принятым на общих основаниях и получает полный объём трудовых прав.

В этом материале рассмотрим следующие вопросы:

• Общие условия установления испытательного срока
• Какие документы оформляет бухгалтер при приёме работника
• Ключевые нюансы для бухгалтера при оформлении
• Начисление заработной платы в период испытательного срока
• Работник не прошёл испытательный срок или решил уволиться
• Отражение работника в отчётности
• Как автоматизировать оформление в SMARTFIN

Общие условия установления испытательного срока

Цель испытательного срока — проверить, соответствует ли работник должности, на которую его принимают. Продолжительность, условия и порядок установления регулируются ст. 26 КЗоТ Украины.

Что нужно знать об установлении испытательного срока при приеме на работу:

Продолжительность испытательного срока не может превышать:

• 1 месяц — для рабочих;
• 3 месяца — для других категорий работников (служащих, специалистов, руководителей).

Обязательное условие — испытательный срок должен быть согласован и зафиксирован в письменной форме:

• в трудовом договоре;
• в приказе о приеме на работу.

Устная договоренность — не имеет юридической силы:

Если об испытании не указано ни в одном из документов — работник считается принятым без него. Отсутствие письменной фиксации испытательного срока создаёт прямой риск возникновения трудового спора. Работник может легко доказать, что он был принят без испытания, и оспорить любое увольнение за непрохождение испытания.

Нельзя устанавливать испытательный срок:

• лицам до 18 лет;
• выпускникам высших и профессионально-технических учебных заведений, трудоустраивающимся впервые по направлению на работу после окончания учебного заведения;
• работникам, переводимым с другого предприятия;
• беременным женщинам и женщинам с детьми до 3 лет;
• лицам с инвалидностью (при отсутствии медицинских противопоказаний).

Какие документы оформляет бухгалтер при приёме работника

Хотя инициатива установления испытательного срока, как правило, принадлежит работодателю, именно бухгалтер отвечает за правильное оформление учётной части: от формирования документов до подачи отчётности. Поэтому важно знать, на что обратить внимание:

Оформить базовые документы, как при стандартной процедуре приёма:

Трудовой договор. Должен содержать условие об установлении испытательного срока. Например:

«Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью ___ дней/месяцев с целью проверки соответствия занимаемой должности».

Приказ о приёме на работу (форма № П-1 или произвольная). В тексте также указываются условия испытания. Например:

«Принять на должность бухгалтера с испытательным сроком продолжительностью 1 месяц с ___ по ___».

Уведомление о приёме работника на работу. Подаётся в ГНС до фактического начала работы, независимо от наличия испытательного срока. Соответствующей отметки в форме не предусмотрено, поэтому информация об испытании в уведомлении не указывается.

Заявление работника о приёме на работу. Хотя законодательство прямо не обязывает работника писать об испытательном сроке в заявлении, наличие фразы вроде:

«Прошу принять меня на должность менеджера по рекламе с испытательным сроком продолжительностью [количество] месяцев (дней)».

В случае трудового спора заявление станет вашим дополнительным, но очень важным письменным доказательством того, что работник ознакомлен и согласен с условиями испытания.

Подготовить дополнительную документацию

Сюда входит должностная инструкция, информирование об условиях труда, другие документы, предусмотренные внутренним регламентом.

Ключевые нюансы для бухгалтера при оформлении

Дата начала испытательного срока должна совпадать с датой приема на работу.

В кадровом учете и в табеле учета рабочего времени испытательный срок не выделяется отдельно — учет ведется как для обычного работника.

Если сотрудник увольняется во время или после испытательного срока, бухгалтеру необходимо оперативно сформировать расчет, справки и произвести выплаты, предусмотренные законодательством.

Начисление заработной платы в период испытательного срока

Сотрудник на испытательном сроке имеет те же трудовые права, что и другие сотрудники, включая право на своевременную и полную оплату труда. Однако на практике возникают некоторые специфические вопросы относительно размера зарплаты, минимальных гарантий и возможного увольнения во время испытания. Вот самые популярные из них:

Может ли зарплата быть ниже?

Нет, не может. Независимо от того, находится ли сотрудник на испытательном сроке, размер оплаты труда должен соответствовать установленным условиям трудового договора и не может быть ниже:

• минимальной заработной платы;
• размеров должностных окладов, утвержденных в штатном расписании;
• требований по тарифным ставкам/окладам, доплатам и надбавкам (при их наличии).

Испытательный срок — не основание для «экономии» на зарплате. За заниженную оплату могут быть штрафные санкции.

Сохраняет ли сотрудник право на отпуск и больничные?

В период испытательного срока сотрудник сохраняет права на больничные, отпуск, индексацию, оплату сверхурочной работы и т. д.

Если во время испытания сотрудник находился в отпуске — этот период не засчитывается в срок испытания (его продлевают в зависимости от фактически отработанных дней).

Аналогично следует действовать, если сотрудник заболел в период испытательного срока. Этот период не засчитывается в срок испытания, а испытательный срок продлевается на соответствующее количество дней болезни.

Важно: Согласно ст. 40 КЗоТ Украины, увольнение сотрудника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности (на больничном) запрещено. В том числе это касается и случаев увольнения за непрохождение испытания.

Сотрудник не прошёл испытательный срок или решил уволиться

Если сотрудник не прошёл испытательный срок, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор без согласия профсоюза и без выплаты выходного пособия, предупредив об увольнении за 3 дня (на основании ст. 28 КЗоТ).

Увольнение должно быть обоснованным. Это означает, что у работодателя должны быть документальные доказательства того, что сотрудник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть:

• Акты о неисполнении должностных обязанностей;
• Докладные записки непосредственного руководителя о низком качестве работы или несоответствии квалификации;
• Объяснительные записки сотрудника по поводу допущенных ошибок.

Обязанность работодателя — обеспечить сотруднику полный расчёт:

• заработную плату за фактически отработанное время;
• компенсацию за неиспользованные дни отпуска (если они накопились);
• другие суммы (премии, надбавки, больничные — если были начислены);
• все налоги (НДФЛ, ЕСВ, ВЗ) — в обычном порядке.

Выплата должна быть произведена в день увольнения, как и выдача всех обязательных справок.

Отражение сотрудника в отчетности

Независимо от того, принят ли сотрудник с испытательным сроком или без него — для отчётности он считается полноценным штатным работником, которого необходимо корректно включить во все учётные и налоговые формы. Особых отметок или кодов в формах для испытательного срока не предусмотрено, поэтому главное — соблюдать сроки подачи и корректность заполнения.

Уведомление о приёме сотрудника (в налоговую)

• Уведомление подаётся до фактического начала работы, независимо от наличия испытательного срока.
• Форма не содержит поля для указания информации об испытании.
• Если сотрудник уволен в период испытательного срока — подаётся уведомление о расторжении трудовых отношений с соответствующей датой.

Объединённая отчётность по НДФЛ и ЕСВ (форма № ДФ)

Сотрудник включается в раздел II отчёта с кодом типа начисления «101» — заработная плата по основному месту работы.

Если сотрудник увольняется в течение отчётного месяца — обязательно:

• указать дату увольнения;
• в соответствующей строке отразить начисленную зарплату, компенсации, налоги (НДФЛ, ЕСВ, ВЗ).

Начисления за период испытания подаются в общем порядке — без специальных кодов или ограничений.

Табель учёта рабочего времени

• Испытательный срок не выделяется отдельно.
• В табеле используются общие обозначения: «Р» (рабочий день), «В» (выходной), «Б» (больничный) и т.д.

Если сотрудник не прошёл испытательный срок и был уволен?

• это обычное увольнение по инициативе работодателя (на основании ч. 1 ст. 28 КЗоТ);
• основание должно быть чётко указано в приказе об увольнении;
• в отчётности указывается последний рабочий день и соответствующие суммы начислений и удержаний.

Как автоматизировать оформление испытательного срока в SMARTFIN

Оформление сотрудника с испытательным сроком предполагает целый ряд действий: от подготовки трудового договора и приказа — до расчёта зарплаты и подачи отчётности.

В SMARTFIN оформление испытательного срока становится простым и контролируемым — система автоматизирует большинство рутинных задач бухгалтера.

Что автоматизировано в SMARTFIN?

В разделе «КАДРЫ»

Собраны все необходимые шаблоны для оформления приёма на работу. Формы автоматически заполняются на основе данных из карточки сотрудника — это значительно ускоряет создание приказов и трудовых договоров.

В разделе «ЗАРПЛАТА»

Начисление заработной платы в период испытательного срока происходит в несколько кликов, согласно условиям трудового договора. Все налоги и удержания рассчитываются автоматически.

В случае увольнения

Система учтёт компенсацию за неиспользованные дни отпуска, рассчитает налоги и сформирует все расчётные документы. Приказ об увольнении также можно создать в несколько кликов.

Отчётность без лишних действий

SMARTFIN позволяет сформировать Объединённый отчёт и отправить его в налоговую прямо из рабочего кабинета. Сотрудник на испытательном сроке автоматически попадает в отчётность и табель — никакого ручного дублирования.

Ещё не работаете в SMARTFIN.UA? Зарегистрируйтесь и протестируйте систему бесплатно!

SMARTFIN — это более 35 инструментов для автоматизации бухгалтерского учёта, которые позволяют сосредоточиться на важном вместо рутины. Убедитесь, как просто вести учёт с первых дней работы!

Когда SMARTFIN берёт на себя рутину — у вас появляется главное: время на людей, развитие и жизнь без бесконечных расчётов и бумажной волокиты!