График отпусков на 2021. Как составить?

18 листопада 2020 р. Автор: SMARTFIN.UA

Одна из главных задач работодателя по отношению к наемному работнику заключается в построении таких трудовых отношений, при которых возможности и пожелания обеих сторон совпадают. Вовремя составленный график отпусков на 2021 год поможет учесть интересы предприятия, ожидания работника и возможности для отдыха в тот или иной период времени. Сегодня поговорим о том, для чего и когда нужно составлять график отпусков 2021, а также виды отдыха отразить в документе.

Для чего составлять график отпусков?

В первую очередь, отметим, что согласно ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках, составление графика отпусков на каждый год - это прямая обязанность руководителя предприятия или уполномоченного им органа. Даже если в его подчинении всего один наемный работник. Тем более наличие такого документа всегда проверяется инспекторами Гоструда. А его отсутствие грозит штрафом в размере 1 минимальной зарплаты (с 01.01.2021 - 6000 грн, с 01.07.2021 - 6500 грн). Поэтому ни в коем случае не советуем игнорировать этот процесс.

Во-вторых, составленный график отпусков позволит оптимизировать работу предприятия, спрогнозировав:

какой вид отпуска планирует принять работник и на какой период времени;
как будет чередоваться ежегодный отдых работников;
как распределить расходы на оплату отпускных в течение отчетного года.

Когда составлять график отпусков на 2021 год?

В данным момент в КЗоТ и Законе об отпусках не установлено конкретных сроков составления отпускного документа, поэтому предприятие может самостоятельно определить сроки его согласования и подписания в колдоговоре, соответствующем приказе или распоряжении или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Мы рекомендуем завершить этот процесс до 5 января 2021 (в соответствии с п. 20 Типовых правил и письмо Минсоцполитики N 475/13 / 116-15 от 25.08.2015 г..) Или до того, как первый сотрудник уйдет в свой первый отпуск в новом календарном году.

Итого, оптимальный срок утверждения графика отпусков на 2021 год - декабрь 2020 года.

Какая форма отпускного графика 2021?

Форма отпускного графика, как и сроки составления, не определены ни КЗоТ, ни Законом об отпусках. Поэтому документ может формироваться в произвольной форме. Но, чтобы отразить в нем полную информацию, рекомендуем включить следующие графы:

наименование структурного подразделения;
название должности работника (по штатному расписанию);
ФИО работника;
вид предоставляемого отпуска;
рабочий (календарный) год, за который предоставляется отпуск;
количество отпускных дней (календарных);
дата и месяц начала и окончания отпуска;
подпись работника об ознакомлении и согласования с графиком;
основание для переноса отпуска (заполняется при необходимости);
дата нового отпуска (заполняется при необходимости);
примечания.

Законом установлено, что график предоставления отпусков (составленный кадровым специалистом) должен быть согласован с профсоюзом или представителем трудового коллектива и утвержден руководителем предприятия, поэтому в документ следует добавить соответствующие грифы согласования и утверждения.

Каков порядок составления графика отпусков?

Сначала сотрудник, ответственный за составление отпускного графика (кадровик или руководитель кадровой службы), должен уточнить у работников предприятия их планы на ежегодный отдых и согласовать приблизительные даты. Если работников много, а предприятие включает несколько структурных подразделений, такую работу выполняют их руководители.

На основании полученных данных составляется общий график предоставления отпусков и отдается на подпись всем работникам учреждения.

Далее документ согласовывается с профсоюзом или, если на предприятии нет профсоюзного органа, с представителем трудового коллектива (в небольших организациях) и утверждается руководителем учреждения.

Какие виды отпусков включать в график?

В документ рекомендуем включать все виды оплачиваемых отпусков (ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках):

основные ежегодные отпуска;
дополнительные ежегодные отпуска (за работу при вредных и тяжелых условиях, за особый характер труда, лицам, пострадавшим вследствие аварии на ЧАЭС (1,2 категории) и т.д.);
ежегодные отпуска за прошлые годы, которые не были использованы работниками;
социальные отпуска работникам, воспитывающим несовершеннолетних детей (до 15 лет) или совершеннолетнего ребенка с инвалидностью (подгруппы А I группы) (ст. 19 Закона об отпусках);
социальные отпуска на детей, которые не были использованы в прошлые годы;

Отпуска, срок которых сложно спрогнозировать, в график, не включается:

учебные;
для участия в спортивных соревнованиях;
творческие.

Каких работников в первую очередь учитываем при составлении отпускного графика?

Начиная составлять график отпусков на 2021, помните, что некоторые работники имеют первоочередное право выбрать удобное время для ежегодного отдыха (ч.13 ст. 10 Закона об отпусках):

лица в возрасте до 18 лет;
лица с инвалидностью;
женщины перед отпуском по беременности и родам или после нее;
женщины, воспитывающие двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
одинокие матери (или отцы), воспитывающие ребенка самостоятельно (без отца или матери);
опекуны, попечители и другие лица, которые воспитывают детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;
жены (мужья) военнослужащих;
ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;
ветераны войны и лица, на которых распространяется действие Закона №3551 от 22.10.93 «о статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты»;
родители-воспитатели детских домов семейного типа;
работники, обучающиеся в учебных заведениях без отрыва от производства (имеют право присоединить ежегодный отпуск к учебной);
работники, обучающиеся в средних общеобразовательных вечерних школах, классах с дневной и заочной формами обучения (имеют право на ежегодные отпуска с таким расчетом, чтобы их можно было использовать до начала обучения);
почетные доноры Украины;
лица, которые отнесены к 1, 2 категорий пострадавших в результате взрыва на ЧАЭС;
ветераны военной службы, органов внутренних дел, Нацполиции, налоговой милиции, государственной пожарной охраны, уголовно-исполнительной службы, службы гражданской защиты, Государственной службы спецсвязи и защиты информации;
работники противотуберкулезных учреждений в случае возникновения профессионального заболевания;
участники боевых действий.

Включать в график отпусков на 2021 работниц "в декрете"?

Если работница находится в декретном отпуске (по уходу за ребенком до 3 или 6 лет), она не имеет права пользоваться другими видами отпуска. Но если такой отпуск закончится для работницы уже 2021 году, после выхода на работу он может реализовать свое право на ежегодный отдых при условии, что отпускные дни были накоплены до "декрета". Поэтому рекомендуем опросить такую работницу о ее планах на ежегодный отпуск на начальном этапе составления отпускного графика.

Включать в документ совместителей?

Если совместитель отработал на предприятии непрерывно более шести месяцев в первый год работы, он может реализовать свое право на ежегодный отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках). Таким образом совместителей также следует не забыть включить в отпускной график 2021.

Переделывать ли график 2021 из-за принятых работников?

Если после утверждения графика отпусков на 2021 на предприятии появились новые работники, переделывать общий документ не требуется. Согласно письму Минсоцполитики от 25.08.15 г. № 475/13 / 116-15, в график можно внести изменения и дополнения.

ТАКЖЕ ЧИТАЙТЕ:

Включать ли в график ежегодные отпуска, за которые работник желает получить денежную компенсацию?
Включать ли в графикунеиспользованные отпускные дни за прошлые годы?

Ответы на эти вопросы читайте в материале

Какая ответственность предусмотрена для предприятий без отпускного графика?

Как сказано выше, наличие отпускного графика всегда проверяется инспекторами Гоструда. Если документ отсутствует, предусматриваются финансовые санкции:

штраф в размере 1 минимальной заработной платы (ст. 265 КЗоТ) для предприятия / учреждения / организации
административный штраф в объеме от 510 до 1700 грн (за первое нарушение) и 1700-5100 грн (повторное нарушение в течение года) для должностных лиц.

ТАКЖЕ ЧИТАЙТЕ:

О документальном оформлении предоставления ежегодного отпуска и примеры заполнения документов - читайте тут.

Как составить график отпусков 2021 быстро за несколько кликов?

В разделе КАДРЫ онлайн-бухгалтерии SMARTFIN.UA всего за несколько кликов вы сможете сформировать график отпусков на 2021 год.

Стоит нажать кнопку "Создать", выбрать графу "График предоставления отпусков" в подразделе "Ежегодные отпуска" и выбрать работников, которых нужно добавить. Далее - сохранить или распечатать документ и начать его заполнения.

Не откладывайте на потом составления графика отпусков на 2021. Лучше всего, выполнить эту работу в первых числах декабря до начала предновогодней суеты.

Если вы еще не пользуетесь онлайн-бухгалтерией SMARTFIN.UA, регистрируйтесь: https://service.smartfin.ua/signup