Расчет заработной платы в 2025 году: формулы, начисления, налоги, примеры, "на руки" работникам

Прошлый год стал богатым изменениями, которые повлияли на работодателей, работников и порядок начисления заработной платы. Дважды повышался размер "минималки", было восстановлено право работников на индексацию доходов, а также изменены правила расчета компенсации при увольнении. В конце 2024 года добавилось еще одно существенное нововведение - ставка военного сбора увеличилась с 1,5% до 5%, что стало ощутимым для многих работников.

Чего ждать в 2025 году? Какими будут новые вызовы и возможности для работодателей, бухгалтеров и работников? Проанализируем это в нашем традиционном ежегодном материале "Расчет заработной платы в 2025 году":

1. Каким будет размер заработной платы в 2025 году?
2. Основные компоненты зарплаты в 2025 году
3. Налоги с зарплаты работников в 2025 году
4. Расчет зарплаты "на руки" работнику в 2025 году (для минимальной зарплаты)
5. Как рассчитать заработную плату работникам отдельных категорий: примеры
6. Возможно ли уменьшить налоговую нагрузку на заработную плату?
7. Индексация 2025: что нового?
8. Общие рекомендации ФЛП-работодателю по начислению заработной платы работникам в 2025 году
9. Как SMARTFIN.UA помогает автоматизировать учет заработной платы?

Каким будет размер заработной платы в 2025 году?

Заработная плата работника зависит от многих факторов: типа организации, в которой он работает, его специализации, опыта, объема обязанностей и уровня ответственности. Верхний предел зарплаты фактически не ограничивается и определяется только в результате договоренностей между работодателем и работником. Но нижняя граница четко регулируется и контролируется государством: за выполненную норму труда работодатель обязан выплачивать не меньше минимальной заработной платы.

В 2025 году работникам нужно выплачивать заработную плату в размере не меньше:

• 8 000 грн — в месячном размере;
• 48 грн — в почасовом размере.

Уровень "минималки" на протяжении всего 2025 останется без изменений. Такое решение принято из-за сложной экономической ситуации, продолжающейся войны рф против Украины, а также из-за ограниченности бюджетных ресурсов, большая часть которых направляется на оборонную промышленность и обеспечение войска.

Основные компоненты зарплаты в 2025 году

Заработная плата состоит из основных и дополнительных выплат, обеспечивающих не только справедливость, но и гибкость оплаты труда. Это сбалансированная система, которая должна отвечать требованиям трудового законодательства и учитывать потребности предприятия и рыночные условия.

Основные компоненты этой системы следующие:

• Основная заработная плата: оклад или тарифная ставка.
• Дополнительная заработная плата: премии, надбавки, доплаты, оплата за сверхурочные часы, праздничные и ночные изменения.
• Прочие выплаты: материальная помощь, разовые выплаты и т.д.

Коснутся ли их изменения в 2025 году?

Основная заработная плата

Основная заработная плата — это гарантированная часть дохода работника, определяемая трудовым договором. Она устанавливается в качестве оклада или тарифной ставки и выплачивается за выполнение нормы труда.

Размер оклада, который можно устанавливать работнику, имеет свой нижний предел (ст. 6 Закона об оплате труда и ст. 96 КЗоТ), соответствующий прожиточному минимуму для трудоспособного лица на 1 января календарного года. В 2025 году прожиточный минимум не изменился, и для трудоспособных лиц составляет 3 028 грн. Таким образом, в 2025 году оклад работника не может быть меньше 3 028 грн.

Но значит ли это, что работодатель может установить работнику оклад на уровне 3028 грн и выплачивать такую же заработную плату в 2025 году?

Ответ — нет, ведь эта сумма будет меньше уровня МЗП. А, как указано выше, выплата работнику зарплаты, не меньше размера "минималки", при условии выполненной им нормы труда — обязанность работодателя. Несоблюдение этой нормы будет расцениваться как нарушение трудового законодательства и угрожать работодателю значительным штрафом.

Доплата к МЗП

Поэтому если в 2025 году вы планируете начислять работникам только "голый" оклад:

1. Привяжите его к минимальной заработной плате, например, 8000 грн в месячном размере, чтобы не нарушать нормы законодательства.
2. Если оклад ниже "минималки", месячная норма труда выполняется работником полностью, нет премий и надбавок, начисляйте доплату к МЗП на сумму разницы.

Пример 1:

Оклад работника – 3 500 грн, он не получает дополнительных выплат и выполнил месячную норму. Работодатель обязан начислить доплату:

8 000 грн – 3 500 грн = 4 500 грн (размер доплаты).

Чтобы определить, нужно ли работнику производить доплату к МЗП в 2025 году, учитывайте общую сумму дохода работника за месяц: оклад, индексацию, дополнительные выплаты.

Пример 2:

Оклад работника – 4 600 грн, ему начислена надбавка за выслугу лет (1 500 грн) и премия за выполнение плана работы (1 300 грн). Общая сумма заработной платы – 7 400 грн. Работодатель обязан начислить доплату к МЗП:

8 000 грн – 7 400 грн = 600 грн (размер доплаты).

Дополнительная заработная плата

В компонент "Дополнительная заработная плата" входят надбавки, доплаты, премии, гарантийные и компенсационные выплаты, которые предусматриваются законодательством (Полный список - в 2.2. " Об утверждении Инструкции по статистике заработной платы"). Это денежные поощрения, которые начисляются сверх основной заработной платы с целью стимулировать или мотивировать работников, компенсировать их потери от инфляции, учесть специфические или сложные условия труда, в которых они работают.

Так, например, премиями (разовыми или регулярными) работодатель отмечает достижение высоких результатов работы, выполнение или перевыполнение планов, эффективную личную работу работника в проекте или команде.

Прибавки устанавливаются за особые условия труда (вредные или опасные) или высокий профессионализм работника, большой стаж, научную степень или выслугу лет.

Доплаты могут начисляться за дополнительные обязанности, наложенные на работника, совмещение им нескольких должностей, за работу в ночное время или выходные дни.

В 2025 году в системе дополнительной заработной платы изменения коснулись всего нескольких категорий работников. Так, например, учителям заведений общего среднего образования установили ежемесячные надбавки в размере 1300 грн (с 1 января 2025 года, сумма к уплате налогов) и 2600 грн (с 1 сентября 2025 года, сумма к уплате налогов). Эти выплаты должны поддержать педагогов в условиях военного положения, а их продолжительность будет зависеть от его завершения.

В целом для большинства работников существенных изменений в системе дополнительных выплат в 2025 году не ожидается.

А вот где есть изменения в 2025 году, так это в налоговой нагрузке на заработную плату работников.

Налоги с зарплаты работников в 2025 году

Налогообложение заработной платы всех категорий работников в 2025 году претерпело изменения вследствие повышения ставки военного сбора с 1,5% до 5%. Эта норма вступила в силу 1 декабря 2024 г. и будет оставаться актуальной в течение действия военного положения. Отменят ли ее после завершения войны — вопрос открыт.

Налог на доходы физических лиц — еще один вид погрузки, который накладывается на зарплату работника. Как и в прошлом году, в 2025-м он равен 18%.

Таким образом, общая налоговая нагрузка на одного работника с минимальной зарплатой в 2025 году возрастет в результате повышения военного сбора.

Расчет зарплаты "на руки" работнику в 2025 году (для минимальной зарплаты)

Начислено:

Заработная плата: 8 000 грн.

Удержан:

НДФЛ: 18% от 8 000 грн = 1 440 грн.

Военный сбор: 5% от 8000 грн = 400 грн.

Выплачено "на руки" работнику (после вычета налогов):

8 000 - (1 440 + 400) = 6 160 грн.

Расходы работодателя:

Работодатель должен уплатить единый социальный взнос (ЕСВ), равный 22%.

22% от 8 000 грн = 1 760 грн.

Как рассчитать заработную плату работникам отдельных категорий: примеры

(Расчеты приблизительны и могут изменяться в зависимости от конкретных условий труда, региона и т.п.):

Расчет зарплаты учителя

Согласно данным Министерства образования и науки Украины, средняя зарплата учителя общеобразовательной школы в прошлом году составила около 12 000 грн. Произведем расчет на основе этой цифры. Учтем повышение военного сбора до 5% и планируемые надбавки для учителей в 2025 году. Реальная картина может отличаться в зависимости от региона, квалификации учителя, его погрузки и других факторов.

Расчет зарплаты официанта

Отметим, что фактический расчет может варьироваться в зависимости от региона, учреждения, уровня и квалификации работника.

Расходы работодателя в этом случае составят:

Единый социальный взнос (ЕСВ): 22% от должностного оклада (7 000 грн):
7 000 грн × 22% = 1 540 грн.

Общие расходы работодателя: 7 000 грн + 1 540 грн = 8 540 грн.

Отметим, что премии и чаевые являются частью общего дохода и облагаются НДФЛ и военным сбором.

НО! По действующему законодательству Украины работодатель не обязан платить ЕСВ на сумму чаевых, если они начисляются работнику непосредственно от клиентов. Это объясняется тем, что такие выплаты не входят в базу начисления ЕСВ, поскольку они не являются частью заработной платы, которую начисляет работодатель.

В нашем примере учтен такой случай.

Однако, если чаевые входят в общий доход, начисляемый работодателем (например, через систему автоматического распределения чаевых), такие суммы могут считаться частью заработной платы и подлежат налогообложению ЕСВ.

Расчет зарплаты полицейского патрульной полиции

Согласно данным крупнейшего украинского портала по трудоустройству, средняя заработная плата патрульного полицейского в Украине на январь 2025 года составляет 21 000 грн. Кроме того, он может получать доплату во время военного положения. В зависимости от региона сумма доплаты может отличаться. Возьмем для примера, что доплата составляет 10000 грн.

Расчет зарплаты военнослужащего

Заработная плата военнослужащего в Украине в 2025 году зависит от многих факторов: звания, должности, выслуг лет и условий службы. Сумма может колебаться от 20 000 грн. до 190 000 грн. в месяц.

Важно! При расчете следует отметить, что для военнослужащих и работников силовых структур ставка военного сбора в 2025 году осталась на уровне 1,5% от объекта налогообложения.

Произведем расчет для военнослужащего с базовой заработной платой 22 000 грн:

Возможно ли уменьшить налоговую нагрузку на заработную плату?

Ответ да, но для этого должны быть определенные условия. Например:

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) может быть ниже стандартных 18%, если работник имеет право на налоговую социальную льготу (НСЛ). Льгота позволяет уменьшить сумму налогооблагаемого дохода, соответственно снизив налог.

Единый социальный взнос (ЕСВ) может быть снижен до 8,41% вместо обычных 22%, если работодатель трудоустраивает лиц с инвалидностью.

Как применять льготу по НДФЛ?

Государство гарантирует право работника на налоговую социальную льготу (НСЛ) — сумму, на которую уменьшается налогооблагаемый доход для расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Это позволяет уменьшить сумму налога, если работник отвечает определенным критериям.

Формула для расчета НДФЛ с учетом НСЛ:

НДФЛ = (Начисленная зарплата - НСЛ) × 18% социальная льгота

Льгота предоставляется, если размер месячного дохода работника не превышает установленного государством предельного значения. Оно рассчитывается по формуле:

Прожиточный минимум для трудоспособного лица на 1 января × 1,4 (со скруглением до ближайшего десятка).

В 2025 году прожиточный минимум для трудоспособного лица составляет 3028 грн.

Предельный размер дохода для применения НСЛ:

3 028 грн × 1,4 = 4 239,20 ≈ 4 240 грн.

Кто имеет право на НСЛ в 2025 году?

Поскольку предельный доход для применения НСЛ (4 240 грн) ниже размера минимальной заработной платы (8 000 грн) почти в два раза, большинство работников не могут воспользоваться этой льготой. Однако право на использование льготы имеют отдельные категории, чьи доходы меньше этого порога. Это работники:

• Работающие на условиях неполного рабочего времени.
• Не отработавшие полнолуние (например, были приняты или уволены посреди месяца).

Кроме того, льгота по НДФЛ применяется к зарплатам работников, имеющих двоих и более детей в возрасте до 18 лет.

Особенности НСЛ для работников с детьми

Для работников, воспитывающих двух или более детей младше 18 лет, предельный доход, дающий право на НСЛ, увеличивается пропорционально количеству детей. Формула для расчета предельного дохода следующая:

4 240 грн × количество детей

Например:

• Работник с двумя детьми: 4 240 грн × 2 = 8 480 грн.

• Работник с тремя детьми: 4 240 грн × 3 = 12 720 грн.

То есть для многодетных работников право на льготу распространяется на гораздо больший доход.

Подробнее о ПСП — в отдельном материале.

Индексация 2025: что нового?

Индексация – это еще один фактор, который будет влиять на заработную плату в 2025 году. Начислять ее в текущем году нужно по обновленному правилу. Согласно ст. 34 Закона о Госбюджете-2025 отмечается:

"Исчисление индекса потребительских цен для индексации денежных доходов населения производится нарастающим итогом начиная с января 2025 года, который принимается за 1 или 100 процентов. Сумма индексации, которая сложилась в декабре 2024 года, в январе 2025 года не начисляется."

То есть ИПЦ за январь 2025 принимается за 1 или 100%. Этот месяц становится базовым для всех работников. С февраля начинаем следить за ИПЦ, и как только он превысит порог индексации, то есть будет больше 103%, начинаем добавлять сумму индексации к зарплатам работников.

Подробнее об Индексации — в отдельном материале.

Общие рекомендации ФЛП-работодателю по начислению заработной платы работникам в 2025 году:

• Обеспечьте, чтобы зарплата работников соответствовала уровню минимальной заработной платы (8 000 грн) или больше.
• Оклад работника не может быть менее 3 028 грн (прожиточный минимум для трудоспособного лица на 1 января).
• Для работников, отработавших неполный месяц, учитывайте пропорциональный расчет.
• "Зарплатные" налоги и сборы в бюджет платите вместе с выплатой заработной платы работникам: НДФЛ - 18%. ВЗ - ставка увеличена до 5%. ЕСВ - 22% от базы начисления (минимум 1 760 грн за работника в месяц). Снижена ставка 8, 41% применяется для лиц с инвалидностью.
• Обеспечьте доплаты за сверхурочную работу, ночные смены, работу в выходные дни.
• Регулярно выдавайте расчетные листки.
• Индексация доходов работников — обязанность работодателя при достижении установленного уровня инфляции. Следите за официальными публикациями по индексу инфляции.
• Заключайте письменные трудовые договоры с работниками, у которых четко указаны условия оплаты труда. Фиксируйте все изменения в условиях (оклады, премии, доплаты) через соответствующие приказы.
• Следите за актуальными нормами трудового законодательства, налоговыми ставками.
• Автоматизируйте учет зарплаты и налоговых начислений. Это существенно снизит риск ошибок и обеспечит соответствие законодательству.

как это реализовано в SMARTFIN.UA

Как SMARTFIN.UA помогает автоматизировать учет заработной платы?

Для эффективного учета заработной платы работодателю недостаточно знать размер "минималки", ставки и суммы налогов. Важно также:

• Правильно рассчитывать зарплату и налоги при двукратной выплате в течение месяца.
• Должным образом документально оформлять все выплаты.
• Своевременно отчитываться за "себя" и работников.

Онлайн-бухгалтерия SMARTFIN.UA автоматизирует эти процессы, помогает быстро выполнять расчеты, формировать необходимые кадровые документы и представлять отчеты.

Что вы получаете в SMARTFIN.UA?

• Вы сможете полностью автоматизировать расчет зарплаты по окладам, дневным и часовым ставкам.
  
• Формировать сведения о начислении зарплаты в несколько кликов.
• Автоматически рассчитывать больничные, отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск, командировочную оплату, МЗП, индексацию.
• Строить графики любой сложности: сменность, неполное рабочее время, суммированный учет.
• Автоматически формировать табель учета рабочего времени.
• Быстро создавать кадровые документы, пользуясь библиотекой из 70+ шаблонов, и надежно их сохранять.
• Формировать и представлять объединенный отчет в налоговую через свой рабочий кабинет.

Работать эффективно, экономить время и нервы в отчетные периоды, минимизировать риск ошибок.

Готовы оптимизировать учет зарплаты? Регистрируйтесь на SMARTFIN.UA прямо сейчас и начинайте работать с комфортом!